История развития. Современное делопроизводство

1.1. История развитие системы государственного делопроизводства в России

1.1.1. Делопроизводство в Древней Руси

С образования древнерусского государства письмен­ность стала инструментом для ведения дипломатической переписки с другими странами, заключения межгосудар­ственных договоров. В условиях формирования социально дифференцированного общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов и т.п. Уже в те давние времена до­кумент служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось большое значение.

Важные документы древнерусские князья хранили бе­режнее, чем драгоценности. Известно, что во времена Яро­слава Владимировича Мудрого собрание наиболее важных грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском при­деле Софийского собора. Считается, что именно здесь были сосредоточены и документы времен до Владимира Свято­славовича. Еще одним хранилищем документов являлся Киево-Печерский монастырь, основанный при Ярославе выходцем из Черниговщины преподобным Антонием.

Из-за пожаров, княжеских междоусобиц и монголо-татарского нашествия большая часть документов древне­русских времен погибла. Лишь отдельные из них дошли до нашего времени. Наиболее древние из них — рукописные книги «Остромирово Евангелие» 1056—1057 гг. и «Сборник Святослава» 1073 и 1076 гг., произведения оригинальной древнерусской литературы «Поучение к братии» епископа Луки, «Слово о законе и благодати» митрополита Иллари­она, «Житие Бориса и Глеба» и т.п. Все они на сегодняш­ний день являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами той эпохи.

Наиболее значимым историческим документом явля­ется Повесть временных лет, также дошедшая до нас не в оригинале, а в более поздних списках. Одним из них явля­ется Лаврентиевский список, названный по имени монаха Лаврентия, который составил его в 1377 г., и Ипатьевский список (от Ипатьевского монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом XV в. Именно в этом до­кументе содержатся сведения о первых международных ак­тах - договорах Руси с иностранными государствами.

Одним из древних документов — сборников норм пра­ва является Правда Русская, или Русская правда (термин «правда» здесь означает закон). Этот документ не сохра­нился. До нашего времени дошли лишь многочисленные списки (копии), из которых наиболее старинные датиру­ются XIII в. (их около 300).

Важными документами той эпохи были «княжьи уста­вы» и «уроки», а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внут­ренних государственных норм и порядков, как, например, Устав Владимира Мономаха, который стал дополнением и своеобразной частью Русской правды. Под «уроками» подразумеваются постановления князей преимуществен­но финансового характера. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковных судов, и обеспечить церковь материаль­но. Сохранились церковные уставы князей Владимира Свя­тославовича и Ярослава Владимировича. Первый известен в копии XIII в., второй — XIV в.

Документально закреплялись обычно три типа отноше­ний: государственные, производственные и гражданские. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, свидетельствуют о том, что до X в. в основном документи­ровались правовые отношения между гражданами.

Подорожные грамоты, письменные завещания и другие документы того времени позволяют сделать вывод о том, что в древнерусском государстве существовала культура составления и оформления подобных документов. В специ­альных школах велась подготовка писцов, судейских секре­тарей, печатников (хранителей печати).

Язык документов Киевской Руси — старославянский.

Писались документы на дорогостоящем пергаменте — специальной тонко выделанной бараньей, козлиной или телячьей коже. Утратившие силу документы счищались с пергамента, после чего он использовался снова. Поэтому почти не сохранилось документов тех времен. С X в. перга­мент стал вытесняться бумагой. Документы писались гуси­ными перьями. Химический состав бумаги и чернил обес­печили большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени.

В XI—XV вв. развиваются законодательные основы го­сударства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимав­шихся созданием и обработкой документов. Решением во­просов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливаются правила засвиде­тельствования документов подписями (скрепами), печатя­ми, «мостами» князей, городов и отдельных чиновников. В этот период создаются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами наиболее распространен­ных документов. Центрами ведения и хранения документов были храмы, монастыри, гостиные дворы.

Становление и централизация московского государства приводит к развитию государственного управления и дело­производства.

До XV в. в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Боярская Дума была высшим государственным учреждением. Органами цен­трального управления были так называемые пути: соколь­ничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостелями, компетенция которых рас­пространялась и на вотчины. Делопроизводство вели дья­ки, а при наместниках - писари и подьячие.

1.1.2. Приказное делопроизводство

Система государственного делопроизводства Москов­ского княжества начинает складываться в середине XV в.

Тогда были организованы первые государственные учреж­дения — присутственные места, или приказы. Количество приказов как мест создания документов в XVII в. состав­ляло от 40 до 70.

Приказами стали называть и основные документы, соз­даваемые там — поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжение) в документоведении остался неизменным и до наших дней.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки (составители документов) — от одного до десяти. В ведении дьяков находились подья­чие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых», «середних» и «молодых». В крупных прика­зах подьячие объединялись по территориальному принци­пу в «столы» или повытья — структурные подразделения приказов. Старшим подьячим, наиболее опытным и ува­жаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хране­нием дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие по­дьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу.

Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление доку­мента на рассмотрение и его регистрация (проставления даты); подготовка дела к «докладу» (старшим дьякам); рас­смотрение дела; оформление решения по делу («отпуск»), заверение документа дьяком, который ставил свою подпись. Несмотря на небольшое число видов документов, форму­ляр документа еще не сложился, а устойчивые формулы использовались в основном в обращениях (кому пишет — от кого). Законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведом­ственные архивы» — сундуки и шкафы для хранения дел.

Развитию актового делопроизводства способствовало принятие Устава 1566 г., который предусматривал ведение всех документов «словы русскими». В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярско­го стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей фео­дального общества. Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязы­вал помещиков каждого уезда «збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были захованы» и хранились «у скрынях моцных за тремя замка­ми». К сожалению, большая часть актовых книг утрачена. Ныне общее количество актовых книг составляет 7500 то­мов, которые вмещают около 5 млн документов-записей.

1.1.3. Коллежское делопроизводство

Крупные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр I.

В канцелярии созданного им Се­ната действовала система регистрации входящих и исходя­щих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностран­ных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Ма­нуфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Система делопроизводст­ва получила название «коллежской», по названию учреж­дений нового типа.

Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Последний точно оп­ределял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как ее структурного подразделения, занимающегося дело­производственной деятельностью.

Управляющим канцелярией является секретарь. На нем лежит ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по де­лам, оформление решений и контроль над их исполнени­ем, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел об­щий журнал входящих документов и отвечал за сохран­ность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляри­сты (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно так­же организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»).

Таким образом, система делопроизводства XVIII в. была основана на обширной законодательной базе, строгом за­креплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, так и отдельных должностных лиц.

1.1.4. Министерское делопроизводство

Принципы министерского делопроизводства зародились еще при действующей системе коллежского делопроизвод­ства, когда председатели коллегий приобретали все больший вес в своих учреждениях и становились фактически едины­ми начальниками, принимавшими решения по делам.

В начале XIX в. были созданы первые министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, ком­мерции, финансов, народного просвещения, юстиции и го­сударственное казначейство. Принцип коллегиальности принимаемых решений был в них сохранен, но последнее слово оставалось за начальниками — министрами. Мини­стру подчинялись департаменты, структурными подраз­делениями которых были отделения, состоявшие, в свою очередь, из столов. Делопроизводством министерства за­нималась канцелярия, решения по вопросам и документам принимал совет министра.

Тогда же был учрежден Комитет министров — высшее административное учреждение, действовавшее на колле­гиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие со­вместного согласованного решения.

В это время появилось само понятие делопроизводства, как решение вопросов, начиная от поступления или созда­ния документа до его архивного хранения. Основной зада­чей делопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управ­ления.

Начальной стадией работы с документами была их регист­рация при поступлении в министерство или отправке вновь созданных документов для работы. При этом для регистра­ции документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и писцам, существовали отдельные журналы. При отправке дел в подчиненные структуры они обязаны были сообщать об исполнении отправленной бума­ги. Контроль над исполнением дел, возлагался на начальни­ков отделений и директоров департаментов. На основе ве­домостей по исполнению документов в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем депар­таментам и канцелярии министерства. Последняя стадия де­лопроизводства — отчеты (финансовые, отчеты по деятель­ности и планы на следующий год).

Система делопроизводства того времени была регламен­тирована Общим учреждением министерств и Сводом за­конов, которые четко оговаривали принципы деятельности учреждений различной подчиненности и ведение дел в них. Стали регулярно издаваться письмовники (сборники об­разцов документов). Появились теоретические разработки в области делопроизводства.

В конце XIX — начале XX вв. появляются новые техни­ческие средства — пишущие машинки, телеграф, затем те­лефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьше­нии объема документов (за счет более компактного распо­ложения текста).

1.1.5. Делопроизводство в СССР в XX веке

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы ор­ганизации делопроизводства в 1920—1930-х гг., период поч­ти полного отсутствия разработок в этой области в 1940— 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960—1990-х гг.

Смена государственной системы в 1917 г. сопровожда­лась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь — ускорения процессов обработки документов и прохожде­ния дел по инстанциям.

Для управления государством был создан Совет Народ­ных Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 от­раслевыми народными комиссариатами (наркоматами).

После Октябрьской революции 1917 г., так как старые работники министерств были уволены, для работы в учреж­дениях были привлечены профессиональные революцио­неры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специально­го образования кадры. Уровень ДОУ понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядоче­нии своего положения. Она не может стабильно существо­вать в условиях беспорядочного управления с неподготов­ленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшест­венников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании проекта Положения о письмоводстве и делопроизводстве за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомст­ва 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: ис­ключение устаревших канцелярских шаблонов при состав­лении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п. Однако эта работа не была доведена до конца.

К тому же на уровне делопроизводства негативно отра­жались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Для создания доку­ментов стала использоваться низкосортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, чернила разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда ар­хивные документы начали стремительно портиться, бумага рассыпалась, выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной потери текста.

Для обеспечения законодательной базы новой систе­мы делопроизводства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О порядке утверждения и опубликования за­конов». Для улучшения качества оформления документов был принят Декрет СНК РСФСР от 02.03.1918 «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечисля­лись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации дело­производства. Затем было издано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Были доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и дело­производстве. Также были разработаны и другие нормативно-методические документы в сфере ДОУ.

В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ), совершенствования до­кументирования исполнения, планирования и учета, улуч­шения делопроизводства в аппарате управления. Интерес­ные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управ­ления (основан в 1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистра­ции документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основы­валась на следующих общих принципах, во многом актуаль­но звучащих и сегодня:

— организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

— регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

— отказ, где возможно, от регистрации вообще;

— число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

— справочная работа обеспечивается с наименьшей за­тратой времени;

— контроль исполнения документов должен быть про­веркой по существу, не носить формальный характер;

— наблюдение, руководство и ответственность за по­становку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управ­ления совместно с Центрархивом РСФСР были подго­товлены и изданы Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению переч­ней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, фор­маты бланков. Стандартизировались материалы, приме­няемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве появляют­ся системы специальной документации — статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Про­водятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различ­ными ведомствами и организациями, обобщены исследова­ния отечественных и зарубежных ученых.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти пол­ному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940—1950-е гг.

Интерес к делопроизвод­ственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концеп­ции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

В 1960—1980-е гг. была разработана обширная законода­тельная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классифика­торы, УСД. Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учрежде­ний и организаций РСФСР.

В 1963 г. Главное архивное управление при Совете Мини­стров СССР (Главархив СССР) выпустило Основные пра­вила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были руково­дящим материалом (единственным), способствовали упоря­дочению деятельности служб документации и архивов. Вы­шло постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».

Тогда же была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизвод­ственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт докумен- товедения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была передана разработка ЕГСД.

В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использо­вания.

Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стали разработка и издание ГОСТ на управлен­ческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, УСД и госстандартов на эти системы.

В конце 1980-х гг. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 была утвержде­на «Государственная система документационного обеспече­ния управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Последняя до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации дело­производства в нашей стране. При неоднократных переиз­даниях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

На основе изложенного можно заключить, что традици­онная российская технология процессов ДОУ имеет следу­ющие особенности:

— четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководи­тель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или ма­шинописных картотеках, куда заносятся все сведения о до­кументах, их перемещениях, резолюциях начальства, кон­троле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

— ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или жур­налов);

— для обеспечения единого порядка обработки доку­ментов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

— относительно небольшое разнообразие процессов де­лопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

— основы технологии ДОУ закреплены в государствен­ных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии — централизо­ванное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевре­менной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители ра­ботают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их дейст­вия с помощью РКК.

1.2. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

1.2.1. Понятие делопроизводства

Термин «делопроизводство» появился во второй поло­вине XVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решае­мый вопрос. Делопроизводство (производство дела) опре­деляло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию ин­формационного сопровождения дел, т.е. ведение докумен­тации по их рассмотрению.

Новое значение термина определяет главную цель дело­производства — информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосо­четание ДОУ.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с офици­альными документами. Информация, содержащаяся в до­кументах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, клас­сификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

— фиксирование информации (создание текстовых до­кументов в сфере управления);

— организация работы с документами (создание усло­вий, обеспечивающих движение, поиск и хранение доку­ментов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные зада­чи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация до­кументов; передача документов для их последующего ис­полнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют опре­деление ДОУ. В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая до­кумент на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера — твердую копию файла — бумажный документ. Последний может быть по­лучен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ — файл. Нако­нец, файлы без распечатывания могут пересылаться в дру­гую организацию по электронной почте.

Классификация документов происходит по многим фак­торам: по видам, по форме, по содержанию, по происхожде­нию, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и рек­визиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адре­сат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — речевая информация, зафиксирован­ная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным ли­цом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Правила составления и оформления реквизитов рег­ламентируются ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распоря­дительной документации», где в определенной последова­тельности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В доку­ментообороте участвуют руководители разного ранга, спе­циалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документообо­рот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования опера­тивности и достоверности информации для принятия ре­шения и управления организацией.

К информации предъявляются два требования, во-пер­вых, она должна быть своевременной, а во-вторых, доста­точной для принятия наилучшего решения.

Информационные связи предприятия могут осуществ­ляться различными средствами, как устными, так и пись­менными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Устная связь осуществляется при помощи: уст­ных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телекон­ференций.

Документирование — процесс подготовки и создания до­кументов, совокупность работ по документированию дея­тельности предприятия и по организации в нем докумен­тооборота.

Достижения в науке, стремительное развитие производ­ства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повы­сить эффективность и качество управления, следует совер­шенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся: оперативность в составлении и прохождении документа; высокое качество документов; оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопус­тимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.); широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры: оптими­зация распределения обязанностей между сотрудниками; оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой; внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий; при­менение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для орга­низации работы с документами.

Развитие компьютерной техники и новых информаци­онных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современное делопроизводство ха­рактеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункцио­нальных телефонов, факсов, модемов) и сетевых техноло­гий. Для решения основных задач делопроизводства на со­временном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуника­ционные технологии и Интернет.

Для создания документов используются текстовые ре­дакторы. Эта информационная среда позволяет оператив­но редактировать документы, использовать готовые фор­мы (шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое. Специальные программы-пере­водчики помогают быстро и грамотно производить перево­ды документов на любой язык. Табличные процессоры по­зволяют включить в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные про­граммы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии и стиля письма, что является еще одним существенным преимуще­ством использования компьютера в делопроизводстве.

Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоря­ет процесс обмена.

Для регистрации документов и контроля за их ис­полнением используются программы по автоматизации управления и организации труда сотрудников делопроиз­водственных служб. Они позволяют регистрировать внут­ренние и внешние документы, осуществлять контроль за исполнением документов, своевременное оповещение ис­полнителя о наступлении срока исполнения документа.

Для хранения и систематизации документации исполь­зуются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.

1.2.2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда

Труд в сфере управления состоит из сравнительно не­большого числа сложных логических либо творческих опе­раций — прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как но­сителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит орг­техника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Доку­ментирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управлен­ческих решений по установленным правилам, т.е. в созда­нии управленческих документов.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (дело­производственные), логические и творческие.

К техническим (делопроизводственным) операциям от­носится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемеще­ние документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых под­счетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда ру­ководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора опти­мального решения, документирования принятого решения и пр.

Дата добавления: 2014-01-13