Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Робота з головним документом

У Word, для колективної роботи кількох користувачів над великим документом, існує досить зручна можливість створення комплексного документу, який знаходиться в кількох файлах. При цьому створюється файл з головним документом, а всі решту файли з частинами документу приєднуються до нього. Причому, вміст цих файлів не копіюється в головний документ, а лише встановлюються зв’язки з ними. Тому ці файли відкриваються лише в тому випадку, якщо їх викликати з головного документу. Така організація інформації не лише економить дисковий простір, але й ресурси ПК при редагуванні такого документу (адже такий документ переважно має досить великі розміри). При цьому, якщо відбувається друк головного документу, то одночасно друкуються всі залежні від нього файли документу. Зв’язані з головним документом файли називаються піддокументами.

Недоліком організації комплексних документів є прив’язаність піддокументів до головного документу. Адже, якщо файл піддокументу перенести в іншу папку, то втрачається з ним зв’язок, а отже для головного документу інформація, що знаходилась в піддокументі практично втрачається.

Для створення комплексного документу потрібно створити головний документ, який поєднує в собі всі розділи документу (своєрідний зміст). Після чого до нього можна приєднувати піддокументи. Робота з головним документом здійснюється в режимі перегляду Головний документ. Для його виклику потрібно перейти в режим роботи зі структурою документу командою Структураз пункту меню Вигляд,а далі вибрати піктограму — Головний документз панелі інструментів перегляду структури документів. При цьому стають доступними додаткові інструменти з панелі.

Добавити піддокумент до головного документу можна двома способами.

1. Встановлення зв’язку із вже існуючим на диску файлом. Для цього потрібно встановити курсор в потрібне місце головного документу і в панелі інструментів вибрати піктограму — Вставити вкладений документ. При цьому відкривається однойменне діалогове вікно, де потрібно вибрати папку та ім’я файлу, який повинен бути піддокументом, а тоді натиснути кнопку Відкрити. При цьому з’являється вміст файлу піддокументу, навколо якого утворюється прямокутна ділянка.

2. Безпосереднє створення піддокументу у вікні головного документу. Для цього потрібно встановити курсор миші в потрібне місце головного документу і в панелі інструментів вибрати піктограму — Створити вкладений документ. В результаті чого з’являється прямокутна ділянка, що обмежує піддокумент всередині головного документу. Після цього слід ввести текст піддокументу. Піддокумент запишеться на диск під іменем, що відповідає першому рядку тексту піддокументу.

У будь-якому випадку в лівому верхньому куті ділянки, що обмежує піддокумент з’являється спеціальний маркер. Якщо на ньому двічі натиснути ліву клавішу миші, то в новому вікні документу відкривається файл піддокументу. Причому, коли піддокумент створений всередині головного документу і ще не збережений на диску, то в новому вікні поміщається текст піддокументу без назви файлу. Це дозволяє вказувати таку назву файлу піддокументу, яку забажає користувач. Одноразове натискання клавіші миші на цьому маркері приведе до виділення всього вмісту піддокументу. Натиснувши ліву клавішу миші на маркері і не відпускаючи її, за технологією Drag and Drop можна перемістити піддокумент у іншу позицію головного документу.

Зверніть увагу, що всередині піддокументу можна також створити піддокумент нижчого рівня, створюючи таким чином ієрархічну структуру комплексного документу.

Якщо користувач не бажає, щоб в головному документі виводився вміст піддокументів, то слід відключити піктограму –Згорнути вкладений документ. При цьому замість вмісту піддокументу у вигляді гіперпосилання буде виводитись шлях до файлу на диску, в якому він знаходиться. При натискування лівої клавіші, на цьому шляху відбувається відкриття файлу піддокументу в новому вікні Word.

Для знищення піддокументу в головному документі слід помістити в нього курсор і вибрати піктограму Видалити вкладений документ.Можна також виділити піддокумент і натиснути клавішу Delete. При цьому розривається лише зв’язок із файлом піддокументу, а сам файл з диску не знищується.

Інколи виникає потреба об’єднати декілька піддокументів в один. Для цього потрібно виділити їх вміст і вибрати піктограму Об’єднати вкладені документи. При цьому ім’я файлу, в якому він буде знаходитись, відповідає імені файлу першого із виділених піддокументів. Для виконання зворотньої операції, тобто розбиття піддокументу на два, потрібно встановити курсор на початок рядка, по якому слід його розбити і вибрати піктограму Розбити вкладений документ. При цьому ім’я файлу першого піддокументу залишиться попереднім, а другий піддокумент буде без імені (або воно встановиться по першому рядку тексту).

Остання піктограма даної панелі інструментів — це Блокувати документ — яка дозволяє захистити вміст піддокументу від редагування. При цьому в лівому верхньому куті поля піддокументу з’являється спеціальний маркер у вигляді дверного замка. Для зняття захисту досить відключити піктограму Блокувати документ.

5.3. Налаштування головного та піктографічного меню

План

1. Налаштування головного та піктографічного меню Word.

2. Призначення комбінацій «гарячих клавіш».

Налаштування головного та піктографічного меню Word

Word має дуже гнучкі можливості налаштування головного та піктографічного меню. Вони дозволяють створювати нові пункти та підпункти меню, панелей інструментів або знищувати існуючі. При цьому склад головного та піктографічного меню можна встановлювати як для окремих шаблонів документів, так і глобально для всіх шаблонів (встановивши їх для шаблону Normal.dot.

Для редагування панелей інструментів та головного меню потрібно в пункті головного меню Виглядвибрати підпункт Панелі інструментів, а в ньому команду Настройка ...,або цю ж команду з пункту меню Сервіс. Можна також вибрати дану команду в контекстному меню панелей інструментів. В будь-якому випадку відкривається вікно, що складається з трьох закладок.

Перша закладка Панелі інструментів містить список доступних панелей інструментів. Для встановлення потрібної панелі в піктографічне меню, досить лівою клавішею миші встановити на ній відмітку √. Щоб відімкнути показ панелі в піктографічному меню, слід зняти цю відмітку. Інколи користувачу потрібно створити свою власну панель інструментів. Для цього потрібно вибрати командну кнопку Створити...і у вікні, що відкриється, вказати назву створюваної панелі (поле Панель інструментів)та шаблон документу, для якого ця панель встановлюється. При цьому можна вказати або — на всі шаблони, або конкретний шаблон, в якому створюється панель. В результаті цього у вікні Word з’являється нова порожня панель інструментів, в яку користувач може додавати потрібні йому інструменти, шляхом перетягування піктограм з другої закладки вікна в дану панель.

Крім цього дана закладка містить командні кнопки, які дозволяють виконати наступні операції над панелями інструментів:

· Перейменувати... — перейменувати відмічену панель інструментів, яку створив сам користувач (стандартну панель інструментів перейменувати не вдасться);

· Видалити — знищити відмічену панель інструментів, яку створив сам користувач (стандартну панель інструментів дана команда не знищує):

При цьому відкривається вікно, де слід вказати, чи дану операцію прийняти для всіх шаблонів (Normal.dot), чи лише на даний шаблон.

Друга закладка Команди(Рис. 13) дозволяє безпосередньо змінити вміст існуючих пунктів головного меню або піктограм в панелях інструментів піктографічного меню. При цьому, якщо користувачу потрібно добавити до однієї з панелей інструментів (або пунктів головного меню) потрібну піктограму (команду), то, спочатку, в даній закладці слід вибрати в списку Категоріївідповідний розділ (до якого належить команда), а тоді в списку Командисаму піктограму (команду). Після чого, за технологією Drag and Drop потрібно перетягнути її у відповідну панель інструментів або пункт (підпункт) головного меню. При цьому, якщо піктограму (команду) перетягнути безпосередньо в перший рівень головного меню, то дана команда добавиться до стандартних дев’яти пунктів головного меню (першого рівня).

Для виключення піктограми з панелі інструментів (підпункту з головного меню) досить, при відкритій даній закладці за технологією Drag and Drop перетягнути піктограму у вільне місце вікна документу.

У випадаючому списку Зберегти вслід вказати для якого шаблону потрібно змінити вміст піктографічного та головного меню.

В даній закладці можна змінювати вигляд піктограм панелей інструментів або підпунктів головного меню. Для цього слід відмітити відповідну піктограму (в панелях інструментів або в головному меню), а тоді вибрати командну кнопку Змінити виділений об’єкт, або на даній піктограмі викликати контекстне меню. В будь-якому випадку відкривається меню, яке складається з наступних пунктів:

· Видалити — знищити дану піктограму;

· Ім’я — вказати (змінити) назву піктограми, яка з’являється в контекстній підказці до піктограми;

· Копіювати значок на енопці — скопіювати малюнок піктограми в буфер обміну даними для того, щоб використати його в іншій піктограмі;

· Вставити значок для кнопки — вставити для даної піктограми малюнок з буферу обміну даними, якщо він раніше скопійований з іншої піктограми;

· Відновити значок на кнопці — встановити стандартний малюнок даної піктограми, прийнятий у Word за замовчуванням;

· Змінити значок на кнопці... — відредагувати вигляд малюнка піктограми. При цьому відкривається вікно Редакторкнопок, в якому можна змінити вигляд існуючої піктограми, або створити нову, очистивши малюнок існуючої кнопкою Очистити. Процес редагування малюнка виконується поточково. У підвікні Рисуноквиводиться матриця точок, з яких складається малюнок. Користувач, в розділі Колір, повинен вибрати колір, яким він хоче добавляти нові точки, а тоді поточково (натискуванням лівої клавіші миші) змінити малюнок. Якщо слід знищити зайву точку, то необхідно вибрати Видалити, а тоді вказати потрібну точку для знищення. В розділі Переглядпоказується зменшений вигляд відредагованої піктограми;

· Вибрати значок для кнопки — вибрати малюнок піктограми із стандартної бібліотеки малюнків.

Наступна група команд встановлює стиль вигляду піктограми (ці команди взаємовиключаючі):

· Основний стиль — стандартний стиль представлення піктограми, тобто в панелі інструментів виводиться лише малюнок піктограми, а в головному меню малюнок (якщо він є) та назва самої команди;

· Тільки текст (завжди) — показується лише текст назви піктограми (причому, як в панелі інструментів, так і в головному меню);

· Тільки текст (в меню) — показується лише текст назви піктограми в головному меню, а якщо піктограма поміщена в панель інструментів, то — лише малюнок піктограми;

· Значок і текст — показується малюнок піктограми та текст назви команди (піктограми).

Крім цього дане меню містить команду Задати групу, яка дозволяє виділити вказану піктограму в окрему панель інструментів.

Закладка Параметривікна Настройкадозволяє встановити додаткові налаштування панелей інструментів та головного меню.

Встановлення комбінацій «гарячих клавіш»

Робота з будь-якою програмою набагато зручніша та приємніша, якщо вона підтримує графічний інтерфейс користувача. Це, перш за все, дозволяє ефективно використовувати маніпулятор миша. Але практика показує, що процес створення та редагування текстових документів проходить набагато швидше при використанні комбінацій «гарячих клавіш». Word має досить широкий вибір команд, які можна викликати «гарячими клавішами». Він також дозволяє користувачу створювати нові комбінації клавіш, або змінювати існуючі.

Для цього слід викликати вікно Настройка і в будь—якій його закладці вибрати командну кнопку Клавіатура.... При цьому відкривається вікно Настройка. В даному вікні в списку Категоріїслід вибрати розділ, до якого належить потрібна команда, а тоді в наступному списку Команди — назву самої команди. В результаті чого, в списку Поточна комбінація клавіш виведеться список комбінацій клавіш, які вже раніше встановлені для даної команди.

Якщо користувач бажає добавити нову комбінацію, то слід зафіксувати курсор в полі Нова комбінація клавіш, натиснути бажану комбінацію клавіш і вибрати командну кнопку Назначити. При цьому, якщо дана комбінація клавіш вже зайнята іншою командою, то під даним полем виведеться про це повідомлення.

Коли користувач бажає відмінити певну комбінацію клавіш для відповідної команди, то слід її вибрати в списку Поточна комбінація клавіші натиснути піктограму Видалити.

У випадаючому списку Зберегти зміни в слід вказати для якого шаблону потрібно змінити призначення комбінацій «гарячих клавіш»: Normal.dot — для всіх шаблонів або для конкретного шаблону документу.

5.4. Налаштування параметрів текстового процесора Word

План

1. Закладка Загальні.

2. Закладка Правка.

3. Закладка Вигляд.

4. Закладка Виправлення.

5. Закладка Коритсувачі.

6. Закладка Сумісність.

7. Закладка Розміщення.

8. Закладка Безпека.

9. Закладка Правопис.

10. Закладка Збереження.

11. Закладка Друк.

Налаштування параметрів роботи текстового процесору Word здійснюється шляхом вибору команди Параметри... з пункту меню Сервіс. При цьому відкривається вікно, яке складається з одинадцяти закладок.

Закладка Загальні

Закладка Загальні (Рис. 14) містить опції, які дозволяють налаштувати загальні параметри роботи текстового процесору Word:

· Фонове розбиття на сторінки — дозволяє здійснювати перерозбивку сторінок документу в фоновому режимі. Вона здійснюється у випадку, коли користувач знищує, переміщує чи добавляє значні фрагменти тексту або інші великі об’єкти. Перерозбивка, яка здійснюється в фоновому режимі, не заважає користувачу в цей час виконувати інші операції;

· Білий текст на синьому фоні — встановлює замість стандартної гами кольорів, тобто білий фон і чорний тест, додаткову гаму, в якій текст — білий, а фон — синій;

· Звуковий супровід подій — встановлює звуковий супровід певних подій, які виконуються у Word. Наприклад, при появі попереджувального вікна додатково видасться звуковий сигнал;

· Ефекти анімації — встановлює певні анімаційні ефекти при виконанні певних операцій, наприклад при фоновому збереженні документу;

· Підтверджувати перетворення при відкритті — дозволяє користувачу власноручно встановлювати тип фільтру при імпорті файлів, тобто відкритті файлу не Word-формату;

· Автоматично оновляти зв’язки при відкриттідозволяє автоматично поновити зв’язки об’єктів, які вбудовані в документ за технологією OLE;

· Відсилання листа поштою як владення — дозволяє встановити зв’язок з певним повідомленням електронної пошти, тобто текст документу безпосередньо в повідомлення не встановлюється, а тільки створюється зв’язок з ним;

· Пам’ятати список з... файлів –встановлює максимальну кількість документів, імена яких будуть зберігатись в спеціальному розділі пункту меню Файл. Вибравши назву одного з цих документів, його можна швидко відкрити для редагування. Зверніть увагу, що список цих файлів містить тільки останньо створені;

· Допомога для корисувачів Word Perfect — крім стандартної допомоги по текстовому процесору Word, додатково встановлюється допомога для користувачів, які мають навички роботи з Word Perfect;

· Навігація клавіш для користувачів Word Perfect — дозволяє крім стандартних комбінацій клавіш використовувати ті, які прийняті в Word Perfect. Наприклад, для запису документу крім Word — комбінації Ctrl + S, можна використати — Shift + F12;

· Одиниці вимірювання — випадаючий список, який призначений для встановлення одиниць вимірювання відстаней, наприклад для розмірних лінійок.

Закладка Правка

Закладка Правка містить опції, які дозволяють налаштувати параметри роботи текстового процесору Word при наборі і редагуванні тексту документу:

· заміняти виділений фрагмент — дозволяє здійснювати знищення відміченого тексту при введенні нового, в іншому випадку текст зміщується вправо;

· використовувати перетягування тексту — дозволяє, при редагуванні документу здійснювати переміщення відмічених фрагментів тексту за технологією Drag and Drop;

· використовувати клавішу Insert для вставки — дозволяє використовувати клавішу Insert для вставки об’єктів з буферу обміну даними. В іншому випадку ця клавіша використовується для переходу між режимами вставки і заміни;

· режим заміни — встановлює активним режим заміни символів при наборі тексту;

· враховувати пробіли при копіюванні — знищує зайві пропуски при знищенні тексту і вставляє потрібні пробіли при вставленні тексту з буферу обміну даними;

· встановлення відступів клавішам — збільшує відступи зліва при натискуванні клавіші Tab та зменшує їх при натискуванні Backspace;

· автоматична зміна клавіатури — при поміщенні курсору в текст, який написаний іншою мовою дозволяє автоматично змінювати потрібну розкладку клавіатури;

· автоматично виділяти слова — дозволяє автоматично виділяти слово і пропуск, який йде після нього, при спробі виділення частини слова;

· редактор рисунків — у випадаючому списку встановлює програму для редагування растрових малюнків. При цьому можна вибрати або редактор вбудований у Word, або Microsoft Photo Editor;

· дозволити вільне введення — дозволяє при подвійній фіксацій курсору в робочій частині сторінки зразу ж почати з цього місця вводити текст.

Закладка Вигляд

Закладка Вигляд містить опції, які дозволяють налаштувати вигляд документу та елементів вікна програми Microsoft Word. Вона складається з чотирьох розділів:

Показувати — встановлює елементи документу, які повинні відображатись на екрані дисплею:

§ виділення кольором — встановлює кольорове відображення виділених об’єктів на екрані;

§ закладки — показувати закладки, зроблені в документі. При цьому вони будуть знаходитись в квадратних дужках. Потрібно відмітити, що на принтер закладки не виводяться в будь-якому випадку;

§ рядок стану — відображати в нижній частині вікна Word рядок статусу;

§ випливаючі підказки — виводити випливаючі підказки до приміток, створених в документі;

§ анімація тексту — показувати анімаційні ефекти, встановлені при форматуванні символів тексту;

§ горизонтальна смуга прокручування;

§ вертикальна смуга прокручування;

§ порожні рамки рисунків — показує порожні рамки, замість малюнків в тексті документу. Встановлення даної опції значно пришвидшує перегляд документу, який містить багато малюнків на старих ПК;

· коди полів — показувати коди полів замість їхзначень;

· затінення полів — встановлює тип затінення полів в документі;

Знаки форматування встановлює символи форматування, які повинні відображатись на екрані дисплею:

· знаки табуляції — символи табуляції;

· пробіли;

· знаки абзаців — символи форматування абзаців;

· прихований текст — невидимий текст;

· м’які переноси;

· всі — всі символи, що не виводяться на принтер;

Параметри режиму розмітки і web-документа — встановлює, які елементи, показувати на екрані в режимі перегляду Print таWeb Layout:

· рисунки — показує графічні об’єкти, створені за допомогою вбудованого векторного редактора Drawing;

· прив’язку об’єкта — показує символи форматування абзаців та маркери прив’язування об’єктів. При цьому потрібно додатково ввімкнути режим відображення всіх символів, що не виводяться на друк, або вибрати піктограму ;

  • межі тексту — показувати пунктирні лінії, які вказують положення полів сторінки, колонок тексту і меж об’єктів;

· вертикальна лінійка — вертикальну розмірну лінійку.

Параметри звичайного режиму і режиму структури — встанов-лює параметри для режимів перегляду Outline та Normal:

· за межами вікна — підбирати таку ширину шрифту, щоб його було оптимально читати з екрану;

· чернетка — відображати шрифти в чорновому вигляді;

· ширинаполосистилів — вказати ширину спеціального поля зліва від документу, в якому виводяться назви стилів форматування.

Закладка Виправлення

Закладка Виправлення встановлює спосіб відображення зміненого (відредагованого) тексту документу (наприклад, знищеного, дописаного, вставленого з буфера і т. д.). Параметри даної закладки зручно використовувати при редагуванні авторського документу іншим коректором. Причому, можна встановити до восьми коректувань і для кожного з них буде встановлено інший колір тексту. Автор може побачити зміни, зроблені кожним коректором в документі, а тоді погодитись з ними або їх відмінити.

Дана закладка складається з чотирьох розділів, кожен з яких містить два випадаючих списки: відмічено — встановлює спосіб відмічення зміненого тексту, та колір — колір зміненого тексту. При цьому, якщо вибрати як колір авторський,то можна встановити різні кольори для кожного з восьми коректувань. Закладка Виправлення містить наступні розділи:

· Доданий текст — встановлює спосіб виділення вставленого в оригінал тексту;

· Видалений текст — встановлює спосіб виділення знищеного тексту. При цьому в полі виділено можна вибрати: Приховуванням –не показувати знищений текст, Закресленням — перекреслювати знищений текст, «^», «& » або «# » — заміняти знищений текст вказаними символами;

· Зміна форматування — встановлює спосіб виділення фрагментів тексту, для якого змінено форматування;

· Зміна рядка — дозволяє виділяти лініями рамок рядки тексту документу, які зазнали змін при редагуванні.

Закладка Користувачі

Закладка Користувачі встановлює ім’я користувача та його поштову адресу. Ці параметри використовуються у вікні властивостей документу Властивості (в пункті меню Файл), при створенні поштових конвертів, при записі виправлень та вставці приміток.

Дана закладка містить лише три поля:

· Ім’я і прізвище — встановлює ім’я користувача (автора документу);

· Ініціали — ініціали автора документу, які використовуються при вставці приміток та деяких вбудованих елементах листів та записок;

· Поштова адреса — поштова адреса автора, яка використовується за замовчуванням як зворотня адреса на листах та конвертах.

Закладка Сумісність

Закладка Сумісність встановлює параметри сумісності перегляду активного документу з певними програмами та використовуваними шрифтами.

Кнопка Підстановка шрифта...дозволяє замінити неіснуючі у Windows шрифти, що використовуються в документі, на існуючі, схожі. У випадаючому списку Рекомендовані параметри дляможна встановити текстовий процесор, для якого слід задати параметри перегляду. Для створення користувацького набору параметрів потрібно вибрати Нестандартні, а тоді в списку Параметривказати відповідні параметри. Потрібно відмітити, що дані параметри встановлюються лише для перегляду активного документу під час роботи з ним. Сам документ при цьому не змінюється.

Кнопка За замовчуванням...дозволяє встановити вибрані параметри перегляду, встановлені в даній закладці, як параметри за замовчуванням і записати їх в шаблон.

Закладка Розміщення

У закладці Розміщення можна встановити шляхи, що будуть прийматись за замовчуванням, до деяких папок із файлами, що використовуються текстовим процесором Word.

У списку, розміщеному у вікні, є дві колонки: Типи файлів –вказує тип файлу, до якого потрібно встановити шлях за замовчуванням та Розміщення — повний шлях до файла.

Закладка Безпека

В цій закладці можна встановити параметри доступу до документу використовуючи паролі. Пароль можна задати як для відкриття файлу так і для внесення змін.

Закладка Правопис

Дана закладка встановлює параметри налаштування текстового процесору Word для перевірки граматики і орфографії. Вона розглянута раніше.

Закладка Збереження

Закладка Збереження встановлює параметри запису документів, що створені у Word, на диск.

Закладка Друк

Дана закладка встановлює параметри друку документів текстового процесору Word на принтері.


<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Створення та використання автотексту | Редагування даних
Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 644; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.083 сек.