Фільтрація даних в Ехсеl

Розширені фільтри дозволяють знаходити дані, що задовольняють складним критеріям, із використанням операторів умов И та ИЛИ, а також накладати умови за допомогою обчислюваних критеріїв.

Переваги використання розширеного фільтра:

• Можна задати декілька діапазонів припустимих значень, зв'язавши їх умовою ИЛИ, причому різні діапазони можна встановлювати як для одного, так і для декількох стовпців.

• Результати застосування фільтра можна скопіювати в інше місце.

• Можна накладати умови на основі результатів розрахунків. Щоб застосувати розширений фільтр, потрібно виконати наступні дії:

1. Створити область умов.

2. Ввести критерії в другий рядок області умов. Якщо потрібно, додайте в область умов додаткові рядки.

3. Вибирати комірку в списку.

4. Вибрати в меню Данные команду Фильтр Расширенный фильтр. З'явиться діалогове вікно Расширенный фильтр (рис. 11).

5 За замовчуванням вибраний перемикач фильтровать список на месте. Так само, як при використанні Автофильтра, у списку будуть показані тільки ті рядки, що задовольняють заданим критеріям, а інші будуть приховані. Щоб скопіювати результат застосування фільтра в інше місце на активному робочому листі,потрібно вибрати перемикач скопировать результат в другеє место.

6. За замовчуванням вибраний перемикач фильтровать список на месте. Так само, як при використанні Автофильтра, у списку будуть показані тільки ті рядки, що задовольняють заданим критеріям, а інші будуть приховані. Щоб скопіювати результат застосування фільтра в інше місце на активному робочому листі, потрібно вибрати перемикач скопировать результат в другое место.

7. У полі Исходный диапазон Ехсеl автоматично вкаже діапазон комірок списку, вибраного на третьому кроці.

8. Далі Натиснути в полі Диапазон условий. Щоб встановити діапазон умов потрібно ввести посилання на комірки, або вибирати комірки області умов безпосередньо з робочого листа за допомогою миші. Можливо, щоб побачити область умов на робочому листі, прийдеться скористатися смугою прокрутки. Щоб тимчасово згорнути діалогове вікно, потрібно скористатися кнопкою згортання діалогового вікна.

9. Якщо в п. 5 вибраний перемикач скопировать итоги в другое место, стає доступним третє поле введення - Поместить итог в диапазон. Потім потрібно натиснути в полі Поместить итог в диапазон і ввести або вибрати на робочому листі діапазон комірок, у якому повинні розміститися відфільтровані дані.

10. За замовчанням відображаються всі записи, що задовольняють задані критерії. Якщо в списку є повторення, то потрібно встановити прапорець Только уникальные записи - і у випадку виявлення кількох однакових записів на екрані буде відображатися тільки перший з них.

11. Натиснути на кнопку ОК, у результаті будуть показані ті записи, що задовольняють заданим критеріям.

При використанні розширеного фільтра необхідно пам'ятати:

• При використанні тексту в якості критерію за замовчуванням наприкінці тексту припускається наявність знака підстановки. Наприклад, якщо в поле Фамилия введено Іван, будуть показані записи з прізвищами Іванов, Іваненко, Іванченко і записи всіх інших співробітників, прізвища яких починаються з Іван.

• Якщо в рядку діапазону умов не введені критерії фільтрації, будуть показані всі записи.

• Якщо для списку або для деякої його частини використовується ім'я діапазону «База Даних», Ехсеl за замовчуванням припускає, що саме цей діапазон варто використовувати в якості вихідного. Якщо на робочому листі є діапазон з ім'ям «Критерии», Ехсеl за замовчуванням вибирає його діапазоном умов. Якщо не було задано на листі ніяких імен діапазонам комірок, то при першому використанні розширеного списку Ехсеl автоматично присвоїть діапазону комірок, який вказано як Диапазон Условий, ім'я «Критерии».

• Слід при створенні трьох і більше умов для одного стовпця для кожного використовуйте окремий рядок.

• Слід при зв'язуванні кількох стовпців умовою ИЛИ для кожної умови використовувати окремий рядок.

Дата добавления: 2014-01-11