В дело № 02-10

Г.

Г.

Г.

Г.

Секретарь А.И. Калинина

16.01.2008г.

Секретарь О.И.Лукьянова

17.01.2008г.

Делопроизводитель Журавлева М.П. Журавлева

Курьер Г.О.Петров

В дело № 02-08

Семенова 25.05.2008г.

Унифицированная форма должностной инструкции

Наименование организации   ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ   00.00.0000 № 00   Москва _____________________ ^наименование   ^должности работника

Утверждаю Руководитель организации Личная Расшифровка подпись подписи 00.00.0000

СТРУКТУРА ТЕКСТА

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (связи по должности)

7. Организация работы

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Личная подпись

Расшифровка подписи

Визы согласования

с заинтересованными

должностными лицами

С инструкцией ознакомлен

Личная подпись Дата

Расшифровка подписи

В дело № 00-00

Личная

подпись 00.00.0000

Пример оформления должностной инструкции секретаря -референта

ООО «Бригада» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 15.01.2008г. № 01 г. Чехов Московской области

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Бригада» Еремин В.В.Еремин 15.01.2008г.

Секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Секретарь-референт является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.

1.2 Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором организации.

1.3При отсутствии секретаря-референта его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации.

1.4Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством РФ, нормативно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положениями о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.

1.5 На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим специальным образованием без требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения.

……………..

2. ФУНКЦИИ

2.1 Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных документов.

2.2 Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.

2.3 Анализ состояния исполнительной дисциплины и разработка мер по ее улучшению.

2.4 Учет объема документооборота организации.

Оформление и отправление исходящих документов.

Формирование в дела исполнительных документов.

Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения.

……………….

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм.

Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.

Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись.

Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам.

Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий.

Ведение контрольной картотеки.

Работа с исполнительными в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов.

Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами.

Разработка предложений по повышению уровня исполнительной дисциплины.

Совершенствование системы контроля исполнения документов.

Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.

Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.

……………..

4. ПРАВА

Требовать выполнение установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответсвующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.

Требовать от сотрудников организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.

…………………

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

Невыполнение указаний и поручений руководства организации.

Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

…………………….

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ

Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.

7. ОЦЕНКА РАБОТЫ

……………………..

……………………..

Заведующий секретариатом Хитрова А.В. Хитрова

Начальник отдела

кадров

П.А. Егоров

15.01.2008г.

Юрисконсульт

И.М.Озеров

15.01.2008г.

С инструкцией ознакомлена:

Секретарь-референт А.И.Иванова

В дело № 02-09

Семенова 16.01.2008г.

Пример приказа

К

ООО «Строитель»

ПРИКАЗ

08.01.2008г. № 02

Москва

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности

Приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ООО

«Строитель».

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.2008г.

Ответственный – секретарь-референт А.И.Иванова.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 01.02.2008г.

руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – начальники структурных подразделений.

4. Секретарю-референту А.И.Ивановой совместно с заведующим копировально-

множительной службой Г.О.Петровым обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 01.02.2008г.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя

директора П.А.Егорова.

Директор С.Т.Борисов

Заместитель директора

П.А. Егоров

08.01.2008г.

С приказом ознакомлены:

Секретарь-референт А.И.Иванова

09.01.2008г.

Заведующий копировально-

множительной службой Г.О.Петров

09.01.2008г.

В дело № 01-03

10.01.2008г.

Пример выписки из приказа

ООО «Строитель»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

08.01.2008г. № 02

Москва

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности

Приказываю:

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 01.02.2008г.

руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные – начальники структурных подразделений.

Директор С.Т.Борисов

Верно

Секретарь-референт А.И.Иванова

09.01.2008г.

Пример распоряжения

ОАО «Зенит»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

12.01.2008г. № 05

Москва

О совершенствовании работы

отдела делопроизводства

В связи с необходимостью совершенствования работы отдела делопроизводства

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальника отдела делопроизводства А.И. Калинину не позднее 20.01.2008г.

подготовить проект Инструкции по работе с документами в ЗАО «Зенит».

2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на заместителя

генерального директора О.И.Лукьянова.

Генеральный директор Д.А.Чернышев

Юрисконсульт

И.М.Озеров

12.01.2008г.

С распоряжение ознакомлены:

Начальник отдела делопроизводства А.И. Калинина

12.01.2008г.

Заместитель генерального директора О.И.Лукьянов

12.01.2008г.

В дело № 01-04

13.01.2008г.

Пример решения

ЗАО «Любимов, пирогов и компания»

Решение

Совета учредителей

05.05.2008г. № 17

Москва

О ликвидации ЗАО «Любимов,

пирогов и компания»

Совет учредителей ЗАО «Любимов, пирогов и компания» в связи с невозможностью далее осуществлять хозяйственную деятельность ЗАО без риска стать несостоятельным (банкротом) в силу ставших стабильными неплатежей контрагентов

РЕШИЛ:

3. Признать нецелесообразность дальнейшей финансово хозяйственной

деятельности ЗАО.

4. Ликвидировать ЗАО с 01.08.2008г.

5. Экземпляр настоящего решения совета учредителей с их подписями и

печатью ЗАО направить в территориальный налоговый орган для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц сведений о том, что ЗАО находиться в процессе ликвидации.

6. Назначить ликвидационную комиссию ЗАО в составе: Мишина А.Н.,

Любимов В.И., Пирогов А.В., Фролов И.Г., Кудрин Д.М., Иванов П.П. Указанный персональный состав ликвидационной комиссии ЗАО предварительно согласован с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

7. Председателем ликвидационной комиссии ЗАО назначить Мишину А.Н.

8. Поручить ликвидационной комиссии осуществить полный комплекс

мероприятий по ликвидации ЗАО, предусмотренный действующим законодательством и иными обязательными для исполнения актами, а также Учредительным договором ЗАО, в том числе:

· публикацию в органах печати о ликвидации ЗАО и о порядке и сроках

заявления требований его кредиторами (не менее двух месяцев);

· выявление кредиторов и письменное уведомление их о ликвидации

ЗАО;

· получение дебиторской задолженности;

· составление в установленном порядке и в надлежащие сроки

ликвидационного промежуточного баланса;

· представление промежуточного ликвидационного баланса на

утверждение учредителям (участникам) ЗАО;

· завершение расчетов с кредиторами и дебиторами с последующим

составлением ликвидационного баланса и представлением его на утверждение учредителям (участникам) ЗАО;

· урегулирование вопросов с налоговыми органами, внебюджетными

фондами, органом по регистрации юридических лиц и проведение иных организационных мероприятий, связанных с ликвидацией ЗАО.

9. Установить, что в соответствии с п.3 ст.62 Гражданского кодекса РФ с

момента принятия (подписания) настоящего решения о ликвидации ЗАО и назначить ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ЗАО.

10. Ликвидацию ЗАО полагать завершенной, а ЗАО - прекратившим свою

деятельность с момента внесения записи об этом в государственный реестр регистрации юридических сил.

Настоящее решение принято единогласно.

Учредители ЗАО «Любимов, пирогов и компания» В.И.Любимов

А.В.Пирогов

И.Г.Фролов

Д.М. Кудрин

В дело № 01-04

05.05.2008г

Пример указания

ОАО «Строймост»

УКАЗАНИЕ

11.01.2008г. №04

г. Москва

О порядке направления на курсы

повышения квалификации

Для составления графика посещений курсов повышения квалификации в период с 1 марта по 30 апреля 2008г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям отделов представить секретарю О.И.Лукьяновой список сотрудников желающих пройти курсы повышения квалификации. Срок предоставления списков – до 25 января 2008г.

2. Секретарю О.И.Лукьяновой составить единый сводный список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации, и представить для утверждения начальнику отдела кадров А.И. Калинину. Срок представления списка – 27 января 2008г.

Директор Д.А.Чернышев

Заместитель директора

И.М.Озеров

11.01.2008г.

С указанием ознакомлены:

Начальник отдела кадров А.И. Калинин

11.01.2008г.

Секретарь О.И.Лукьянова

11.01.2008г.

В дело № 01-05

11.01.2008г.

Форма полного протокола

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000

№ 00

г. Москва

Производственного совещания

Представитель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О подготовке………………………доклад заместителя директора………………….

2. О выполнении …………………………………………………………………………...

………………………………………..Сообщение главного бухгалтера……………………..

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – Изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия и.О., должность – Содержание выступления

Фамилия и.О., должность – Содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Утвердить…

Голосование:

1.2. Представить…

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Голосование:

Представитель	Личная подпись	Расшифровка подписи
Секретарь	Личная подпись	Расшифровка подписи

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000

Пример полного протокола

ООО «Прогресс»

ПРОТОКОЛ

25.01.2008г. № 01

г. Москва

Общего собрания трудового

коллектива

Председатель – Покровский И.И.

Секретарь - Зуева М.П.

Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)

Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов Ю.А.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение главного бухгалтера Силиной О.Б.

2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение заместителя директора Ветрова А.А.

3. Разное.

1.СЛУШАЛИ:

Силина О.Б. – текст сообщения прилагается.

ВЫСТУПАЛИ:

Назарова И.И., начальник отдела кадров – одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом.

ПОСТАНОВИЛИ:

Большинством голосов (за – 36. против – 1, воздержалось – 2) постановили перейти на новую систему оплаты труда с 01.03.2008г. Ответственные – главный бухгалтер Силина О.Б., начальник отдела кадров Назарова И.И.

2.СЛУШАЛИ:

Ветров А.А. – текст сообщения прилагается.

ВЫСТУПАЛИ:

Покровский И.И., генеральный директор – поддержал высказывание в сообщении Ветровой А.А. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности.

ПОСТАНОВИЛИ:

Единогласно постановили подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2008-2010гг. Ответственный – заместитель директора Ветрова А.А.

Председатель И.И. Покровский

Секретарь М.П. Зуева

С протоколом ознакомлены:

Заместитель директора А.А. Ветрова

Главный бухгалтер О.Б. Силина

Начальник отдела кадров И.И. Назарова

В дело № 01-07

Форма выписки из протокола

Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.0000г. № 00

г. Москва

Производственного совещания

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

4. О ………………………… Сообщение……………………….

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. –текст выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

Установить……….

…………………….

Председатель Личная подпись Расшифровка подписи

Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи

Верно

Должность Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Пример выписки из протокола

ООО «Прогресс»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

25.01.2008г. № 01

г. Москва

Общего собрания трудового

коллектива

Председатель – Покровский И.И.

Секретарь - Зуева М.П.

Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)

Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов Ю.А.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение заместителя директора Ветрова А.А.

СЛУШАЛИ:

Ветров А.А. – текст сообщения прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ:

Единогласно постановили подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2008-2010гг. Ответственный – заместитель директора Ветрова А.А.

Председатель И.И. Покровский

Секретарь М.П. Зуева

Верно

Секретарь М.П. Зуева

Форма сокращенного протокола

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000

№ 00

г. Москва

Производственного совещания

Представитель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ……………………Доклад ……………………………………………..

(фамилия, инициалы выступающих)

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить…….

Голосование:

2. О …………………….. Доклад …………………………………………….

(фамилия, инициалы выступающих)

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1………………………………………………………………………………..

2.2………………………………………………………………………………..

Представитель	Личная подпись	Расшифровка подписи
Секретарь	Личная подпись	Расшифровка подписи

Визы ознакомления

заинтересованных лиц

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000

Пример сокращенного протокола

ООО «Прогресс»

ПРОТОКОЛ

25.01.2008г. № 01

г. Москва

Заседания дирекции

Председатель – Покровский И.И.

Секретарь - Зуева М.П.

Присутствовали: Гришин М.С., Панкратова И.О., Сергеев Р.И., Яковлев Н.В.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ходе рекламной компании в 3 кв. 2008г. Сообщение начальника отдела

рекламы Гришина М.С.

(Сергеев Р.И., Панкратова И.О.)

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить работу отдела рекламы в 3 кв. 2008г.

2. Об изменениях в системе налогообложения. Сообщение главного бухгалтера Яковлева Н.В.

(Сергеев Р.И., Лиходеев Ю.И.)

ПОСТАНОВИЛИ:

Принять к сведению информацию об изменениях в системе налогообложения.

Председатель И.И. Покровский

Секретарь М.П. Зуева

В дело № 01-08

31.01.2008г.

Форма краткого протокола

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000

№ 00

г. Москва

Производственного совещания

Представитель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ………………….Сообщение……………………………………………………….

ПОСТАНОВИЛИ:

1. ………………………………………………………………….

Представитель	Личная подпись	Расшифровка подписи
Секретарь	Личная подпись	Расшифровка подписи

Визы ознакомления

заинтересованных лиц

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000

Форма краткого протокола

ООО «Прогресс»

ПРОТОКОЛ

25.01.2008г. № 01

г. Москва

Производственного совещания

Председатель – Покровский И.И.

Секретарь - Зуева М.П.

Присутствовали: Аникеева М.С., Панкратова И.О., Звягина Р.И., Нефедов Н.В.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение заместителя директора Чернова Ю.И.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить предложение для обсуждения на переговорах. Ответственный - начальник производственного отдела Нефедов Н.В. Срок – 15.02.2008г.

Председатель И.И. Покровский

Секретарь М.П. Зуева

С протоколом ознакомлен:

Начальник производственного

отдела Н.В. Нефедов

30.01.2008г.

В дело № 01-09

31.01.2008г.

Пример исходящего письма

Выставочный центр «Экспо-бизнес»   Новая ул., 26, Москва, Россия, 1179899 E-mail:…………………….. ОКПО…………………….. ОГРН……………………….. ИНН/ КПП…………………. 23.02.2008г. № 63     О рассмотрении заявки на участие в выставке

Директору ООО «Старт» В.Н.Некрасову ул. Вострякова, 117, Москва, Россия, 120220

Уважаемый Виктор Николаевич!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВВЦ «ЭКСПО-БИЗНЕС» не позднее 12.03.2008г. сроком на три дня ответственного исполнителя по вопросам участи в выставке Вашего предприятия.

С уважением,

Директор Центра Сечен Ю.А. Сечен

В.Т.Петрова

[phone]

В дело № 04-05

Иванова 23.02.2008г.

Пример входящего письма

Выставочный центр «Экспо-бизнес»   Новая ул., 26, Москва, Россия, 1179899 E-mail:…………………….. ОКПО…………………….. ОГРН……………………….. ИНН/ КПП…………………. 23.02.2008г. № 63     О рассмотрении заявки на участие в выставке

Директору ООО «Старт» В.Н.Некрасову Вострякова ул., 117, Москва, Россия, 120220

Уважаемый Виктор Николаевич!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВВЦ «ЭКСПО-БИЗНЕС» не позднее 12.03.2008г. сроком на три дня ответственного исполнителя по вопросам участи в выставке Вашего предприятия.

С уважением,

Директор Центра Сечен Ю.А. Сечен

В.Т. Петрова

ООО «Старт» Вх. № 154 27.02.2008г.

[phone]

В дело № 05-08

Ильина 28.02.2008г.

Пример справки

ООО «ОРГКОМПЛЕКТ» Московский филиал   СПРАВКА   14.04.2008г. № 4   Москва   О закупке мебели и оборудования

Директору ООО «ОРГКОМПЛЕКТ» А.Б. Иванову

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в 1 квартале 2008г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

Вид комплекта	Количество (шт.)	Стоимость (руб.)	Место упаковки

Справка составлена на основании …………………………….

Главный бухгалтер Медведев В.П.Медведев

М.П.

Форма докладной записки

Наименование структурного подразделения   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   00.00.0000 № 00   О ……….

Адресат     РЕЗОЛЮЦИЯ

ТЕКСТ

Наименование

должности Личная подпись Расшифровка подписи

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000

Пример докладной записки

Бухгалтерия   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   24.05.2008г. № 04   О применении штрафных санкций

Директору ООО «ПОЛИМЕР» И.К. Савельеву

Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу ЗАО «Спецоснаска», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.

Главный бухгалтер Журавлева М.П. Журавлева

В дело № 02-08

Семенова 25.05.2008г.

Форма докладной записки

Наименование структурного подразделения   ОБЪЯСНИТЕЛЬНА ЗАПИСКА   00.00.0000 № 00   О ……….

Адресат

ТЕКСТ

Наименование

должности Личная подпись Расшифровка подписи

В дело № 00-00

Личная

подпись 00.00.0000

Пример объяснительной записки

Отдел маркетинга ОБЪЯСНИТЕЛЬНА ЗАПИСКА   28.09.2008г. № 05   Об опоздании на работу

Директору ООО «Консультант» М.П.Устиновой

28.09.2008г я опоздал на работу на 45 минут из-за транспортной аварии. Справку, выданную автотранспортным предприятием, прилагаю.

Менеджер Юдин М.И.Юдин

В дело № 02-08

Семенова 25.05.2008г.

Пример служебной записки

Управление делами Госгортехнадзора России   СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   10.06.2008г. № 05-02/4   О проекте Инструкции по делопроизводству

Начальникам управлений и отделов Госгортехнадзора России

Направляю Вам уточненную редакцию проекта Инструкции по делопроизводству в Федеральном горном и промышленном надзоре России (Госгортехнадзоре России).

Прошу представить свои замечания и предложения к проекту Инструкции до 27 июня 2008г.

Приложение: проект Инструкции на 66л. В 1 экз.

Начальник Управления Семин В.Н. Семин

Форма акта

Наименование организации АКТ _______________г. №_____ Москва О _____________________

Утверждаю Руководитель организации Личная Расшифровка подпись подписи 00.00.0000

Основание: ___________________________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель:_________________________________________________________________

^{(должность, фамилия, инициалы)}

Члены комиссии: 1. ____________________________________________________________

^{(должность, фамилия, инициалы)}

2._____________________________________________________________

3._____________________________________________________________

Присутствовали: ______________________________________________________________

^{(должность, фамилия, инициалы)}

Текст

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Составлен в _____________ экземплярах:

1-й экз. – куда, кому

2-й экз.- ……..

3-й экз.- ……..

Приложение: наименование документов на __ л. в ___ экз.

Председатель Личная подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии Личная подпись Расшифровка подписи

С актом ознакомлены:

Должности Личная подпись Расшифровка подписи

Даты

В дело № 00-00

Личная

подпись 00.00.0000

Пример акта

ООО «Бригада»   АКТ   15.02.2008г. № 01   Москва

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Бригада» Еремин В.В.Еремин 15.02.2008г.

Проверки работы с документами

в отделе маркетинга

Основание: приказ от 10.01 2008г. № 06 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ООО «Бригада».

Составлен комиссией: начальник службы ДОУ О.П.Иванова

Члены комиссии: 1. Зав. производственным отделом К.А.Тихонов

2. Зам. главного бухгалтера В.Е.Павлова

3. Менеджер по кадрам П.Е.Александров

4. Секретарь – референт службы ДОУ Г.И.Пахомова

Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С.И.Родионова.

12.01.2008г. комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга.

В результате проверки установлено:

1. В отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы.

2. Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.

3. Отсутствуют два дела с перепиской за 2006 год.

4. Не проведена предархивная обработка документов 2006г., подлежащих длительному хранению.

Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.

Составлен в 4-х экземплярах:

1-й экз. – в дело 01-09;

2-й экз. – зам. директора по административно-хозяйственным вопросам;

3-й экз. – зав. отделом маркетинга;

4-й экз. – председателю комиссии.

Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга С.И.Родионовой на

1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии Иванова О.П.Иванова

Члены комиссии Тихонов К.А.Тихонов

Павлова В.Е.Павлова

Александров П.Е.Александров

Пахомова Г.И.Пахомова

С актом ознакомлены:

Заведующий отделом маркетинга Семенов М.И.Семенов

16.02.2008г.

Секретарь отдела маркетинга Родионова С.И.Родионова

16.02.2008г.

В дело № 01-09

Фомина 16.02.2008г.

Пример телеграммы

Телеграмма

срочная

москва михайлова 87

ооо квч Старт квч

татаринову

прошу сообщить данные о состоянии реализации продукции зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт а также подлежащей отгрузке ПРОДУКЦИИ зпт НЕОЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк ПЕТРОВ тчк

_____________________________________________________________________________________

Садовая, 5, Москва, 104466 Директор ООО «Бригада» Петров А.Б. Петров 15.07.2008г.

Отдел сбыта Егоров 277-09-08

Пример международной телеграммы

международная телеграмма

МАКСИМОВ ТОРГОВЫЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ЗАО КОНТАКТ В БОЛГАРИИ

УЛИЦА КРАСОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ

ПРЕДСТАВИТЕЛИ ЗАО КОНТАКТ АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ

15 МАРТА 2007ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ тчк ДИРЕКТОР

ПЕТРОВ тчк

_____________________________________________________________________________

Садовая, 5, Москва, 104466 Директор ООО «Бригада» Петров А.Б. Петров 15.07.2008г.

Коммерческий отдел Романов 277-09-23

Форма телефонограммы

Наименование организации ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00 Время передачи Место составления

Адресат № телефона

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

(ДО 50 СЛОВ)

Наименование должности

подписавшего телефонограмму И.О.Фамилия

Передала: секретарь И.О.Фамилия № телефона

Приняла: секретарь И.О.Фамилия № телефона

В дело № 00-00

Личная подпись 00.00.0000

Пример телефонограммы

ООО «Бригада» телефонограмма 31.08.2008г. № 10 11.45 г. Химки Московской области

ООО «Строитель» Главному бухгалтеру С.Т. Семеновой 100-08-00

Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном объеме. Просим принять выставленный счет в срок до 10.09.2008г.

Заместитель директора И.М.Федин

Передала: секретарь В.В. Хромова 128-09-10

Приняла: секретарь Д.И. Осина 100-08-00

Дата добавления: 2014-01-14