Введение. Успех любого начинания в какой-либо сфере деятель­ности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятель­ности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом пре­поднести информацию в письменном виде, то есть пра­вильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами.

В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регист­рацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и другими процес­сами делопроизводства.

С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хра­нению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.). Кроме того, при не­обходимости может производиться копирование докумен­тов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их транспортировка внутри и вне аппарата управления. Доку­ментирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материаль­ных, трудовых ресурсов и времени.

Без правильной постановки делопроизводства в органи­зации невозможно справиться с потоком документов, обо­рачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его испол­нение и обеспечить сохранность.

Наличие большого количества функционирующих баз данных, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества, создание технологий, обес­печивающих интерактивный доступ массового пользовате­ля к этим информационным ресурсам, расширение функ­циональных возможностей информационных систем не отменяет проверенных временем технологий ДОУ, а мо­дернизирует их, заставляет более ответственно относиться к их четкой регламентации и соблюдению. К сожалению, на современном нормативно-методическом обеспечении ДОУ сказывается отсутствие единого координирующего органа. Это приводит к тому, что выпускаемые в последние годы правила и инструкции сделаны зачастую неряшливо, не учитывают содержание друг друга, из более новых ра­бот выпадают некоторые положения, уже установленные в предыдущих нормативах. Поэтому современному специа­листу в области работы с управленческой документацией необходимо иметь библиотечку нормативно-методических материалов и хорошо ориентироваться в их содержании.

Отдельные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгал­терской, статистической, военной, технической, дипломати­ческой и др.). Выделение систем специальной документа­ции было вызвано особенностями содержания документов, входивших в эти системы, и отличными от других правила­ми их составления и работы с ними.

Возможные негативные последствия автоматизации и ин­тенсификации труда делают необходимым элементом управ­ления и продуманную систему компенсации в организации рабочей среды офиса и рабочих мест его служащих. В каче­стве таких компенсаций могут использоваться исключение фоновых психологических нагрузок, приятный интерьер и мебель, комфортная информационная и нормативно-мето­дическая обеспеченность работы с документами и др.

Поэтому организация эффективной работы с докумен­тами, совершенствование всех информационно-докумен­тальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреж­дений является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предпри­ятия независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требова­ниями, установленными действующими нормативными ак­тами по делопроизводству и архивному делу. Современная организация ДОУ не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, пси­хологических аспектов, знание которых необходимо любо­му, чья специальность состоит в обработке управленческой информации.

Вся совокупность работы с документами, начиная с мо­мента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием «делопроизвод­ство». Она включает в себя как все операции по составле­нию и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.). Составной частью делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления документов. Основным объек­том изучения в делопроизводстве является документ, а так­же процессы работы с ним.

Дата добавления: 2014-01-13