Учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами – одна из сторон деятельности любого предприятия

Расчеты с подотчетными лицами – одна из сторон деятельности любого предприятия. Расходы на приобретение материальных ценностей, например канцелярских товаров, а также командировочные расходы могут оплачиваться наличными через подотчетных лиц.

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-управленческие или командировочные расходы.

Полученные под отчет денежные средства разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы. К подотчетным суммам относятся суммы, выданные работникам организации из кассы на возмещение:

- хозяйственно-операционных расходов (покупка товаров, включая оплату ГСМ);

- затрат, связанных со служебными командировками;

- представительских расходов (расходы на официальные прием и обслуживание представителей других предприятий, участвующих в переговорах – затраты на проведение официального приема для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту организации мероприятия, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации). К данному виду расходов не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Выдача наличных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее предоставленному авансу. Передача выданных подотчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Руководителем организации должен быть утвержден перечень подотчетных лиц. Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства под отчет, или со дня возвращения из командировки сотрудники обязаны представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (чеки ККМ, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты и т.д.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации, неизрасходованные суммы возвращаются в кассу.

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (табл 22.)

Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами

Таблица 22

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дт	Кт
	Выданы из кассы денежные средства работнику предприятия под отчет
	Оприходованы материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом	08,10,41
	Утвержден авансовый отчет	20,23,25,46,44,91-2
	Учтены расходы, связанные с приобретением ценных бумаг
	Возвращены неиспользованные подотчетные суммы
	Отражены подотчетные суммы, не возвращенные подотчетным лицом в установленные сроки
	Удержана из заработной платы невозвращенная подотчетная сумма
	Выплачена сумма, превышающая аванс

Аналитический учет расчетов ведется по каждому подотчетному лицу и по каждому выданному авансу.

Дата добавления: 2014-01-20