Адресат. В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации

Печать

Гриф согласования

Подпись

В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:

Генеральный директор АО «Квант»

Личная подпись

В.В.Перов

или

Генеральный директор

Личная подпись

В.В.Перов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в наименовании должности указываются ученые степень, звание. Например:

Зав. кафедрой документоведения и документационного обеспечения управления профессор, к.э.н.

подпись

Ю.А.Зорин

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц (например, финансовые документы). В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц (например, контракты), их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор АО «Турбо» подпись Г.Л.Светин

Директор АО «Синтез» подпись Б.Б.Громов

Если документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не их должности, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии Члены комиссии

подпись подпись подпись подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», приписку от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом; согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Зам. Председателя

Госстандарта

подпись П.В.Доронин

14.07.2006

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.07.2006 № 6

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись».

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и часть самой подписи. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

ЛЕКЦИЯ №8

Реквизиты, отражающие обработку и движение документов

№ п./п.	Реквизиты, отражающие обработку и движение документа
	Адресат (15)
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка) (13)
	Резолюция (17)
	Заголовок к тексту (ограничительная отметка) (18)
	Отметка о контроле (ограничительная отметка) (19)
	Отметка о наличии приложения (21)
	Визы согласования документа (24)
	Отметка о заверении копии (26)
	Отметка об исполнителе (27)
	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
	Отметка о поступлении документа в организацию (29)
	Идентификатор электронной копии документа (30)

Данный реквизит проставляется, в основном, на исходящих документах.

На внутренних документах адресат проставляется в том случае, когда документ предназначается для передачи руководителю (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из пяти составных частей:

1. наименование учреждения, организации или предприятия (в имен. падеже);

2. наименование структурного подразделения (в имен. падеже);

3. наименование должности получателя (в дательном падеже);

4. фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже);

5. почтовый адрес.

Каждая из этих составных частей печатается с новой строки. Например:

ООО «Парус» Отдел маркетинга Начальнику отдела Филимонову А.А. 117140 Москва, ул. Мира, д.57

Перед фамилией может быть проставлена также ученая степень и звание или воинское звание. Данный реквизит может содержать несколько адресов, но не более четырех. В случае, если документ отправляется сразу в несколько однородных организаций, то они указываются обобщенно:

Директорам школ Невского района

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д.5, кв. 12 Калинину И.П.

Дата добавления: 2014-01-20