Рекомендации. Границы и интерфейсы процесса, требования клиентов

Границы и интерфейсы процесса, требования клиентов. Обобщенная схема процесса

Этапы работы с процессом

Описание ситуации

Внедрение предложений

Решающее значение на данном этапе приобретает поддержка проекта руководителями, принимающими решения, так как проект часто затрагивает полномочия сотрудников, участвующих в процессе. Кроме этого, важную роль имеет коммуникация со всеми подразделениями, затрагиваемыми проектом. Если они не информированы, может возникнуть сильное сопротивление изменениям, способное остановить проект или сделать невозможной работу внедряемой системы.

Внедрение предложений лучше всего проводить как отдельный проект - с назначением ответственного, планированием этапов работ по внедрению и технико-экономическим обоснованием. Необходимо планировать привлечение сотрудников предприятия для реализации подобной работы. Во-первых, у привлекаемых сотрудников должна быть снижена загрузка по основной деятельности, а во-вторых, такая работа должна оплачиваться. Вели этого не предусмотреть, проект придется вести 1-2 энтузиастам, не рассчитывая на какую-то помощь, а. скорее, сталкиваясь с сопротивлением.

Далее, для закрепления проделанных шагов, приводится еще один комплексный пример работы с процессом. Это будет процесс заключения договоров.

2.10. Пример. Оптимизация процесса «Заключение договоров»

Существующий в крупной компании процесс заключения договоров затягивается до двух недель из-за большого количества согласований. В результате часто срываются сделки на этапе заключения договора с поставщиком. Процесс включает множество участников, принимающих решения в своей области, касающиеся договоров. Необходимо провести оптимизацию процесса, сократив его продолжительность.

Границы процесса:

168. Процесс начинается с получения отделом закупок утвержденной годовой заявки на материально-техническое обеспечение.

169. Процесс завершается подписанием договора с поставщиком.

170. Сведения об интерфейсах, клиентах и требованиях см. в Табл. 15.

Для исключения варианта 2 необходимо проводить тщательный отбор поставщиков. В случае прохождения процесса по сценарию 2 вообще не достигаются цели процесса, и компания несет убытки.

Сценарий 1 является оптимальным, и необходимо стремиться, чтобы все процессы сертификации осуществлялись по этой схеме.

Сценарий 2. Необходимо исключить, внедрив систему, предусматривающую отказ от работы с поставщиками некачественной продукции.

Сценарий 3. Необходимо исключить, усилив контроль над комплектностью документации. Разработать перечень необходимой документации для сверки.

Сценарий 4. Разработать стратегию работы с поставщиками и включить требования к документации в договора. В будущем постараться исключить и этот вариант процесса.

2.3. Документирование процесса

В качестве результата описания бизнес-процесса формируется положение о бизнес-процессе, включающее все составленные схемы с подробными комментариями. При необходимости формируются процессные (функциональные) должностные инструкции, включающие должностные обязанности сотрудников, связанные с выполнением процесса.

Примерная структура положения о процессе приведена ниже:

1. Общие положения

2. Спецификация процесса

2.1. Назначение процесса. Владелец процесса. Границы и внешние интерфейсы процесса. Клиенты процесса

2.2. Цели процесса

2.3. Объекты, используемые для описания бизнес-процесса

2.4. Описание процесса

2.5. Параметры и показатели процесса

3. Приложение. Описания (еЕРС-диаграммы) процесса

При необходимости могут использоваться текстовые пояснения к диаграммам. Лучше всего, когда такие пояснения находятся на самой диаграмме, к этом случае пользователю достаточно одной схемы, чтобы понять процесс. Это упрощает восприятие, и, соответственно, понимание процесса. Пример положения о процессе Сертификации см. в Приложении 6.2.

Табл. 15 Внешние интерфейсы и требования клиентов процесса заключения договоров

Внешние интерфейсы процесса	Шаблон договора Сводная годовая заявка по МТС
Клиенты процесса	Подразделения, подающие заявки на поставку материалов и комплектующих
Требования клиента процесса	Поставка материалов и комплектующих необходимого качества в срок, указанный в заявке.

На Рис. 55 приведена общая схема процесса «Заключение договоров»: границы процесса, внешние интерфейсы, владелец и клиенты.

Рис. 55. Общая схема процесса заключения договоров (как есть)

Дата добавления: 2015-04-29