Обложка

Формирование и хранение дел

Составление и оформление номенклатуры дел

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их индексов или номеров и сроков хранения.

Имеет определенную форму, как правило, это документ, представленный в виде таблицы (индекс, заголовок дела, дата заведения и дата закрытия, количество листов, срок хранения, примечания). Номенклатура дел составляется на 1 год, в конце календарного года составляется на следующий год. Ее утверждает руководитель предприятия, подписывает руководитель подразделения делопроизводства либо того подразделения, которое занимается делопроизводством, согласовывается с руководителем архива организации.

Перечень организационных документов, возникающих в ходе работы организации.

Назначение номенклатуры:

1. Выступает в роли своеобразного плана распределения исполненных документов по делам

2. Является учетной формой для заведенных дел

3. Устанавливает индексы или номера и сроки хранения дел

4. Используется для проверки наличия дел

Заголовок дела:

1. Рекомендуется, чтобы в делах хранились документы одного срока хранения.

2. Рекомендуется не делать слишком широким

Объем дела – меньше 250 листов! Если больше, то открывается дело с таким же заголовком Том2.

Переходящее дело – дело, не закрытое в течение одного календарного года.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дело постоянного и долговременных сроков хранения должны иметь твердую обложку.

Оформление дела включает в себя следующие действия:

1. Оформление обложки дела

2. Заведение карточки учета выдачи дела

3. Заведение и заполнение внутренней описи документов дела

4. Внесение документов в дело

5. Закрытие дела, которое производится в виде составления заверительной надписи, подшивки и опечатывания

Дата добавления: 2014-01-11