Оформление документов

Общее документирование деятельности государственных учреждений XV — начала XVIII в.

Формы делопроизводства XV—XVII вв. В XV—XVII вв. исполь­зовались различные формы документов. Документы могли оформ­ляться в виде грамот. Текст грамоты помещался на одной стороне цельного листа пергамена. Такое одностороннее использование пис­чего материала характерно и для бересты, применявшейся одно­временно с пергаменом до середины XIV в. Возможно, что пись­мо на бересте отражало древнюю традицию записи информации, перенесенную на пергамен и бумагу. С распространением бумаги, которая на Руси стала использоваться с середины XIV в., этот односторонний способ расположения текста сохранился. В делопроизводстве XV— XVII вв. на отдельных листах с односторонним их заполнением писались великокняжеские (царские) грамоты.

Также была распространена форма свитков, которые в делопроизводственной практике назывались столбцами (столпами, столпиками). Возможно, что истоки и этой формы документа следует искать в более раннее время. «Свертцы» (свертки) упо­минаются в некоторых дошедших до нас грамотах первой поло­вины XIV в. В обоих вариантах духовной грамоты Ивана Калиты 1328 г. упоминается «великий сверток»: «А что мои люди куплении в великомь свертце, а тыми ся поделять сынове мои». Это свидетельство позволяет предположить, что единичный перга­менный документ мог храниться как свиток. Возможно, тради­ция хранить тексты на пергамене в свернутом виде шла от ис­пользования в качестве писчего материала бересты, которая сама заворачивалась в свитки.

В делопроизводстве XV—XVII вв. эта форма документа продол­жала применяться, но в одном столбце уже объединялась группа документов. В столбце могло быть подклеено несколько десятков разных документов.

Столбцы делались из разрезанных пополам листов бумаги. Один такой полулист назывался «составом», так как соединялся (состав­лялся) с другим таким же листом. По мере надобности столбец наращивался, и к уже существующему свитку подклеивались но­вые составы. Длина столбцов могла быть различной: от двух до не­скольких составов. Самым длинным из известных сегодня столб­цов является подлинное Соборное уложение, насчитывающее 959 составов. Столбцы, так же как и грамоты, заполнялись текстом толь­ко с одной стороны.

Еще одной формой делопроизводственных документов были тетради. Они составлялись из нескольких согнутых пополам лис­тов. Эта форма записи и хранения информации была давно известна в древнерусском книжном деле. Пергаменные книги включали определенное число тетрадей. Например, Изборник Святослава 1073 г. — одна из ранних рукописных книг русского происхожде­ния — состоит из сшитых в один блок 35 тетрадей по 8 пергаменных листов каждая. В делопроизводственной практике термин «тет­радь» фиксируется с конца XV в. Тогда в тетради записывали тек­сты княжеских грамот (докончаний и духовных грамот).

Использование в делопроизводстве тетрадей неизбежно порож­дало и такую форму организации записей, как книги. Обычно в виде книг оформлялась документация, возникавшая в результате исполнения учреждением своих специфических функций. Пример­но с конца XV в. велись книги, в которые включались материалы по внешнеполитическим делам и разрядные записи, а также со­ставлялись писцовые книги.

Книга, содержавшая делопроизводственные документы, так­же как и книга для богослужения или чтения, состояла из тетра­дей, в которые, в свою очередь, входили несколько согнутых по­полам листов бумаги. Число тетрадей в книгах было различным. Когда определялся нужный объем книги, тетради сшивались и переплетались.

Приказные люди XVII в. не видели принципиальных различий между книгами и тетрадями. Они воспринимали последние как часть первых. Например, в Описи Царского архива 1614 г. о доку­ментах русско-датских отношений за первое двадцатилетие XVI в. замечено: «Книги датцкие в тетратех не оболочены (т. е. не пере­плетены)». Различие между этими двумя формами дело­производства можно усмотреть только в том, что в книге фикси­ровался больший, чем в тетради, объем информации.

Книги XV—XVII вв. объединяли разнообразную документацию по какому-либо одному признаку (например, в Посольском при­казе — по странам: «книги шамохейские» содержали материалы посольств из Шемахи к Ивану III и Василию II), фиксировали в соответствии с более или менее единым формуляром информа­цию о выполнении специальной комиссией задания какого-либо приказа (свозные, кормленные, отдаточные, писцовые, перепис­ные, отказные, сыскные и другие книги), включали документацию нотариального характера (книги записей различ­ных актов, например, книги записей кабал, книги записей кре­постей и т.д.).

В приказах постепенно сложился по­рядок составления исходящих документов. В их подготовке уча­ствовали дьяк, а также подьячие, подчиненные дьяку. Подьячие делились на «старых», «средних» и «молодых». Иногда подьячие получали право подписи на документах, и тогда они назывались подьячими «с приписью».

Подьячий сочинял черновик документа, который редактиро­вался дьяком. Дьяк исправлял текст, вносил дополнения. Эти по­правки учитывались при оформлении белового варианта. «Моло­дой» подьячий переписывал текст начисто («счерна начисто») и ставил на обороте листа свою помету «Справил (такой-то)», удо­стоверяющую исправность беловика. «Старый» подьячий сверял беловик с черновиком и делал свою помету — «Смотрел» или правил (такой-то)». Дьяк или так называемый подьячий «с при-писью» скреплял столбец на обороте («на затыли») по местам склейки составов с таким расчетом, чтобы их приписи заканчива­лись на лицевой стороне столбца под основным текстом. Приписи лиц, ответственных за содержание документа, слу­жили в делопроизводстве XV—XVII вв. специальным средством защиты текста и придавали ему юридическую силу. Скрепы стави­лись в определенных местах документов: в книгах — на внутреннем, внешнем или нижнем полях листа; в столбцах или грамотах — на лицевой (на «лице») и оборотной (на «затыли») сторонах документа.

Приписи имели важное значение для тех лиц, которые работали впоследствии с документацией в других государственных уч­реждениях. При создании новых документов по различным вопросам приказные люди, ссылаясь на ранее возникший документ, указывали не только его суть, но и включали в свой текст скрепы дьяков. В качестве примера приведем запись из кормленной книги Калицкой четверти 1613— 1617 гг. (в кормленных книгах учитыва­лось денежное четвертное жалованье служилым людям): «Псков. Савостьянъ Григорьевъ сынъ Квашнин. 122-го (1614 г.) ав­густа во 12 день по государеву указу по памяти за приписью дияка Марка Поздеева велено ему старой его оклад, что было при царе Василье, 6 рублев, по сыску дворянъ и детей боярских справить, а в Книге 118-го (1609/1610) году те статьи по 6 рублев в разоренье провели, да 124-го (1616 г.) июля въ 1 день по памяти за приписью диака Михаила Данилова за псковскую службу и за осадное сиденье придано ему ко 6 рублем 5 рублев и придача велено справить».

Юридическая сила дьяческой приписи законодательно утверждалась рядом статей Соборного уложения 1649 г. Например, в Главе 20 («Суд о холопах») в ст. 8 описана процедура оформления в приказе Холопьего суда служилых кабал на бывших холопов, Предъявивших полученные в связи со смертью их бывших господ отпускные грамоты. При поступлении таких людей в холопы к новым владельцам предусмотрено «...давать служилые кабалы, а Отпускные велеть клеить к кабалам и закреплять дьячьею рукою. списки с тех отпускных оставливать в Холопье приказе за дьячьею приписью, и те кабалы и отпускные и холопей в рожей (т.е. лицом) и в приметы записывать в книги».

Дата добавления: 2014-01-11