Вопрос 3. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам в пределах РБ

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению нанимателя в другую местность вне места постоянной работы на определенный срок для выполнения служебного задания. Основанием для направления работника в командировку является приказ руководителя, где указывается место командировки, срок и цель командировки.

На основании приказа выписывается командировочное удостоверение. В организации ведется журнал учета работников, выбывающих в командировку, где работник расписывается о получении командировочного удостоверения. В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии из места постоянной работы, прибытии в место командировки и наоборот. Отметки заверяются подписью ответственных лиц и печатью организаций.

Командированному лицу должен быть выдан аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, найма помещения, суточных.

Порядок возмещения расходов при служебных командировках регламентируется Инструкцией о порядке возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ. Командированному лицу возмещаются следующие расходы:

1. По проезду к месту командировки и обратно - на основании предъявленных оригинальных проездных документов; стоимость постельных принадлежностей в поезде, расходы по бронированию билетов при предоставлении документов.

2. По найму жилого помещения, - на основании предъявленных оригинальных счетов, квитанций гостиниц. При отсутствии счета гостиницы такие расходы возмещаются по установленным нормам за сутки, не считая времени в пути. (13000 руб. в сутки)

3. Суточные расходы (предполагают возмещение расходов на питание и личные нужды) возмещаются за каждый календарный день командировки по установленным Министерством финансов нормам (44 000 руб. в сутки). При однодневных командировках или при возможности возвращаться к месту постоянного жительства суточные возмещаются в размере 50% от нормы. При предоставлении принимающей стороной одноразового питания суточные возмещаются в размере 70 % от нормы, двухразового питания - 30% от нормы.

4. Другие расходы, связанные с командировкой и подтвержденные документами, с ведома нанимателя.

По распоряжению руководителя суточные расходы могут возмещаться сверх установленных норм. Но сумма суточных сверх норм считается дополнительным доходом работника и облагается подоходным налогом, отчислениями в ФСЗН и Белгосстрах. Сумма суточных сверх норм не включается в себестоимость, а относится на внереализационные расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

В течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день возвращения) работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы. Авансовый отчет утверждается руководителем. На основании утвержденного авансового отчета с подотчетного лица списывается задолженность по полученному авансу.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71. По дебету отражается возникновение дебиторской задолженности по выданному авансу, а по кредиту- списание дебиторской задолженности при утверждении авансового отчета.

Выдан аванс подотчетному лицу на командировку из кассы: Д 71 К 50

Утвержден авансовый отчет по командировке:

На сумму без НДС: Д 25, 26, 44 К 71

На сумму НДС: Д 18/3 К 71

Сумма суточных сверх норм относится внереализационные расходы, не учитываемые при налогообложении: Д 92/2 К 71

Также на сумму расходов сверх норм производятся начисления:

- 34% в ФСЗН: Д 25,26 К 69

- Отчисления на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний: Д 25, 26 К 76/2

Неиспользованные суммы должны быть возвращены в кассу в течение 3-х рабочих дней или

удержаны из заработной платы:

Внесен в кассу остаток аванса подотчетным лицом Д 50 К 71

Остаток аванса удержан из заработной платы подотчетного лица Д 70 К 71

Дата добавления: 2014-01-20