Карточная форма регистрации

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и записи в регистрационных формах.

Регистрируются все документы, требующие:

- учета

- исполнения

- использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации:

- Сообщения о заседаниях, собраниях и повестки дня

- Графики, наряды, заявки

- Учебные планы, программы

- Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров

- Прейскуранты, прайс-листы

- Поздравительные письма

- Пригласительные билеты

- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)

- Формы статистической отчетности

- Корреспонденция с пометкой «лично»

- Объяснительные записки.

Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии), децентрализованно (в структурных подразделениях), в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть – в структурных подразделениях)

Формы регистрация документов: журнальная и карточная.

Журнальная форма регистрации документов – книга с разграфленными страницами.

Карточка изготавливается из бумаги формата А5(148 х 210) или А6 (105 х 148)

Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю или по диагонали). Документы разбивают на группы по различным признакам: по наименованию (приказы, акты), по маршруту движения (входящие, исходящие) и т.д.

Это облегчает визуальный поиск различных видов документов. Вверху карточки стоят числа месяца с 1 по 31. Срок исполнения документа обводится кружком.

На один поступивший документ заполняется минимум 2 карточек. Одна карточка помещается в сроковую картотеку, другая – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю. Количество карточек может быть до 5-ти.

При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из форм (карточная или журнальная) заполняется на компьютере.

Работа с зарегистрированными документами предполагает внесение дополнительных сведений, отражающих ход исполнения документа, внесение изменений в прежние записи и отметки.

Подписанные руководителем документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

- Автор документа;

- Наименование документа;

- Дата документа;

- Номер документа

- Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

- Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

- Заголовок документа и его краткое содержание;

- Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции):

- Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Могут быть включены и другие: расписка получателя в получении документа, наличие приложений и др.

Дата добавления: 2014-01-11