Пользовательские шаблоны документов

Контрольные вопросы

Задание 3

Задание 2

Задание 1

Лабораторная работа №1

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатку общего бланка (с угловым и продольным расположением реквизитов);

Ø распечатку бланка письма предприятия (с угловым и продольным расположением реквизитов);

Ø распечатку бланка конкретного вида документа;

Ø заполненный (от руки) распечатанный бланк документа.

Разработать общий бланк (организации). Формуляры-образцы см. в прил.1.

Тип организации (предприятия) указан в задании. Состав реквизитов, помещаемых на бланке, и конкретные их значения студент определяет самостоятельно.

Варианты исполнения задания[1]:

№ варианта	Тип предприятия (организации)
1.	Государственное предприятие
2.	Открытое акционерное общество
3.	Закрытое акционерное общество
4.	Муниципальное предприятие
5.	Государственное учреждение
6.	Компания
7.	Департамент администрации города
8.	Частное предприятие
9.	Муниципальное учреждение
0.	Общественная организация

Разработать бланк письма предприятия. Формуляры-образцы см. в прил.1. Варианты выполнения смотри в задании 1

Разработать бланк конкретного вида документа

Варианты выполнения:

№ варианта	Наименова-ние вида документа	Описание документа
Подразделение (должностное лицо), составляющие документ	Адресат	Содержание текста
0.	Служебная записка	Руководитель структурного подразделения	Руководитель предприятия	Просьба о приобретении офисной техники
1.	Заявление	Сотрудник какого-либо подразделения предприятия	Председатель профсоюзного комитета	Просьба оказать материальную помощь
2.	Докладная записка	Руководитель подразделения предприятия	Отдел охраны труда	Наличие вредных факторов в условиях труда и просьба о принятии мер по их устранению
3.	Объяснительная записка	Сотрудник подразделения предприятия	Руководитель предприятия	Описание причин задержки предоставления статистической отчетности
4.	Докладная записка	Руководитель какого-либо подразделения организации	Руководитель организации	Описание нарушения производствен-ной дисциплины сотрудником
5.	Справка	Негосударственное учебное заведение	Отдел кадров предприятия	Сведения о том, в каком учебном заведении учится, факультет, форма обучения, курс
6.	Справка	Товарищество собственников жилья	Бухгалтерия организации	Адрес проживания и состав семьи
7.	Справка	Отдел кадров организации	Дошкольное учреждение	Сведения о месте работы, занимаемой должности, заработной плате конкретного работника
8.	Служебная записка	Менеджер туристической фирмы	Руководитель	Просьба о приеме дополнительного персонала на летний период
9.	Справка	Коммерческое лечебное учреждение	Учебное заведение	Об обращении в лечебное учреждение

1. Какие документы содержат справочные данные организации?

2. Бланки каких организаций содержат Гербы?

3. Местоположение на бланке эмблемы организации?

4. Каким образом (какими символами, в кавычках или без кавычек) пишется реквизит «Наименование предприятия»?

5. Когда помещают на бланке краткое название организации? Его расположение

6.В каких случаях в бланки включают наименование вышестоящей организации?

7. Какова последовательность расположения элементов почтового адреса?

8. Бланки каких документов (кроме писем) могут содержать сведения об организации?

9. Какими символами оформляется реквизит «Наименование вида документа»?

При создании документов в текстовом процессоре WORD используются шаблоны.

Шаблон – это заготовка для документа, определенной структуры, содержащая защищенные области с постоянными неизменяемыми данными и области, подлежащие заполнению, которые организуются как поля форм. Поля форм – это особый объект MS WORD для ввода значений переменных реквизитов в документ.

Шаблон представляет собой файл, отражающий образец документа и средства, характерные для документов определенного типа:

¨ формат создаваемого документа (размер бланка, величину полей);

¨ стили и размер шрифта, способы оформления бланков;

¨ эмблему организации;

¨ наименование организации;

¨ сведения об организации (при необходимости);

¨ трафаретные части текста документа.

MS WORD содержит большой набор разнообразных шаблонов обычный (NORMAL) и специальных (писем, факсов, резюме и т.д.).

Расположение реквизитов в шаблонах представляемых в MS WORD, не соответствует требованиям российских стандартов [1], поэтому на предприятии необходимо создавать пользовательские шаблоны.

Шаблон значительно сокращает время на создание документа, так как в нем уже содержится условно-постоянная информация для определенного типа документа. Задача пользователя – правильно ввести переменную информацию с клавиатуры в специально подготовленные в шаблоне поля.

При работе с шаблоном, создаваемым средствами Word следует соблюдать следующие правила:

1. Наименование реквизитов, которые будут переноситься из шаблона в документ, следует набирать соответствующим шрифтом без квадратных скобок.

2. Вместо значений реквизитов, которые будут вводиться с клавиатуры при формировании документа, следует указывать в квадратных скобках, что и в такой последовательности надо набирать вручную.

Например:

Секретарь [введите фамилию и инициалы].

3. Не следует рисовать горизонтальных линий.

4. Реквизиты, которые будут вноситься в документ после вывода его «на печать», следует оформить в шаблоне как на бланке документа (с подстрочными пояснениями).

Например:

__________________

^{личная подпись}

При оформлении документа на базе готового шаблона следует соблюдать следующие правила:

1. Не изменять реквизиты без квадратных скобок.

2. Вместо реквизитов, взятых в квадратные скобки, надо ввести их значение.

3. После ввода реквизита с клавиатуры не надо нажимать [Enter], чтобы не нарушить формы документа.

При создании нового шаблона (а не на базе существующего в Word шаблона) следует выполнять следующие действия:

Дата добавления: 2015-06-04