Документация и инвентаризация как элементы метода бух.учета

1. документация. содержание и оформление документации.

2. инвентаризация. выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете.

1. документация. содержание и оформление документации.

Документация является одним из важнейших элементов б.у. она является способом первичного наблюдения за объектом б.у. с помощью документации осуществляется сплошное и непрерывное отражение хоз.операций, а это позволяет получать данные о них для ведения текущего б.у. и для контроля за хоз.операциями.

Документация – совокупность документов. В ходе своей работы бухгалтер имеет дело с различными документами.

Документ – письменное свидетельство на право совершать операции или письменное доказательство, удостоверяющее, что факт хоз.жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Значение документов проявляется в следующем:

1. применяется для руководства и управления.

2. выполняет контрольно-аналитическое значение.

3. обеспечивает сохранность имущества предприятия.

4. имеет правовое значение, т.е. служит доказательством при спорах.

В хоз.практике используется большое количество документов. Поэтому, чтобы лучше их познать прибегают к классификации.

а. по назначению.

б. по объему и порядку составления.

в. по способу охвата операции.

г. по отношению к предприятию или по месту составления документа.

А. по назначению документы делятся на:

1. распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения о необходимости совершения данной операции (приказ, служебные записки).

2. исполнительные – это документы, которые подтверждают совершенный факт. Исполнители (материально ответственные лица) как бы оправдывают свои действия этими документами.

3. документы бух.оформления – документы, искусственно составленные бухгалтером для подготовки записей на счета. К ним относятся распределительные и группирующие ведомости и различные бух.справки. эти документы не имеют самостоятельного значения – их можно использовать только вместе с соответствующими оправдательными документами.

4. комбинированные – документы, которые содержат в себе признаки нескольких видов документов. Примером комбинированного документа может являться авансовый отчет.

Б. по порядку составления:

1. первичные документы – документы, которые оформляют хоз.операции непосредственно в момент их совершения, либо сразу же после окончания. Является первым формальным документом того, что данная хоз.операция действительно совершилась.

Например, расходный кассовый ордер на выдачу своевременно не полученной зарплаты заполняется перед выдачей денег после заполнения всех требуемых реквизитов бухгалтером и лицом, получающим з/п.

Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных, за передачу их в установленные сроки для записи в учетные регистры. Например, материальное требование. Оно составляется при отпуске материалов со склада и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их выдаче.

2. сводные документы – документы, которые составляются на основе первичных. В них отражаются операции уже ранее оформленные. К сводным документам относятся: авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов.

В. По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые – такие документы, которые отражают одну хоз.операцию или несколько, но совершаемых одновременно. Отличительная черта этих документов – они сразу передаются в бухгалтерию. К ним относятся: накладные, платежные требования и т.д.

Накопительные – предназначены для охвата большого числа постоянно совершаемых операций. Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. К ним относятся: авансовый отчет, табель учета рабочего времени и т.д.

Г. По месту составления документов они делятся на:

Внутренние документы, которые составляются на предприятии сотрудниками и администраторами.

Внешние документы, которые составляются по предприятию со стороны.

Каждый документ состоит из отдельных элементов – реквизиты. К числу обязательных реквизитов относятся: название документа, его номер, дата составления, сущность операции, каким предприятием составлен документ, подписи лиц, составивших документ. Записи в документе могут производиться от руки, под копирку, на компьютере. Документы должны быть составлены чисто и аккуратно (особенно банковские).

С понятием документ тесно связано близкое ему понятие - документооборот. Документы не лежат неподвижно, а все время находятся в движении. Путь, проходимый документом от момента его выписки до сдачи в архив называется документооборот.

Поступившие документы в бухгалтерии проверяют с формальной точки зрения, арифметически, логически и с точки зрения законности производственных операций. После проверки документы подвергаются бух.обработке, которая заключается в:

- таксировке

- группировке

- контировке.

Денежная расценка указывается в документе материальных ценностей. Производится в бухгалтерии на основе имеющихся ценников на материальные другие ценности. Она делается на первичном документе в колонках «цена» и «сумма». При отсутствии таких колонок, на свободном месте.

Контировка представляет собой указание корреспонденции между счетами по данной операции, т.е. составляются бух.записи. После контировки документов, оформленные операции отражаются на синтетических и аналитических счетах.

Поскольку документов много и они находятся в постоянном движении, необходимо стремиться к совершенствованию документооборота.

Важнейшими путями совершенствования документооборота являются:

1. типизация – составление документов на заранее разработанных типографических бланках. Она дает возможность быстрее их заполнить и распознавать по внешнему виду. Все это ускоряет документооборот.

2. стандартизация. Установление одинаковых размеров, форм и бланков, однотипных документов.

3. унификация – приспособление бланков для использования при оформлении операции в разных отраслях народного хозяйства.

Завершающей стадией движения документов является сдача в архив. На предприятии различают два вида архивов: бухгалтерский и общий.

В бухгалтерском архиве документы хранятся в течение года, затем по истечении срока, документы брошюруются в папки, переплетаются и сдаются в общий архив. При сдаче документов в архив они регистрируются в архивной книге, в которой указывается дата приема на хранение, номер папки, наименование дела, год и месяц, содержание количество листов в папке, примечание. Ответственность за обеспечение и сохранение несет главный бухгалтер. Выдача дел из архива должна производиться лишь с письменным распоряжением руководства предприятия или на основе судебно – следственных органов.

В общем архиве документы хранятся разные сроки. Например, авансовый отчет, акции, счета – 3 года. Квитанции, накладные – 1 год, банковские документы – 5 лет. После истечения сроков хранения, документы изымаются из архива предприятия и сдаются либо в архив местного районного назначения, либо в макулатуру.

Дата добавления: 2014-01-20