Тема 2.1. Учет денежной наличности в кассе

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Сверх норм естественной убыли

В пределах норм естественной убыли

Под нормами естественной убыли следует понимать предельно допустимую величину безвозвратных потерь материалов, которые возникают при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей, вследствие естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

Недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, т.е. на увеличение затрат по учетной стоимости

Дт 20,23,25,26,44,90 Кт 94 – списание недостач в пределах норм естественной убыли по учетной стоимости в затраты основного, вспомогательного производств, на общепроизводственные и общехозяйственные расходы, а также на издержки обращения.

Дт 10,41,43 Кт 94 – списание недостач в пределах норм естественной убыли при хранении на остаток материалов, товаров, продуктов. Распределение суммы недостачи производится пропорционально количеству.

Недостача сверх норм естественной убыли относится на виновное лицо.

Дт 73/2 Кт 94 –списание недостачи на виновное лицо по учетной стоимости.

Дт 91 Кт 94 – списание недостачи сверх норм естественной убыли, если не установлены виновные лица по учетной стоимости.

Если сумма недостачи не превышает среднемесячную заработную плату виновного лица, то ее удерживают по приказу руководителя из заработной платы. В противном случае организация обращается в суд с иском к виновному лицу о возмещении недостачи.

Виновное лицо обязано возместить недостачу в оценке по рыночной стоимости. Разница между рыночной (взыскиваемой) и учетной стоимостью недостачи относится на виновное лицо бухгалтерской записью Дт 73/2 Кт 98/4.

После погашения недостачи виновным лицом в кассу или удержания из зарплаты сумма разницы зачисляется в текущий доход организации:

Дт 50, 70 Кт 73/2 - погашение суммы недостачи виновным лицом в кассу или удержания из зарплаты.

Дт 98/4 Кт 91 – зачисление разницы между взыскиваемой и учетной стоимостью недостачи в текущий доход организации.

Таким образом, отражение результатов инвентаризации в учете можно представить следующей схемой:

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

ДЛЯ СТУДЕНТОВ,

ОБУЧАЮЩИХСЯ ПО СПЕЦИАЛЬНОСТИ

080110.51 «Экономика и бухгалтерский учет»

2 КУРС

Раздел 2. Учет денежных средств

Правовое регулирование

При организации бухгалтерского учета денежных средств и расчетов следует руководствоваться нормативными актами:

1) Федеральный Закон РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

2) Гражданский Кодекс РФ;

3) Налоговый Кодекс РФ;

4) Закон РФ от 18.06.1993 № 5215-1 "О применении ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением";

5) Положение о безналичных расчетах в РФ, утв. ЦБ РФ 12.04.2001 № 2-П;

6) Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 №40;

7) Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке";

8) ПБУ 3/2000 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" приказ от 10.01.2000 № 2н.

9) Инструкция Банка России № 91-И, ГТК России № 01-11/28644 от 04.10.2000 "О порядке осуществления валютного контроля за обоснованностью оплаты резидентами импортируемых товаров";

10) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Организации работы кассы

В процессе осуществления своей деятельности каждая организация налаживает хозяйственные отношения с другими организациями. Например, у одних организаций она покупает материалы для производства своей продукции, другим - заказывает выполнение определенных работ и т.д. В свою очередь, организация продает другим сторонним организациям свои товары или продукцию, выполняет для них работы или оказывает услуги в зависимости от вида деятельности, которым она занимается. Иными словами, организация все время имеет хозяйственные связи с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные и иные расчеты. Кроме поставщиков и покупателей организация ведет денежные расчеты с банками, с бюджетом, внебюджетными фондами и другими кредиторами и дебиторами, а также осуществляет расчеты со своими работниками, учредителями и др.

Организации свои денежные расчеты со сторонними организациями и учреждениями, как правило, осуществляют путем безналичных платежей. Однако, в некоторых случаях, организациям необходимо проводить расчеты наличными денежными средствами, например, при выплате заработной платы сотрудникам, выдаче наличных средств на командировочные расходы, приобретении различных товаров и материалов для хозяйственных нужд и др.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Обращение с наличными денежными средствами и расчеты наличными денежными средствами строго регламентированы и осуществляются в соответствии:

- с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом Центрального Банка РФ (далее ЦБ РФ) от 04.10.1993 г. № 18 (в редакции письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. № 247);

- с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденным Советом директоров ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П (в редакции Указания ЦЦЦБ РФ от 22.01.1999 г. № 188-У);

- с Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Требования, установленные указанными выше документами, распространяются на все организации независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы.

В соответствии с установленным Порядком ведения кассовых операций в РФ прием, хранение и расходование наличных денежных средств осуществляется через кассу организации. В кассе организации помимо наличных денег также могут находиться денежные документы, например, почтовые марки, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории и др.

К кассовым операциям относятся операции по получению и расходованию наличных денежных средств непосредственно из кассы организации.

Кассовые операции оформляются документами унифицированных форм:

1) Форма № КО-1 "Приходный кассовый ордер" применяется при поступлении денег в кассу. Выписывает его в одном экземпляре работник бухгалтерии предприятия, подписывает главный бухгалтер, а затем передается в кассу для исполнения. Кассир проверяет правильность оформления ордера, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. Квитанцию к приходному кассовому ордеру выдают лицу, внесшему деньги. При поступлении наличных денег в кассу с расчетного или валютного счетов в банке, а также составляют приходный кассовый ордер и заполняют квитанцию к нему. Квитанцию эту прикалывают к выписке учреждения банка.

2) Форма № КО-2 "Расходный кассовый ордер" служит для оформления выдачи денег из кассы. Выписывает его в одном экземпляре работник бухгалтерии предприятия, подписывают руководитель и главный бухгалтер. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываем отдельно на каждое лицо, с указанием паспортных данных (номер, серия, кем и когда выдан).

Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтерия указывает Ф.И.О. получатели и лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдаются по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись "по доверенности", соответствующим образом оформленная и заверенная доверенность остается у кассира, который прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом "Получено" или "Оплачено".

3) Форма № КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые ордера, с указанием даты регистрации номера, суммы, назначения. Нумерация ведется с 1 января до 31 декабря.

4) " Платежная ведомость " применяется для оформления выплаты зарплаты, премий работникам предприятия. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись для кассира о выдаче денег за подписями руководителя главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью. По истечении трех рабочих дней после получения денег из банка кассир в платежной ведомости против Ф.И.О. лиц, не получивших деньги ставит штамп и составляет регистр депонированных сумм.

В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах и заверяет ее своей подписью.

5) Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (ф. № КО-4). Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверенное подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую кассир заполняет через копировальную бумагу - это отрывная часть, она является отчетом кассира. На первых и вторых экземплярах листов проставляются одинаковые номера.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир представляет отчет под расписку в бухгалтерию предприятия с приложенными приходными и расходными кассовыми документами.

Работа в кассе организации возлагается на кассира, для чего в штате организации предусматривается должность кассира.

Прием кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с должностной инструкцией. Порядком ведения кассовых операций в РФ и заключить с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

В организациях-субъектах малого предпринимательства, не имеющих в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время приказы (распоряжения) о приеме на работу (в том числе кассира) должны оформляться с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров, в частности, по форме № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу".

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Руководители организации обязаны оборудовать для кассы изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег, и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организаций не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Все наличные деньги и денежные документы хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Соблюдение кассовой дисциплины

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, должны быть своевременно оприходованы и в последующем сданы в банк для зачисления на расчетный счет организации.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по согласованию с руководителем организации исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи наличных денежных средств:

- для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются банки или предприятия Госкомсвязи РФ, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;

- для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия Госкомсвязи РФ, - на следующий день;

- для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи РФ, а также находящиеся от них на отделенном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим расчеты наличными денежными средствами.

Величина лимита остатка наличных денег в кассе зависит от специфики деятельности организации, в частности, от объема ежедневной кассовой выручки организации. Лимит остатка наличных денег в кассе организации устанавливается банком по согласованию с руководителем организации.

Порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе организации регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ.

Для установления лимита остатка денег в кассе организация должна представить в обслуживающий банк расчет по установленной форме №0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

При наличии у организации нескольких счетов в различных банках она по своему усмотрению обращается в один из обслуживающих банков для установления лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из банков организация направляет уведомления об определенном ей лимите остатка кассы в другие банки, в которых открыты ей соответствующие счета. При проверке данной организации банки руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе. Если организация не приняла мер по установлению лимита остатка наличных денег в кассе ни в одном из обслуживающих ее банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банк денежная наличность - сверхлимитной.

Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Организации не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц -владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на организацию налагается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

При расчетах с поставщиками и покупателями организациям необходимо соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке.

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 г.№ 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке" лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 60 тысяч рублей.

При этом под одной сделкой понимаются все наличные расчеты в рамках одного договора. Данный лимит не распространяется на расчеты организации с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми расчеты можно производить без ограничений.

При несоблюдении организациями условий работы с денежной наличностью, а также несоблюдении порядка ведения кассовых операций в РФ применяются следующие меры финансовой ответственности:

- за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм -штраф в 2- кратном размере суммы произведенного платежа;

- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности -штраф в 3- кратном размере неоприходованной суммы;

- за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов -штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

На руководителей организации, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50 - кратном установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда.

Контроль за организацией по выполнению порядка ведения кассовых операций и соблюдению правил организации наличного денежного обращения осуществляют банки, в которых данные организации обслуживаются. ЦБ РФ возлагает на обслуживающие банки обязанность не реже одного раза в два года проверять в организациях соблюдение порядка ведения кассовых операций.

Синтетический учет кассовых операций

Синтетический учёт наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведётся на активном счёте 50 "Касса".

По дебету счёта 50 "Касса" отражается поступление (приход) денежных средств и денежных документов в кассы организации.

По кредиту счёта 50 "Касса" отражается выдача (расход) денежных средств и денежных документов из кассы организации.

К счёту 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и др.

Дата добавления: 2014-01-20