ЛЕКЦИЯ №1

«Документ и системы документации»

На сегодняшний день можно констатировать, что в работе с кадрами наступил новый период, характеризующийся возрастанием внимания к личности работника, к поискам новых стимулов.

Особое внимание в осуществлении кадровой политики отводится развитию управленческих кадров – в виде так называемых программ управления карьерой руководителей.

В связи с этим повышается роль в кадровой политике:

· коллективных договоров;

· регламентации взаимоотношений работодателя и работников;

· профсоюзов;

· работника в отношении времени, труда и заработной платы;

· доступа к информации;

· материальных стимулов и социальных гарантий.

В деятельности организации любой формы собственности возникают документы, работу с которыми необходимо организовывать максимально эффективно.

В российской законодательной и нормативной базе не прописаны принципы работы с кадровыми документами. Документы, используемые в экономике, оформляются согласно государственным стандартам (ГОСТам). Существуют множество унифицированных систем документации (УСД), которые применяются в различных областях (в управлении, внешней торговле, капитальном строительстве, технологических разработках и пр.). В данном учебном пособии наибольшее внимание будет уделено документам, регламентируемым ГОСТом Р 6.30-97, который распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). К числу таких документов относятся приказы, письма, акты, протоколы и т.п., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Поэтому, создавая документы, специалисты могут руководствоваться следующими принципами:

1. Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен конкретно для данной организации.

2. Вид внешних документов – должны быть закреплены юридически.

3. Хранение документов осуществляется в соответствии с действующим положением об архивной службе.

Составим алгоритм-схему (рис.1.) законодательных и нормативных актов, которые могут применять в своей работе специалисты отдела кадрового обеспечения.

  ТК РФ

Рис.1.Взаимосвязь законодательных и нормативных актов регламентирующих деятельность служб управления персоналом

ЛЕКЦИЯ №2

Состав и содержание кадровой документации

Условно весь объем кадровой документации можно представить в виде 3-х модулей

Как правило, обязательные документы для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности личного состава организации и организационно-правовой сферы.

Документы (по рекомендации) – служат для оптимизации работы с кадрами. Это могут быть такие документы как: положение по оплате труда; премирование и поощрение сотрудников или коллективный договор. Как правило, они в конечном итоге переходят в разряд обязательных для ведения документов в данной организации.

Документы (корпоративные)- такие документы зависят от специфики конкретной организации и в частности могут носить обязательный характер для данной организации (в сфере охраны труда, безопасности работы и т.п.).

Внутренние локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всем персоналом организации, поскольку непосредственно касаются их трудовой деятельности.

Перечень документов, разрешенных к применению, в деятельности любой организации закреплен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) от 30.12.93. Он предназначен для решения следующих задач:

1. Регистрация форм документов;

2. Сокращение количества применяемых форм;

3. Исключение из обращения неунифицированных форм документов.

Приведем пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД.

Пример:

ХХ ХХ ХХХ Х (02 81 151 8)

Где:

02 – унифицированная система организационно-распорядительной документации;

81 – документация по приему на работу;

151 – приказ о приеме на работу;

8 – контрольное число

Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, письма, протоколы, акты и т.д. Требования данного стандарта являются рекомендательными.

В настоящее время единые научно обоснованные правила составления и оформления документов изложены в ГОСТе Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации (ОРД): Требования к оформлению документов».

С 1 июля 2003 г. Введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Хотя данный ГОСТ относится к системе ОРД, изложенные в нем требования к оформлению документов — датировке, подписанию, визированию, адресованию и т.д. — применяются и к документам других систем документации.

В ГОСТе перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги стандартного формата. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора печатных знаков при его написании.

В ГОСТе 6.30-97 указаны следующие 29 реквизитов:

01. Государственный герб РФ.

02. Герб субъекта РФ.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04. Код организации.

05. Код формы документа.

06. Наименование организации.

07. Справочные данные об организации.

08. Наименование вида документа.

09. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа.

13. Гриф ограничения доступа к документу.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организацию.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

30. Идентификатор электронной копии документа.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

ЛЕКЦИЯ №3

Нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства

В РФ регламентация документирования[1] и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Наряду с этим процессом меняются государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия, которые приводятся в соответствие с меняющимся законодательством.

Правовые акты	Нормативные правовые акты *
Законы	подзаконные акты
Обладают высшей правовой значимостью	Издаются органами государственной власти и должностными лицами	Издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений	Президентом РФ	Указы
Распоряжения
Правительством РФ	Постановления
Распоряжения
федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции

* Нормативные акты подлежат регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Определение документа и обязательность документирования информации установлена Федеральным законом от 20.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Согласно закону «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Кроме того, документация рассматривается как информационный ресурс, а документы, документальные массивы являются объектами отношений юридических и физических лиц.

В 1996 году Государственная Дума принимает Федеральный закон от 04.07.1996 №85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене», в котором отражены такие термины как: документированная информация (документ); «информационные ресурсы»; «информационные продукты».

В то же время гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, возникающих между ее участниками (Гражданский кодекс РФ). Так, например, виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и оформлению установлены в ст. 52 ГК РФ. Она содержит требования к содержанию таких документов, таких как устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица.

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» установил Государственный герб РФ, его описание и порядок официального использования.

Федеральный закон от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» установил требования к фирменному наименованию общества, бланкам, штампам и печати, указанию его местонахождения, правила составления такого документа как: устав общества; обязанность ведения протокола на собраниях акционеров; заседаниях правления общества.

Начиная с конца 1990-х годов, во всем мире идет законодательное регулирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись». Впервые в ГК РФ признается форма собственноручной подписи в форме электронно-цифровой подписи. Что нашло свое отражение в Федеральном законе от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Закон устанавливает одинаковую силу бумажного и электронного документов, применяемых в коммерческой сфере и отношений возникающих при совершении гражданско-правовых сделок.

Введенный в действие с 1 февраля 2002 года Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организации независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, положение об использовании и защите персональных данных и др.

В ТК РФ названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников.

Так, например, приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ) устанавливает порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях и конкретные сроки подготовки документов. «…Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы».

Приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ) устанавливает «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Необходимо отметить, что в ст.66 ТК РФ определяется, что «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек …» устанавливается Правительством РФ. Наряду с этим Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» утверждена новая форма трудовой книжки, новые правила их ведения, хранения и обеспечения ими работодателями, которые введены в действие с 1 января 2004 года.

Правила оформления документов по личному составу определяются постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и оплаты». На основании этого определены формы первичной учетной документации:

Наименование формы	Содержание документа
№Т-1 (№Т-1а)	О приеме работника на работу
№Т-5 (№Т-5а)	О переводе на другую работу
№Т-6 (№Т-6а)	О предоставлении отпуска
№Т-9 (№Т-9а)	О направлении работников в командировку
№Т-11 (Т-11а)	О поощрении работника
№Т-8 (№Т-8а)	О прекращении действия трудового договора с работником
№ Т-2 (№Т-2 ГС)	Личная карточка работника (государственного служащего)
№Т-7	График отпусков
№Т-10	Командировочное удостоверение
№Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Лекция №4

Основные документы, регламентирующие управле­ние персоналом

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция.

Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права и обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются обязательными для их исполнения.

Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем структурного подразделения, руководителем организации или непосредственно распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Бланк организационного документа содержит обязательный набор реквизитов, а текст нумеруется арабскими цифрами:

• название организации или подразделения (если документ утверждает руководитель подразделения);
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• гриф утверждения.

Организационные документы проходят в обязательном порядке процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Организационно-правовые документы с точки зрения действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно)

Устав – правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, регулирующих деятельность этих организаций или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Устав организации – это зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

Например, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью, Устав добровольного спортивного общества и пр.(уставы, относящиеся к сфере компетенции Вооруженных Сил РФ, например, Строевой устав, к этой группе документов не относятся и в данном пособии не рассматриваются).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

Устав, как правило, разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других физических лиц. В случаи если хозяйственное общество создается одним лицом, то последний и утверждает устав своей организации.

В случае если мы имеем дело с государственными и муниципальными унитарными предприятиями, то устав утверждается уполномоченными на то государственным органом или органам местного самоуправления, а устав казенного предприятия утверждается Правительством РФ.

В число обязательных разделов включаются:

1. Общие положения (цели, задачи создаваемой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (размеры основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации оргаинзации.

Рассмотрим структуру устава более подробно на рис.1.

Разработка устава должна опираться на действующий в настоящее время Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ.

Текст устава определяется его разработчиками, которые придерживаются следующей структуры текста:

Рассмотрим, что определяет правила трудового распорядка.

Трудовой распорядок организации определяется локальным нормативным актом организации – правилами внутреннего распорядка (обязательный кадровый документ).

В соответствии с ТК РФ (ст.189) и иными федеральными законами регламентируют (рис.1.).

В соответствии со статьей 189 ТК РФ «правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».

Рис.2. Образец структуры основного текста устава в организации

Рис.1. Основная структура правил внутреннего трудового распорядка.

Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3) – это документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Это документ, содержащий перечень должностей сотрудников организации, учреждения, фирмы; сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке организации и согласовывается с главным бухгалтером, а затем утверждается руководителем. В грифе утверждения указывается общая штатная численность персонала и месячный фонд заработной платы и ставится печать предприятия. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Штатное расписание можно также отнести к информационно-расчетной документации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (от 21.08.1998 №37), составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такая должность имеется не в каждой организации, то руководство самостоятельно решает, кому делегировать данную обязанность.

В таких ситуациях, когда компания не имеет экономиста по труду, корректно разработать штатное расписание может только сам руководитель при помощи руководителей подразделений. Однако если руководитель организации делегирует данную обязанность кому-то из подчиненных, у которого не прописан данный пункт в должностной инструкции и трудовом договоре, то такое лицо назначается при помощи приказа по основной деятельности.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы. Это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации.

Положение о структурных подразделениях – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы отдельных структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов (советов директоров, ученых советов и т.п.), функционирующих на постоянной основе, а также временных органов (комиссий, совещаний и др.). В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности.

Например, положение об отделе управления персоналом может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи отдела.

3. Функции отдела.

4. Структура отдела.

5. Права отдела.

6. Ответственность отдела.

В случае необходимости тексты положений о комиссиях, советах могут корректироваться решениями вышестоящего органа, а положения о структурных подразделениях приказами руководителя организации.

Положение подписывают должностные лица, являющиеся его непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители руководителя), визирует положение юридическая служба и утверждает руководитель.

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, структурных подразделений и служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов.

В управленческой практике используются два вида инструкций:

• Типовые – издаются органами власти или управления для системы однотипных организаций;
• Индивидуальные инструкции.

Должностная инструкция – (внутренний локальный нормативный акт, носящий рекомендательный характер), который устанавливает для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Она является достаточно эффективным средством управления персоналом, поскольку выполняет:

§ организационную;

§ регламентирующую;

§ регулирующую роль.

Для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для специалистов – должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных – функциональные обязанности.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор.

Рис.2.

Разработка должностной инструкции, как правило, является обязанностью руководителя подразделения, который согласовывает с отделом управления персоналом, с юрисконсультом, а затем утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Должностные взаимоотношения.

7. Квалификационные требования.

8. Оценка работы.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку. При необходимости могут вноситься изменения и дополнения на основе издания приказа руководителя, с которым работники знакомятся и расписываются.

Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Договорные отношения могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает его, при этом один экземпляр возвращается стороне, составившей проект. Составными частями договора являются рис.3.

Рисунок 3. Содержание проекта договора

ЛЕКЦИЯ №5

«Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом»

В системе управления персоналом организации, обращаются следующие виды документации.

Дата добавления: 2014-01-20