Информационная база управления персоналом

Информационное и техническое обеспечение системы менеджмента персонала

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной мере зависит от качества информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управления персоналом – это совокупность сведений о состоянии управляемой подсистемы (персонал и его окружение), тенденции ее развития, которые поступают субъекту управления (линейным, функциональным руководителям и работникам кадровой службы).

При этом под информацией следует понимать не любые сведения о персонале, условиях работы, рынке труда и т.п., а лишь воспринятые и определенные как полезные для решения задач менеджмента персонала.

Исходя из этого данные, которые содержаться в документах личного состава (личных листках из учета кадров, личных карточках, приказах и отчетах), материалах и результатах социологических и психофизиологических исследований (анкетирование, интервью, тестирование) и т.п., считаются информацией лишь тогда, когда они вовлечены в процессы менеджмента персонала и применяются для достижения его целей. К тому времени они рассматриваются как данные, которые ждут своей реализации.

Так, данные о результатах оценивания персонала считаются информацией лишь с того момента, когда они надлежащим образом оформлены, доведены работнику и его непосредственному руководителю, и использованы для решения таких задач, как подбор и расстановка новых работников, выдвижение в кадровый резерв, планирование карьеры, усовершенствование организации труда, построение эффективной системы мотивации трудовой деятельности, усовершенствование планов и программ повышение квалификации работников и др.

Информация должна отвечать следующим требованиям:

- полноты и точности;

- своевременности и оперативности;

- полезности;

- объективности;

- доступности;

- сжатости;

- экономичности;

- однозначности восприятия;

- удобства передачи, обработки и хранения.

Информационная система включает:

- средства сбора, хранения, обработки, передачи, поиска и использования кадровой информации;

- организованный надлежащим образом учет персонала для информационного обеспечения решения кадровых задач;

- совокупность приемов и методов использования данной системы;

- специалистов в области вычислительной техники;

- потребителей информации.

Среди главных требований, которые выдвигаются к информационной системе, следует отметить широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов, моделирование и др.

Основу информационной системы должен составлять единый массив, который содержит информацию о каждом работнике: место работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной подготовки, семейное положение, движение на предприятии (с одного структурного подразделения в другое, изменение профессии, повышение квалификации), условия работы, уровень заработной платы, разные социальные выплаты и др.

Большое значение также имеет сопоставление кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, требованиях к работникам, которые выдвигаются данными рабочими местами, возможным уровнем заработной платы, условиями труда. Это требует применения информационно-поисковых задач (поиск работников с необходимыми характеристиками или признаками в информационном массиве), группирование работников соответственно запросам пользователя.

Техническое обеспечение системы управления персоналом

Решение задач управления персоналом с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с необходимой точностью и достоверностью и в установленные сроки невозможно без применения современных средств вычислительной техники, оргтехники и оперативной полиграфии.

К техническим средствам управления персоналом относится вся совокупность средств, которые применяются в процессе управленческой работы: от простейших устройств до современной электронно-вычислительной техники.

Технические средства условно можно разделить на три группы:

- простые устройства и орудия труда;

- организационная техника;

- вычислительные машины.

К простым устройствам и орудиям труда относятся: канцелярские приборы (ручки, карандаши, линейки, бумага разного формата, ножницы, кнопки, скрепки и т.п.), средства счета (калькуляторы), разные устройства и приборы (дыроколы, степлеры), папки и скоросшиватели, файлы, которые применяют для облегчения управленческой работы. Полное и своевременное обеспечение работников, которые выполняют функции менеджмента персонала, данными устройствами и орудиями оказывает содействие более производительному использованию их рабочего времени.

Средства оргтехники включают большой перечень разных устройств, которые делятся на такие основные группы:

1) средства составления документов;

2) средства копирования и размножение документов;

3) средства обработки документов;

4) средства хранения, поиска и транспортирования документов;

5) средства и системы передачи и воспроизведение данных – средства управленческой связи.

К средствам составления документов относятся:

1. Печатные машинки. В управлении используются все виды печатных машинок, но преимущество следует отдавать электронным, которые облегчают работу благодаря механизации некоторых операций и снижению силы удара на клавиши.

2. Письменные автоматы – устройства, которые по заданной программой могут обрабатывать тексты, изменяя их форму и содержание. Имеют сменное программное обеспечение, оперативную и внешнюю память.

3. Диктофонная техника используется для записи распоряжений, приказов, писем, выступлений и следующего печатания текстовых документов. Диктофонная техника дает возможность избежать непроизводительных затрат времени управленческих работников на подготовку документов.

4. Компьютеры, оборудованные видеотерминальными устройствами, предназначенными для показа на экране текстов, которые вводятся из клавиатуры или специальных магнитных носителей информации.

Средства копирования и размножение документов включают:

1. Репрографические средства (фотографические, диазографические средства, средства микрокопирования, электрографическое, термографическое копирование), с помощью которых отображают оригиналы на поверхности материала копии. На предприятиях широкое распространение получили высокоскоростные аппараты разных модификаций типа “Ксерокс”, “Канон”, на которые можно осуществлять прямое малотиражное размножение документов без изготовления специальных форм.

2. Оперативная полиграфия (офсетные, трафаретный, гектографический способы печати) - это средства и методы оперативного размножения документации по упрощенной полиграфической технологии.

Средства обработки документов предназначены для канцелярских работ и включают: фальцовочные, листоподборочные, сортировочные, резальные, штемпелирующие, адресующие машины и устройства, ламинаторы, сшиватели, нуменаторы, конвертооткрытватели, машины для уничтожения документов.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов призваны обеспечить быстрый поиск и надежность сохранения документов. Служебные документы размещаются в столах, шкафах, стеллажах и сейфах. Для хранения документов применяются папки-регистраторы, архивные папки, лотки для бумаг. Для хранения личных и алфавитных карточек работники отдела кадров применяют картотеки. Для транспортирования документов может использоваться воздушная (пневмо) почта. Пневмопочта предназначена для оперативного внутреннего транспортирования документов, помещенных в специальный патрон.

Средства управления связи – это устройства для передачи и принятия информации, которые охватывают:

1. Средства телефонной связи. Применение телефонных усилителей, устройств автоматического набора телефонных номеров (автонаборы), автоматических телефонных ответчиков, секретарей-автоматов оказывает содействие повышению эффективности использование телефонной связи.

2. Средства телеграфного, фототелеграфного и телеавтографного связи: телеграфы, факсы, факсы-модемы.

3. Электронная почта.

Вычислительные машины применяются для механизации и автоматизации логических и технических операций, расчетов, решение учетных, аналитических и других задач. В особенности перспективным для повышения эффективности менеджмента персонала является применение электронных вычислительных машин (ЭВМ).

Дата добавления: 2014-01-20