VI Фильтры

III. Сортировка записей

Хорошие списки сортируют, т.е. упорядочивают. Можно отсортировать список по одному полю, а можно по двум - трём.

Текстовые данные сортируются по алфавиту и в обратном алфавиту порядке.

Числовые данные – в порядке возрастания или убывания.

Список можно отсортировать по одному полю, а можно по двум-трём.

а) Сортировка по одному полю:

1. Активизировать любую ячейку внутри столбца, по которому проводится сортировка.

2. Щёлкнуть по кнопке на панели инструментов "А - Я" (по возрастанию) или "Я - А" (по убыванию).

3. Проконтролировать полученные результаты.

б) Сортировка по двум – трём полям:

1. Активизировать любую ячейку списка.

2. Выбрать команду Данные/Сортировка. MS Excel найдёт список, обратится к нему и раскроет диалоговое окно сортировки Сортировка диапазона.

Порядок сортировки не зависит от места расположения полей.

3. В поле Сортировать по: выбрать из списка поле, по которому вы хотите вначале отсортировать записи.

4. Выбрать упорядочение расположение записей по возрастанию или по убыванию.

5. В следующей группе Затем по: выбрать второе поле сортировки и необходимый порядок сортировки.

6. При дальнейшем упорядочении списка выбрать в группе В последнюю очередь имя поля и необходимый порядок сортировки. Щёлкнуть по кнопке ОК.

Поиск данных по заданным критериям с помощью «Фильтров»

С помощью фильтров можно просматривать данные различными способами, при этом экран не загромождается избыточной информацией. При фильтрации на экране отображаются сразу все записи, удовлетворяющие заданным критериям. При работе со списками данных применяют автофильтр и расширенный фильтр.

Записи, отобранные при фильтрации можно редактировать, форматировать, выводить на печать и создавать на их основе диаграммы.

Автофильтр применяется в случае, когда необходимо быстро отфильтровать данные по одному или двум простым условиям отбора отдельного столбца.

.

Для работой с автофильтром:

1. Активизировать любую ячейку внутри блока БД.

2. Выбрать команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Возле имени каждого поля появятся списки – небольшие стрелки вниз.

3. Открывая список необходимого поля, выбрать соответствующие фильтры.

В списке находятся:

· первые 10 наименований,

· все записи,

· условия выбора.

При использовании фильтра стрелки рядом со списками окрашиваются в синий цвет. Щёлкнув в списках фильтров на команде «Всё», можно вернуться к отображению всего исходного списка.  

При использовании нескольких критериев используются списки соответствующих полей.

Например, рядом с полем Возраст можно выбрать 18. На экране представляются только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию поиска, а все остальные уйдут с экрана.

Более сложный критерий формируется из Условия выбора в диалоговом окне с использованием слов больше, меньше, … и логических операторов «И» и «ИЛИ»:

Отмена всех фильтров: происходит по команде Данные/Фильтр/Автофильтр.

Расширенный фильтр применяется в случаях:

· когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам 2-х и более столбцов;

· когда к ячейкам одного столбца необходимо применить 3 и более условия отбора;

· когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.

Для работы с расширенным фильтром:

1. Щёлкнуть где-либо в списке.

2. Выбрать команду Данные / Фильтр / Расширенный фильтр.

3. Возле таблицы появится одноименное диалоговое окно (ДО).

4. В соответствующем поле ДО задать условие отбора через диапазон критериев.

Диапазон критериев должен содержать ячейки, которые включают копии названий столбцов, для которых выполняются подведение итогов в списке, и сами условия, по которым определяются записи.

Диапазон может размещаться в любом месте рабочего листа (желательно над списком) и отделяться от списка по крайне мере одной пустой строкой.

Все условия отображены в одной строке. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «И» (одновременное их выполнение). Будут отображены записи мужчин, 2 курса старше 17 лет.

Все условия отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ». Будут отображены записи либо мужчин, либо студентов 2 курса, либо в возрасте старше 17 лет.

Для задания сложного условия отбора, необходимо вводить его составные части в отдельные строки диапазона критериев.

Условия по возрасту для групп мужчины и женщины отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по смешанной схеме «И - ИЛИ». Будут отображены записи мужчин старше 18 лет или женщин старше 17 лет.

Если три и более условия отбора накладываются на содержимое одного столбца, то

диапазон критериев в этом случае оформляется в виде столбца, в котором в смежных ячейках записаны условия отбора.

Условия по фамилии в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ...ИЛИ». Будут отображены записи студентов Иванова или Тихонова или все фамилии на букву А.

Звездочка * в шаблоне заменяет любое количество символов.

Щёлкнув в списках фильтров на слове "Всё", можно вернуться к отображению всего исходного списка.

Дата добавления: 2014-01-20