Регламентация деятельности персонала: понятия, виды, принципы и методы

Регламентация деятельности государственных служащих

Документационное обеспечение функционального разделения труда.

Регламентация деятельности персонала: понятия, виды, принципы и методы.

План

Учебные цели

В результате изучения данной темы Вы должны:

· иметь представление о регламентации деятельности персонала: ее понятиях, видах, принципах и методах;

· знать проблемы управления и регламентирования деятельности персонала государственной и муниципальной службы;

· уметь создавать документационное обеспечение функционального разделения труда персонала в применении к вашей организации.

В современный период развития Российской Федерации, в условиях перестройки государственной службы и системы государственного управления основная проблема, которой уделяется внимание - эффективность деятельности государственных и муниципальных служащих. Документы по реформированию государственной и муниципальной службы отражают тенденцию к четкому определению порядка деятельности государственных и муниципальных служащих, пониманию ими своей ответственности и тех дисциплинарных мер, которые могут быть к ним применены в случае невыполнения или ненадлежащего исполнения ими своих обязанностей.

Понимание необходимости регламентации деятельности государственных и муниципальных служащих, необходимости прописать все схемы взаимодействия, прописать права, ответственность и должностные обязанности персонала существует, что можно объяснить рядом законов и подзаконных актов по государственной службе, которые издаются с 1995 года. В то же время, нормативные и методические документы, комплексно охватывающие проработку данной проблемы, отсутствуют, специалистов в области регламентации деятельности в сфере государственного и муниципального управления недостаточно.

Вопрос регламентации деятельности приобретает свою актуальность, особенно в рамках регламентации порядка реализации полномочий, возложенных на должностных лиц.

В нашей стране необходимость разработки организационного проекта в рамках регламентации труда впервые осознана и реализована при строительстве новых предприятий в 30-е гг. 20-го в. Однако в то время при разработке проектов затрагивались только вопросы, связанные с производственной деятельностью предприятий.

_______________________________________________________________________________________

В 60-е гг. прошлого столетия появились новые направления организационного проектирования - проектирование автоматизированных систем управления и проектирование создания и развития производственных объединений.

В 70-е гг. 20-го в. в отраслях народного хозяйства проводилась работа по формированию организационных структур управления объединениями предприятий на основе укрупненных нормативов численности инженерно-технических работников (ИТР) и служащих.

________________________________________________________________________________

В настоящее время регламентации уделяется особенное внимание. В последнее время появились монографии, посвященные методам регламентации деятельности авторов А.Я. Кибанова, Г.А. Мамед-Заде, Т.А. Родкиной. А.Я. Кибанов исследовал сферу проектирования управленческих структур, разделения и кооперации труда, регламентации деятельности служб управления персоналом на промышленных предприятиях. В.А. Дятлов, Б.М. Генкин, Л.Н. Зудина работают в рамках усовершенствования управленческой деятельности. Л.Н. Зудина в рамках направления усовершенствования деятельности управленческого персонала особое внимание уделяет разделению и кооперации труда и организации рабочего места руководителя.

В сфере же регламентирования деятельности государственных и муниципальных служащих только Рожков В.П.[25] работает над регулированием содержания труда государственных служащих, в то же время, другие области практически не освещены.

________________________________________________________________________________

Примерно в 60-е годы обособился термин «научная организация труда управленческого персонала». Под научной организацией труда (НОУТ) в управлении понималась «рационализация труда управленческих работников на базе достижения современной науки, техники, на основе опыта хозяйственного руководства».

В начале 70-х появился термин «оргпроектирование». Этот термин означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на базе требований научной организации труда (НОТ) и возможностей совершенствования организационной и вычислительной техники с целью эффективности работы аппарата управления[26].

________________________________________________________________________________

В настоящее время НОТ направлена на решение следующих задач:

- экономической: выполнение возложенных на персонал функций при минимальных затратах. Следует подчеркнуть, что в новых условиях хозяйствования решение экономической задачи касается не только экономии труда, но и сокращения материальных и финансовых затрат, связанных с управлением. И хотя, строго говоря, вопросы экономии этих видов затрат выходят за рамки организации труда, экономия труда почти всегда сопряжена с экономией финансовых ресурсов;

- психофизиологической: обеспечение сохранения здоровья работников, их длительной и устойчивой работоспособности, поддержание нормального психологического климата в коллективе;

- социальной: обеспечение содержательности, привлекательности и престижности труда, более полное использование творческого потенциала работников.[27]

Принципы НОТ – основополагающие требования, которыми следует руководствоваться при решении методических практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда.

Сущность принципа комплексности состоит в том, что совершенствование организации труда должно осуществляться по всем ее элементам (направлениям), учитывая все ее аспекты и охватывая труд все работников. При этом организационный аспект предполагает, в частности, установление определенного порядка проведения работы по каждому направлению НОТ, правовой – соответствие прав и ответственности каждого работника (коллектива) по возложенным на них функциям, технический – выявление и реализацию возможностей эффективного использования техники (средств труда).

Принцип системности дополняет принцип комплексности. Если комплексность требует полноты охвата всех направлений и аспектов НОТ, то системность предполагает взаимосвязь всех элементов НОТ с целью устранения противоречий, которые могут возникнуть при изолированном их решении.

Принцип регламентации предполагает установление, и строгое соблюдение определенных правил, положений, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда. При этом важно разграничить элементы организации труда, по которым необходима жесткая регламентация от тех ее элементов, по которым возможна «само регламентация» своего труда, т.е. свободный выбор форм и методов организации труда исходя из имеющихся рекомендаций.

Принцип специализации. Специализация труда заключается в закреплении за каждым структурным подразделением предприятия или учреждение, а внутри него за каждым работником определенных функций, работ или операций.[28]

Особое место в процессе проектирования труда, организационной структуры или в период реорганизации организации занимает регламентация.

Регламентация управленческого труда – комплексный ключевой вопрос о совершенствовании управления, важнейший рычаг совершенствования организационной системы в целом и повышения эффективности управленческого труда в частности.

В отношении управленческого персонала можно выделить следующие направления регламентирования управленческого труда:

функционально иерархическое разделение управленческой деятельности;

организационная система управления;

технология процессов управления;

методы управления;

техника управления. [29]

Объектами регламентации могут быть: содержание труда (перечень выполняемых функций, работ и операций, возложенных на структурное подразделение в соответствии с целями, задачами организации, рациональными разделением труда и использованием квалификации работников), информационные связи отделов, групп, исполнителей, квалификационные требования к работникам.[30]

Регламентация означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов и т. п. по каждому элементу организации труда.[31]

Регламентирование– процесс разработки совокупности правил, положений, определяющих порядок работы организаций.

Регламентирование регулирует деятельность структурных подразделений отдельного работника. Так, упорядочить управленческий труд, значит, установить определенные рамки его деятельности и разработать совокупность правил, определяющих порядок его осуществления.[32]

Говоря о специфических особенностях термина «регламентирование» применительно к управленческому труду, нельзя не затронуть количественные показатели управленческой деятельности, то есть степень формализации. И сегодня степень формализации этих процессов до сих пор остается проблематичной. [33]

Поэтому, осуществляя регламентацию труда, нужно, прежде всего, установить форму регламентации, или степень ее «жесткости» применительно к тому или иному элементу организации труда.

Можно выделить две формы регламентации: жесткую регламентацию и само регламентацию, когда работник сам, пользуясь разработанными рекомендациями, осуществляет свободный выбор наиболее приемлемого метода, порядка, последовательности выполнения работы.

Сторонники регламентации не предлагают жесткой регламентации всех элементов организации труда. Степень жесткости должна быть различна как по отдельным элементам, так и по всем видам работ.[34]

Объектами жесткой регламентации для всех групп работников, независимо от характера выполняемых ими работ, являются:

- содержание труда (перечень выполняемых функций, работ и операций, возлагаемых на отдел, группу или отдельного работника) в соответствии с целями и задачами организации, рациональным разделением труда и использованием квалификации работников.

Для этого необходимо выявить и устранить функции, виды работ и операций, которые не оказывают практического влияния на достижение целей и задач организации, и включить те, которые не выполняются, но необходимы; содержание, объем, периодичность и формы информации, необходимой для выполнения возложенных функций, основных видов работ и операций. При этом выявляется и устраняется из обращения:

· избыточная информация и выявляется информация, которой не хватает для эффективного труда;

· информационные связи отделов, групп, исполнителей (кооперация труда), сроки предоставления информации, документов;

· квалификационные требования к работникам в соответствии с квалификационными характеристиками, установленными для данной должности;

· нормы труда (нормативы численности, нормы управляемости, обслуживания, нормы времени);

· организация рабочих мест (их планировка и оснащение);

· санитарно-гигиенические условия труда.

Не могут быть объектами жесткой регламентации работы и операции, носящие творческий характер. Здесь предпочтительна «само регламентация» или «самоорганизация», обеспечивающая работнику свободу выбора и творческого поиска методов выполнения работ.[35]

Е.Д.Синельников отмечает, что «каждое структурное подразделение аппарата управления может нормально функционировать только при условии четкого определения его задач и нормативно-правовой регламентации. Это в полной мере относиться и к отдельным должностным лицам внутри структурного подразделения…»[36]

При этом он рассматривает два вида регламентации:

- групповую (научно обоснованное разделение труда по функциям (задачам) управления; определение функциональных задач отдельных служб, отделов и других подразделений аппарата управления; фиксация их в положениях об отделах, службах и т.д.);

- индивидуальную (обязанности работника внутри каждого подразделения фиксируются в должностных инструкциях).[37]

Понятие регламентации, определяемой как создание комплекса нормативных организационно- правовых документов - регламентов, в которых формулируются основные положения, определяющие порядок работы органов управления, соблюдение которых необходимо в процессе управленческой деятельности, дается А.И. Ивановым и Т.Б. Шрамченко.[38]

Регламентирующие документы эти ученые подразделяют на 2 группы: регламенты статики, связанные с разделением и кооперацией, а также нормированием управленческого труда (оргструктура, штатное расписание, положения, должностные инструкции); регламенты динамики, связанные с выбором рациональной системы и методов работы (функциональные матрицы, документограммы). [39]

Проектирование системы регламентации управленческой деятельности строится на ряде методов, которые можно классифицировать по стадиям проектирования.

Классификация методов регламентации управленческой деятельности персонала по стадиям проектирования (по А.Я.Кибанову)[40]

Методы обследования	Методы анализа	Методы проектирования	Методы обоснования	Методы Внедрения
Самообследование Интервьюирование Активное наблюдение рабочего дня Моментные наблюдения Фотография рабочего дня Анкетирование Функционально-стоимостной анализ	Системный анализ Метод декомпозиции Метод последовательной подстановки Метод сравнений Динамический метод Метод структуризации целей Экспертно-аналитический метод Нормативный метод Параметрический метод Метод моделирования Функционально-стоимостной анализ Метод главных компонент Балансовый метод Корреляционный и регрессионный анализ	Системный подход Метод аналогий Экспертно-аналитический метод Нормативный метод Параметрический метод Блочный метод Метод моделирования Функионально-стоимостной анализ Метод структуризации целей Опытный метод Метод творческих совещаний Метод коллективного блокнота Метод контрольных вопросов 6-3-5 морфологический анализ аналитико-расчетный метод	Метод аналогий Метод сравнений Экспертно-аналитический метод Моделирование фактического и желаемого состояния Просчет экономической эффективности предлагаемых вариантов Нормативный метод	Обучение, переподготовка, повышение квалификации управленческого персонала Материальное и моральное стимулирование нововведений

Не все методы будут использованы в данной работе. Поэтому ниже приводится расширенное толкование некоторых, наиболее применимых в ситуации регламентации деятельности управленческого персонала администрации муниципального образования, методов обследования, анализа и проектирования системы регламентации управленческого труда.

Методы обследования. В методе интервьюирования наибольшую ценность имеют собеседования (интервьюирование) с занимающим данную должность работником. Интервью с начальником, коллегами или подчиненными дает дополнительную информацию. Интервьюирование может быть полностью полустандартизированным или нестандартизированным.[41]

Анкетный опрос. Опросники разрабатывают как в самих фирмах, так и используют стандартные. Адекватность метода зависит от тщательности редактирования вопросов.[42]

Метод «наблюдение» (уточненное наименование «прямое наблюдение») - это процесс занесения информации, касающейся работы, на бумагу. Другим способом является фиксация видимого кинокамерой с записью комментария на магнитофон. Наблюдение считается лучшим методом сбора информации, особенно в сочетании с индивидуальными собеседованиями.[43]

Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего в процесс выполнения работы, в отношении которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется не выявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное, наблюдение проводится на коротком отрезке времени.[44]

Метод «существующие записи» предполагает сбор информации из уже имеющихся документальных записей.

Методы анализа. Системный анализ – это методическое средство системного подхода к решению проблем совершенствования системы регламентации управленческого труда персонала. Системный подход ориентирует исследователя на:

- раскрытие системы регламентации в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений;

- выявление многообразных типов связей этих компонентов между собой и с внешней средой и сведение их в единую целостную картину.[45]

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение в глубь явления и определение его сущности. Систему управления персоналом можно расчленить на подсистемы; подсистемы – на функции; функции – на процедуры; процедуры – на операции. После расчленения необходимо воссоздать (синтезировать) систему управления персоналом как единое целое с использованием метода декомпозиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.[46]

Метод структуризации целей предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления персоналом с точки зрения их соответствия целям организации. Анализ целей, развертывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе – важная предпосылка построения рациональной системы управления регламентированием. При структуризации должны обеспечиваться взаимоувязка, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления регламентированием.[47]

Методы проектирования. Метод аналогий, получивший наибольшее развитие в области регламентации управленческого труда, заключается в применении организационных форм, оправдавших себя в функционирующих системах со сходными экономико-организационными характеристиками по отношению к рассматриваемой системе, а также в разработке типовых решений (например, типовой оргструктуры управления) и в определении границ и условий их применения.[48]

Перечисленные выше методы позволяют собрать информацию, необходимую для формирования регламентов. Проектирование системы регламентации управленческой деятельности также строится на основе данных методов.

Так содержание труда, в соответствии с целями и задачами организации, рациональным разделением труда и использованием квалификации работников, являются объектами жесткой регламентации.

Функции и операции работников закреплены в регламентах статики (связанные с разделением и кооперацией, а также нормированием управленческого труда): оргструктуре, штатном расписании, положении, должностных инструкциях.

Таким образом, регламентация управленческого труда – комплексный ключевой вопрос совершенствования системы управления персоналом, важнейший рычаг совершенствования организационной системы в целом и повышения эффективности управленческого труда в частности.

Проанализировав виды, методы регламентации и их особенности в соответствии со спецификой деятельности организации, переходим к рассмотрению документационного обеспечение функционального разделения труда.

Дата добавления: 2014-01-20