Документооборот при контроле запасов

Документооборот в производстве

Документооборот в отделе снабжения

Лекция 15 14.12.10

В отделе снабжения по поступающим документам проводится сверка соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласие на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляется контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения существует специальный журнал регистрации – журнал учета поступающих грузов, в котором указывают реквизиты поставки. В примечаниях делают отметку об оплате счете или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест и массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам.

Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами.

Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск.

В них указывают:

- вид операции;

- номер склада, отпускающего материалы;

- цех-получатель;

- шифр затрат;

- номенклатурный номер;

- наименование отпускаемых материалов;

- единицу измерения;

- лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Применение лимитно-заборной карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемость лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склад отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй – с распиской получателя у кладовщика.

Дата добавления: 2014-01-11