Составление, проверка, обработка документов

Составление документов регламентируется определенными требо­ваниями, предусмотренными соответствующими стандартами в области финансового учета. Напомним, документ составляется на блан­ке типовой или утвержденной предприятием формы.

Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих ма­шинок, средств механизации, которые способны обеспечить сохран­ность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Применение простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, так как зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Информация излагается точно и ясно; это касается и внешних документов, принятых к учету. Если в заполненном документе остаются свободные строки, они обязательно прочеркиваются. Суммы в денежных документах указываются цифрами и прописью. Документы закрепляются всеми необходимыми подписями с указанием должностных лиц, подписавших документ.

В настоящее время имеются типовые бланки документов, позволяющих использовать мультипликативный метод, т.е. создавать их в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей: накладные, счета-фактуры, платежные поручения, авизо (извещение). Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту.

Принятию документов к бухгалтерскому учету предшествует обязательная процедура их сплошной проверки. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты за полнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установленному порядку или законодательству, не принимаются к исполнению, т.е. либо направляются инициаторам документа для доработки, либо после соответствующего разбирательства аннулируются.

Исправления в учетные документы вносятся по согласованию с должностными лицами, составившими и подписавшими документы. Исключение составляют кассовые и банковские документы, в которые вносить исправления нормативными документами не разрешается. Исправленные данные заверяются подписью должностного лица, внесшего коррективы, с указанием даты исправления.

К документам, принятым к бухгалтерскому учету, предъявляются особо строгие требования. За умышленное искажение информации, оформленной в документе, в зависимости от материального ущерба, нанесенного предприятию таким действием, наступает ответственность, предусмотренная Уголовным кодексом РФ. Последствиями ис­кажений информации в связи с небрежностью, допущенной при оформлении документа, недобросовестностью отдельных должност­ных лиц, составляющих и подписывающих документы, неправильным трактованием отдельных статей законов, элементарных арифметических ошибок в расчетах показателей могут стать крупные суммы штрафных санкций, если указанные нарушения правил оформления учетных документов не были своевременно обнаружены и исправлены и оставались на дату документальной проверки или ревизии.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, про­ставлении корреспонденции счетов (контировки), «гашении» (учиня­ют надпись или ставят штамп на документе, например на приходных и расходных кассовых ордерах ставится штамп «получено» или «оплаче­но», в случае отсутствия в организации штампа данные надписи зано­сятся вручную). Арифметической проверкой контролируются вычис­ления и итоговые подсчеты в документах.

Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных доку­ментов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы. На основании сгруппированных первичных документов, как правило, составляются сводные документы.

Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями их стоимостного денежного выраже­ния (например, цены на единицу материалов, часовой тарифной став­ки оплаты труда). Оценка производится либо в момент создания доку­мента, либо при его обработке в бухгалтерии. Составление бухгалтер­ских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета, называется котировкой. Во избежание повторной обработки документа на нем ставится отметка (подпись работника, ответственного за обработку документа).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассо­вым ордерам, а также документы, признанные как основание для на­числения заработной платы, подлежат обязательному гашению штам­ пом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Дата добавления: 2014-01-20