Лекция 5. Прикладные программные средства офисного назначения

Хранилища данных

Разновидностью баз данных являются так называемые Хранилища данных.

Хранилище данных — предметно-ориентированная информационная база данных, специально разработанная и предназначенная для подготовки отчётов и бизнес-анализа с целью поддержки принятия решений в организации. Строится на базе систем управления базами данных и систем поддержки принятия решений. В отличие от стандартной БД хранилище содержит информацию не только о состоянии организации в текущий момент, но и в различные моменты в прошлом с определенной периодичностью. Таким образом, данные в хранилище привязаны к некоторому промежутку или моменту времени. Сравнение этих данных позволяет проводить анализ тенденций развития организации. Данные, поступающие в хранилище данных, как правило, доступны только для чтения. Данные из АИС организации копируются в хранилище данных таким образом, чтобы построение отчётов и анализ не использовал ресурсы АИС и не нарушал её стабильность.

Сбор данных в корпоративное хранилище производится с помощью процессов, обеспечивающих не только перенос данных в хранилище из различных систем-источников, но и их трансформацию в соответствии с заданными правилами, устранение противоречий. Таким образом, качество информации в хранилище данных становится существенно выше, чем в системах-источниках, что позволяет использовать хранилище данных различным пользователям в качестве единого источника достоверной информации. Создание хранилища данных является одним из необходимых условий внедрения на предприятии системы управления эффективностью бизнеса.

Основными программными продуктами, обеспечивающими работу электронного офиса, являются: текстовый (например, WORD) и табличный (например, Excel) процессоры; система управления базами данных; программа подготовки презентаций и некоторые другие. Эти средства используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов. В последнем случае все программы имеют схожий пользовательский интерфейс. Имеется также возможность простого переноса информации из одной программы в другую. Одним из самых популярных интегрированных пакетов считается Microsoft Office System.

Электронные таблицы Excel

Многие задачи, решаемые в системах организационно-экономического управления, связаны с вычислительной обработкой больших объемов информации, интерпретацией данных в виде диаграмм и графиков, группировкой данных по разным показателям, выводом на печать отчетных форм и т.д. Решать такие задачи, не владея специальными знаниями в области программирования, можно с помощью табличного процессора (электронных таблиц). В MS Office средством для создания электронных таблиц является табличный процессор Excel.

Каждая ячейка таблицы может содержать данные одного из трех типов: текст, число и формула. Текст содержит поясняющую информацию. Признаком ввода формулы является знак равенства. Результат выполнения формулы – числовое значение. Excel содержит также более 300 функций (заранее определенных формул, выполняющих вычисления). Функции можно вводить непосредственно в ячейку или с помощью Мастера функций. В стандартную поставку Excel включены: финансовые, математические, статистические, логические и некоторые другие функции.

Дата добавления: 2017-01-13