IV. Архивация договоров

III. Опись контрактов

Приостановка действия контракта.

В силу определенных обстоятельств Члены клуба могут обратиться с просьбой приостановить членство. Членство приостанавливается в рамках Правил и Политики Клуба, являющихся неотъемлемой частью договора.

Менеджер отдела продаж фиксирует сумму оплаты в описи контрактов. Бланк описи контрактов находится в портале: папка «Manual» - «Отдел продаж» - «Бланки».

Правила ведения описи контрактов:

1) Опись ведется в электронном виде.

2) Бланк распечатывается в конце дня, кассир подписью заверяет сумму за день. Основанием для сверки служит совпадение:

) Итоговой суммы по описи контрактов отдела продаж

) Итоговой суммы за день по отчету кассира

) Итоговой суммы по приходу за членства и депозиты по выгрузке из А&А

3) Распечатанные бланки складываются в папку контрактов за месяц в отдельный файл.

Пример:

МЕСЯЦ: ИЮЛЬ 2008

Номер	Дата	ФИО клиента	Сумма	п, д, н	Основание платежа	Новых клиентов	Продление	Консультант	Категория, вид членства
	29.07.2008	Перевезенцев Николай	1330,0	п				Астафьева	Без заморозки, трио
	29.07.2008	Вавилов Сергей	980,0	н				Казанцева	Утреннее, индивидуальное
		Итого за день:	2310,0
		Подпись кассира

Для ведения описи контрактов используется файл «Матрица – опись контрактов», размещенный в папке «Manual». Для того, чтобы распечатать опись для сверки, необходимо использовать кнопку «Print».

1) Оформленные договоры архивируются в папки на ежедневной основе по факту оформления договора. Ежемесячно старший менеджер ОП формирует новую папку договоров на следующий месяц, в которую помещаются договоры в порядке номерной последовательности. На торцевой части папки размещается ее наименование с указанием периода архивации (месяца, год), а также номеров договоров, помещенных в папку (в начале месяца указывается номер первого договора, по окончании месяца наименование дополняется указанием номера последнего договора).

2) Не позднее 5 числа каждого месяца старший менеджер проводит аудит папки договоров предшествующего месяца на предмет:

) Правильности оформления договоров

) Наличия всех договоров в папке согласно указанной на папке нумерации

) Порядок расположения договоров в соответствии с их нумерацией

3) В папку первым листом вкладывается бланк с результатами аудита, подписанный старшим менеджером ОП (образец бланка находится в портале: папка «Manual» - «Отдел продаж» - «Бланки»). После проведенного аудита договоры в папке прошиваются для предотвращения их изъятия из папки. Ответственный – старший менеджер ОП.

4) Старший менеджер обязан следить за состоянием всех папок отдела продаж. Не допускается наличие в отделе продаж изношенных папок, такие папки должны незамедлительно обновляться.

FITNESS HOLDING – Памятка для менеджера отдела продаж
ПРЕДМЕТ: Регламентирующий документ	ОТДЕЛ:Отдел Продаж	ПРИЛОЖЕНИЕ
НОВЫЙ	ИЗМЕНЕННЫЙ	ДАТА ЗАМЕНЫ	УТВЕРЖДЕНО ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
	ДАТА ВЫХОДА	ДАТА ДЕЙСТВИЯ

Дата добавления: 2014-12-23