КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Устная и письменная формы деловой речи
Классификация деловых писем Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их все увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки. По тематическому признаку проводится в достаточной мере условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов — от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов. Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо — это всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы:
1) письма, требующие письма-ответа; 2) письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, | письма-обращения. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций (организаций). По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение — договоры, предложения (оферта), рекламации и т. п., — высылаются обычными почтовыми отправлениями. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько.
Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п. Таким образом, сложность предмета отражается во множестве подходов к его изучению и во множестве классификационных подходов.
Межведомственная переписка представляет собой одну из важных форм реализации деловых отношений. Деловые письма сочетают свойства документа, правового источника, с одной стороны, и информационного источника — с другой. Трудно, почти невозможно себе представить, что деловое письмо может быть вытеснено из практики делового общения каким-либо другим жанром. Почему? Потому что устная речь не обеспечивает такого важного качества документа, как точность. На устную договоренность, вернее, на сам факт достижения такой договоренности можно сослаться, но нельзя сослаться на какую-либо фразу из устной беседы. Это связано со специфическими свойствами устной диалогической речи: необратимостью речевого потока, спонтанностью устной речи, проявляющейся в отсутствии формулировок, в поиске речевых форм, точно обозначающих информацию. Отсутствие момента предварительного обдумывания высказывания обусловливает совершенно иное строение речи, нежели текстовая развернутая структура. Деловые письма относятся к разряду наименее регламентированных документов, однако все требования, предъявляемые к языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере. Важнейшее требование, предъявляемое к языку документа — требование точности, не допускающей инотолкования. С одной стороны, это требование точности факта, соответствия обозначаемому, или предметная точность, с другой стороны, коммуникативная точность, или точность содержания. Предметная точность достигается точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Это точность факта, точность реестра. Коммуникативная точность, или точность реализации замысла пишущего достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Очевидно, что достичь коммуникативной точности сложнее и нарушается она чаще, чем предметная, или фактическая, точность. Инотолкование может быть вызвано отсутствием в тексте как первого, так и второго типа точности.
(1) Прошу оплатишь за услуги, оказанные в 1997 г., по расчету стоимости согласно договору. (2) Прошу оплатить услуги, оказанные Вам в 1997 г., согласно утвержденным в договоре расценкам. Первая фраза отличается от второй прежде всего отсутствием точности, как предметной, так и коммуникативной. Она плохо воспринимается, "не переваривается" сознанием, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, лексические и текстовые ошибки. Вторая же фраза усваивается сразу и без затруднений, так как отвечает требованию точности. Реализация обязательных валентностей глагола Оказать - (что?) - услуги - (кому?) - вам является характерной чертой грамматики строгих сфер языка делового и научного стилей речи. В процитированной выше фразе (1) вторая валентность глагола не реализована. Предметная точность в этой фразе нарушена неверным использованием слова "стоимость", значение которого носит ярко выраженный терминологический характер. Более точным и соответствующим контексту является слово "расценка" — установленная на что-то цена, размер стоимости чего-нибудь (Ожегов С. И. Словарь русского языка.) Не оплатить... по расчету стоимости, а оплатить согласно расценкам... Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого крайне важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Она же в свою очередь оказывается неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать "необходимые" слова и выстроить их в правильном порядке. Кроме точности язык деловых бумаг характеризуется таким качеством, как логичность. Принцип изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Отсюда отсутствие эмоционально-экспрессивной оценки ситуации, фактов, объективность содержания, нейтральность тона изложения, краткость, часто неличный характер изложения.
Как следствие, предпочтение отдается местоимению "мы", отражающему официальную позицию коллективного адресанта (отправителя), и описательным конструкциям типа "Бюро считает...", " Фирма... предлагает...", подчеркивающим неличный характер делового письменного общения. Субъект действия часто выражен собирательными существительными: руководство, администрация, коллегия и т.п. Краткость (письмо редко превышает объем одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности: развернутость наименований, повторы, подробные описания составляют характерную особенность языка деловых бумаг. Устная же деловая речь всегда индивидуальна, чаще всего она представляет собой межличностный официальный или полуофициальный диалог, реже — монолог (презентационная речь, отчет, выступление). Устную диалогическую речь характеризуют следующие особенности: • тяготение к речевой неполноте и избыточности одновременно. Нам хорошо знакомы незавершенные фразы, присутствующие почти в каждом диалоге: "Ну вот... Я же говорил...", неполные, безглагольные конструкции: " Петров у себя; деньги — в Москву". С другой стороны, мы часто слышим как бы нагромождение синонимов и синонимических высказываний: " А если вот так / таким образом..."; • неровность высказывания, его негладкость, обусловленная поиском в процессе высказывания необходимой формы, выражается в перебивах, самоперебивах, в размытости синтаксической структуры высказывания. Эти и другие особенности устной речи не позволяют в процессе деловой беседы добиться главного качества деловой письменной речи — точности. Поскольку достичь точности в деловой устной речи невозможно, а в деловой письменной речи достаточно непросто, деловой стиль за многовековую историю своего развития выработал специальные языковые формулы — клише, закрепленные за определенным жанром, видом документа и его композиционной частью. Арсенал этих языковых заготовок достаточно обширен: Настоящим отвечаю на Ваше письмо от... В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас... Фирма "Салют"заявляет о... Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество... Будем рады скорейшему ответу на наше письмо... К сему прилагается... Таким образом, облегчается процесс работы над текстом письма. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы и композиционной части текста в соответствии с речевым замыслом адресанта (отправителя).
Дата добавления: 2014-12-27; Просмотров: 811; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |