Порядок подготовки докладной записки

Докладная записка информирует руководителя предприятия или структурного подразделения об имевших место фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Она может составляться как по инициативе автора, так и на основе письменного или устного указания руководителя. Докладная записка может носить инициативный, информационный или отчетный характер.

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки, адресуемые руководителю предприятия или подразделения, в котором работаем составитель, и внешние, адресуемые руководителю вышестоящего органа. Внутренние докладные записки могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. При их оформлении следует придерживаться тех же правил, что и при оформлении служебных записок. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке предприятия формата А4.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: название предприятия, название структурного подразделения (внутренняя докладная записка), название вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюция, отметка об исполнении документа.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй — содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть реализованы в связи с изложенными фактами.

Чтобы подготовить внешнюю докладную записку:

1. Создайте новый документ на основе шаблона Бланк письма угловой.dot.

2. Введите и оформите название вида документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» (по аналогии с п. 2 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.).

3. Если документ адресуется руководителю вышестоящей организации, название организации необходимо включить в состав названия должности адресата. Для этого:

Ø Установите маркер ввода в правый столбец второй строки технологический таблицы (Ошибка! Источник ссылки не найден.).

Ø Введите должность и фамилию адресата, воспользовавшись методикой «автотекста» (п. 7 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.) и приемами подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден..

4. Введите заголовок к тексту докладной записки. Для этого установите маркер в пятой строке левого столбца технологической таблицы заголовочной части (Ошибка! Источник ссылки не найден.) и наберите текст, например, о проверке документов.

5. Введите реквизит текст:

Ø Отступите от технологической таблицы на 3-4 межстрочных интервала, используя клавишу Enter.

Ø Наберите текст записки, следуя требованиям п. Ошибка! Источник ссылки не найден.. При вводе текста можно не обращать внимания на форматирование. Его можно оформить после ввода посредством одного из стилей Основной текст с отступом или Основной текст без отступа.

6. Введите реквизит подпись:

Ø Отступите от реквизита текст на 3-4 межстрочных интервала, используя клавишу Enter.

Ø Воспользовавшись методикой «автотекста» (п. 7 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.) и приемами подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден., выберите один из вариантов подписи и ведите ее.

Полученный документ может выглядеть так, как это показано ниже (Рисунок 3).

Дата добавления: 2014-01-20