Тема 2. Организация как система

2.

2.1. Основные признаки систем

Основой теории организации является теория систем. Рассмотрим положения данной теории применительно к организации.

Система – набор взаимодействующих между собой элементов, предназначенных для достижения определенной цели.

Организация должна обладать всеми признаками системы, к которым относятся:

- множество элементов;

- единство главной цели для всех элементов;

- целостность и единство элементов;

- наличие связей между элементами;

- относительная самостоятельность элементов системы;

- четко выраженное управление.

Для успешного достижения поставленной цели организации необходимы:

- согласованные действия всех членов организации;

- обоснованное распределение материальных и финансовых ресурсов;

- создание системы обеспечения полной оперативной и достоверной информацией;

- использование современных технологий производства и управления;

- выделения в организации управляющей подсистемы (руководство, административно-управленческий аппарат и менеджеры различных уровней) и управляемую подсистему (производственные подразделения и отдельные исполнители).

2.2. Основные свойства систем

Основными свойствами систем являются:

- самосохранение – реализуется в стремлении сохранить свою единство и структуру при наличии отрицательных воздействий;

- эмерджентность - в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в неё элементов, причем система может обладать свойствами, не присущими её элементам, то есть потенциал системы выше суммы потенциалов каждого элемента системы;

- связность – реализуется в совместном действии ее элементов, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;

- каждая система имеет входное воздействие, систему его обработки, конечные результаты и обратную связь (рисунок 2.1)

Рисунок 2.1 – Основные составляющие системы

На вход подаются: информация, ресурсы, на выходе – продукция, информация.

Таким образом, каждая система имеет вход, куда подается информация и все виды ресурсов, технологию их обработки, выход, через который во внешнюю среду поступает переработанные ресурсы и информация и обратную связь, которая необходима для согласования результатов на выходе с задачами, стоящими на входе системы.

2.3. Классификация систем

Все системы делятся на три вида технические, биологические и социальные.

1.Технические системы включают станки, оборудование, компьютеры и другие изделия, созданные человеком для облегчения своего труда. Человек не входя в состав данных систем, управляет ими. Набор решений в технической системе ограничен, и последствия решений человека обычно предопределены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем и другие. Такие решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения в технической системе, определяет эффективность ее использования. Например, хороший программист может более эффективно использовать ресурсы компьютера. Результаты работы технических систем, как правило, заранее предопределены. Но могут возникнуть случаи, когда техническая система выходит из под контроля. Человек, управляющий такими системами, должен быть готов к таким ситуациям и быстро устранять сбои, возникающие в работе.

2. Биологические системы включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и другие. Эта системы обладают бóльшим разнообразием функционирования, чем технические.. Набор решений в биологической системе также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Тем не менее, последствия решения человека в биологических системах часто оказываются непредсказуемыми. Например, решения врача, связанные с методами и средствами лечения пациентов; решения агронома о применении тех или иных химикатов в качестве удобрений. Решения в таких системах предполагают разработку нескольких альтернативных вариантов решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее из альтернативных решений.

3. Социальные системы характеризуются наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. В качестве характерных примеров социальных систем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и другие. Социальные системы имеют наибольшее разнообразие в функционировании, поскольку каждый человек уникален. Поэтому при управлении социальными системами необходимо учитывать большое число факторов. Набор решений в социальной системе отличается бóльшим динамизмом, как в количестве, так и в средствах и методах реализации.

Таким образом, перечисленные виды систем обладают различным уровнем неопределенности в результатах реализации решений.

Не случайно мировая практика показывает, что легче получить статус профессионала в технической системе, значительно труднее – в биологической и чрезвычайно трудно – в социальной.

Социальная система включает биологические и технические подсистемы.

2.4. Основные разновидности систем

Социальные, биологические и технические системы могут иметь следующие разновидности:

1. По происхождению:

Искусственные системы создаются человеком для реализации программ или целей. Например, компьютер, семья.

Естественные системы создаются природой, человеком, а, возможно, и Богом для реализации целей мирового существования. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, круговорот воды в природе, муравейник.

2. По степени открытости к внешней среде:

Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от неё. Например, коммерческие фирмы, средства массовой информации.

Закрытые системы характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала и учредителей. Например, профсоюзы, политические партии, семья на Востоке. Полностью закрытых систем не существует.

3. По предсказуемости своей деятельности и получаемых результатов:

Детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом. Например, обучение студентов в институте, производство типовой продукции.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней и (или) внутренней среды и выходными результатами. Например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании.

4. По степени чувствительности к внешним воздействиям:

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого – слабой устойчивостью. Например, система котировок ценных бумаг, новые организации, человек при отсутствии твердых жизненных целей.

Жесткие системы – это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме группы руководителей, организации. Такие системы обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям, слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.

5. По степени сложности:

Простые системы, состоящие из небольшого числа элементов и имеющие простую структуру.

Сложные системы, состоящие из многих элементов и имеющие развитую структуру. Например, транснациональные корпорации.

6. По активности деятельности:

Активные системы, оказывающие сильное влияние на внешнюю среду. Например, государственная дума, средства массовой информации.

Пассивные системы, не оказывающие существенного влияния на внешнюю среду.

2.5. Основные факторы внутренней среды организации

Организация представляет собой открытую целостную систему, имеющую внутреннюю среду, которую формируют: цели, структура, задачи, технологии, люди.

Цель — это конечное состояние деятельности или желаемый результат, который добивается организация в целом или отдельное ее подразделение. В ходе планирования руководство разрабатывает цели и доводит их до членов организации. В результате этого координируется деятельность всех подразделений, а члены организации узнают, к чему они должны стремиться.

Структура организации — это логические взаимоотношения между подразделениями организации, позволяющие наиболее эффективно достигать поставленных целей. Структура предполагает специализированное разделение труда, то есть закрепление работы за специалистами, выполняющими работу лучше других. Специализированное разделение труда является необходимым условием повышения его производительности и осуществляется как по горизонтали, так и по вертикали.

Вертикальное разделение труда реализуется на основе принципа иерархии сверху вниз. Ведущим критерием иерархии является подчиненность сотрудников на каждом уровне. Высший руководитель организации может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области, которые, в свою очередь, имеют несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Например, руководитель производства может иметь в своем подчинении десять начальников участков, смен и так далее.

Число работников, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Если одному руководителю подчиняется большое число сотрудников, то это широкая сфера контроля, которая приводит к образованию так называемой плоскойструктуры управления. Если одному руководителю подчиняется мало работников, то это узкая сфера контроля, приводящая к многоуровневой структуре. Таким образом, структура организации в значительной степени определяется сферой контроля, как по уровням управления, так и по функциональным областям.

Задача — это планируемая работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в определенные сроки.

Задачи организации принято делить на три категории: работа с людьми; работа с машинами, сырьем, инструментами; работа с информацией.

Например, исполнительская работа на обычном заводском конвейере может быть отнесена к работе людей с машинами и инструментами, а работа начальника цеха — это преимущественно работа с людьми; деятельность сотрудников аналитического центра — это работа с информацией.

Задачи зависят не от человека, а связаны с занимаемой им должностью. В определенной степени должностные обязанности содержат ряд долговременных задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Важным фактором повышения эффективности производства является специализация задач, то есть дробление всей работы на более мелкие операции, что, как правило, способствует увеличению производительности работника.

Технология — это средство преобразования сырья в товары и услуги.

Необходимыми элементами современной технологии являются стандартизация и механизация, которые позволили организовать массовое производство товаров и услуг.

Стандартизация и механизация оказали большое влияние не только на содержание труда рабочих, их квалификацию, но и на организацию и управление.

В специальной литературе предпринята попытка классификации технологии. Наибольшей известностью пользуется метод, предложенный британской исследовательницей Джоан Вудворт. По ее мнению, все технологии производственных фирм можно разделить на три категории: единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, то естьодновременное изготовление только одного изделия или малой серии одинаковых изделий; массовое или крупносерийное производство, то естьизготовление большего количества идентичных изделий; непрерывное производство, круглосуточно использующее автоматизированное оборудование для изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (например, переработка нефти, работа электростанции).

Американский социолог Д. Томпсон предложил другую систему классификации технологии: многозвенные технологии, которые характеризуются последовательностью осуществляемых операций (например, нельзя установить двигатель до того, как будет собрана рама автомобиля); посреднические технологии, которые характеризуются взаимодействием людей (например, банковское дело, которое связывает вкладчиков и тех, кто берет займы в банке); интенсивная технология, которая использует специальные приемы, навыки или услуги (например, монтаж фильма).

Существуют и другие методы классификации технологии, например по сфере применения: экономические, социальные, политические и идеологические.

Последней составляющей внутренней среды организации является ее работники. От их интеллекта, таланта, энергии, профессионализма зависит успех или неуспех организации в достижении целей. Если менеджеры учитывают индивидуальность каждого работника в процессе управленческой деятельности, то организации гарантирован успех.

Каждого человека отличают такие черты, как:

1. Способности человека — это его индивидуально-психологические особенности, являющиеся условием успешного выполнения той или иной работы. Различие в способностях частично объясняется его наследственностью. Но способности формируются и развиваются посредством общения, обучения и воспитания человека.

Назначить сотрудников фирмы в соответствии с их способностями, умениями и навыками на определенные должности — значит предопределить успех деятельности организации.

2. Потребности человека — это внутреннее социально-психологическое ощущение недостаточности чего-либо. К базисным потребностям относятся физиологические потребности и потребности безопасности (иногда их называют первичными), а также потребности причастности, принадлежности к группе людей или какому-либо сообществу, потребности самовыражения и утверждения. Немало людей имеют потребности к власти и доминированию.

С позиции управления важно знать общие и индивидуальные потребности людей и удовлетворять их в интересах достижения целей организации.

Люди отличаются друг от друга не только способностями и потребностями, но и ожиданиями, восприятиями, точками зрения (подходами) и ценностями. Особенно важно знать и учитывать ценности отдельного работника и групповые ценности, т.е. общие убеждения.

Каждая организация формирует собственную систему ценностей. Эта система составляет организационную культуру, которая включает обычаи, традиции, запреты, применяемые в организации. И хотя каждый работник является личностью, в своей организации он вынужден подчиняться определенным нормам поведения.

Все составляющие внутренней среды находятся в тесной взаимосвязи друг с другом. Изменение одной из них может оказать положительное или отрицательное влияние на поведение другой или содержание всей внутренней среды организации.

2.6. Факторы внешней среды прямого воздействия

Любая организация является открытой системой, на которую значительное влияние оказывают факторы ее внешней среды. Руководство организации обязано находить внешние факторы, которые способствовали бы успеху организации, и нейтрализовать те, которые оказывают отрицательное воздействие на организацию.

Можно провести аналогию между организацией и биологическими организмами. Согласно теории Дарвина, сохранившиеся биологические виды выжили потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям внешней среды обитания.

Под внешней средойорганизации понимается совокупность элементов, окружающих организацию и оказывающих на ее деятельность заметное влияние. Для облегчения анализа факторов внешней среды их разделяют на факторы прямого воздействия и факторы косвенного воздействия.

Факторы внешней среды прямого воздействия непосредственно влияют на работу организации и испытывают на себе прямое влияние деятельности организации. К этим факторам относят поставщиков, посредников, потребителей, конкурентов, учреждения государственного регулирования и другие контактные организации. Факторы внешней среды косвенного воздействия могут не оказывать прямого немедленного воздействия на работу организации, но, тем не менее, сказываются на ней — это состояние экономики, научно - технический прогресс, социально-культурные и политические перемены и существенные для организации события (войны, кризисы) в других странах.

Рисунок 2.2 -Внешнее окружение (факторы прямого воздействия)

Рассмотрим факторы внешней среды прямого воздействия (рис. 2.2 ).

1.Поставщики ресурсов. Организация как система представляет собой механизм преобразования ресурсов, подаваемых на вход, в товары и услуги, получаемые на выходе.

На вход организации подаются: сырье, материалы, трудовые, информационные ресурсы, капитал. От ритмичности работы поставщиков, их ценовой политики, зависят стоимость выпускаемой продукции, ее общий объем и прибыль организации. Многие фирмы (машиностроительные, торговые) зависят от непрерывного притока материалов. Перебои в обеспечении поставок в нужных объемах могут создать трудности для таких фирм и снизить эффективность их работы.

Фирмы нуждается в притоке инвестиций. Инвесторами могут быть национальные и международные банки, федеральные и региональные государственные органы управления, акционеры и частные лица. Чем успешнее деятельность фирмы, тем выше ее возможности получить нужный объем средств на благоприятных условиях.

Фирмы нуждаются в специалистах, которые способны использовать современную сложную технику и технологию.

2. Посредники – фирмы,помогающие организации в продвижении и сбыте её товаров среди потребителей. К ним относятся:

• торговые посредники - юридические и физические лица, помогающие фирме в поиске потребителей и продаже им товаров. Необходимость их использования должна подтверждаться большей эффективностью их деятельности на рынке;

• посредники по продвижению товаров на рынке, включающие транспортные и складские компании. Задача фирмы – выбор посредников, обеспечивающих наиболее экономичные методы отгрузки товаров. При этом фирма стремится сбалансировать такие факторы, как стоимость, объем и скорость поставок товаров, а также сохранность грузов;

• посредники по оказанию маркетинговых услуг, включающие рекламные агентства, фирмы, производящие маркетинговые услуги и другие. Прежде всего фирма должна решить вопрос о необходимости работы с этими посредниками, так как она может производить эти работы самостоятельно. При привлечении данных посредников фирма должна выбрать наилучших поставщиков услуг, а затем периодически производить оценку деятельности этих посредников, заменяя тех, чья работа не удовлетворяет руководство фирмой;

• кредитные и страховые компании, помогающие фирме финансировать сделки и страховать себя от риска в связи с покупкой или продажей товара. Задача фирмы заключается в анализе условий предоставления услуг и выбор наилучших посредников.

3.Потребители. Деятельность любой организации связана с удовлетворением потребностей своих клиентов. Тщательное изучение существующих и потенциальных потребителей, их нужд и потребностей, платежеспособного спроса, особенностей поведения на рынке, являются главными условиями успешной деятельности любой организации.

4.Конкуренты.Здоровая конкурентная среда — двигатель развития экономики. Своевременная и адекватная реакция на действия конкурента помогает фирме выжить и успешно вести свой бизнес. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как оплата труда работников и их отношения с руководством фирмы.

5. Контактные организации и группы граждан, проявляющие интерес к фирме и оказывающие влияние на её способность достигать поставленных целей. К ним относятся:

• средства массовой информации, к которым в первую очередь относятся средства радиосвязи, радиовещания и телевидения, а также газеты и журналы. Фирма заинтересована в том, чтобы СМИ больше и лучше освещали ее деятельность, поэтому одной из самых важных функций управления должна быть подготовка и распространение пропагандистских сведений, повышающих имидж фирмы;

• государственные учреждения, занимающиеся налоговым, правовым, таможенным, валютным, тарифным и другим регулированием предпринимательской деятельности, а также контролирующие соблюдение законности. Фирма должна учитывать все изменения, происходящие в сфере государственного регулирования, и учитывать их в своей деятельности;

• гражданские группы действий, к которым относятся организации по защите прав потребителей, группы защитников окружающей среды, жители домов, расположенных вблизи фирмы и другие. Фирмы должны осуществлять контакт с ними и учитывать их требования.

2.7. Факторы внешней среды косвенного воздействия

Рассмотрим факторывнешней среды косвенного воздействия(рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 - Внешнее окружение (факторы косвенного воздействия)

1. Состояние экономики. Состояние экономики влияет на способность потребителей покупать определенные товары. Кроме того, экономика может переживать кризисы различного уровня и глубины. При прогнозируемом экономическом спаде организация может выбрать стратегию сокращения производства выпускаемой продукции, числа работников; при более благоприятном прогнозе действия руководства фирмы могут быть иными.

Состояние экономики может сильно повлиять на позиции инвесторов; в условиях кризиса они, как правило, не проявляют большого желания вкладывать свои капиталы в кризисные предприятия, в результате чего руководству организации становится труднее получать займы.

Следует иметь в виду, что состояние экономики (экономический спад, инфляция и т.п.) может значительно ухудшить условия деятельности одних организаций и создать благоприятную обстановку для других.

2. Социокультурные факторы, к которым относятсяжизненные ценности и традиции, психологические установки, обряды, мода и другие.

Например, в ряде стран распространено мнение, что женщины-менеджеры менее компетентны и не склонны к риску. Поэтому при найме на работу предпочтение отдается мужчинам, несмотря на установленное законом равноправие между женщиной и мужчиной.

Социокультурные факторы влияют также на принципы трудоустройства рабочих. В Японии придерживаются принципа пожизненного найма в отличие от США, стран Западной Европы, России и многих других стран.

3. Политическая обстановка. К этой группе факторов следует отнести, прежде всего, стабильность политических режимов, устойчивость власти, ее конституционность. Политическая обстановка влияет на уровень законодательства в стране, на исполнение существующих законов..

Значительное воздействие на коммерческие организации оказывают изменения в правах собственности, установление специальных пошлин на экспорт и импорт, и другие методы государственного регулирования деятельности организаций.

4. Демографическая ситуация. Фирма должна изучать основные демографические тенденции, происходящие на рынке по таким направлениям, как уровень рождаемости, возрастная структура покупателей, уровень образования, миграция населения, предварительно определив какое значение, имеют для нее каждый из факторов.

5. Научно-технический прогресс. Его влияние сказывается как на технику и технологию производства, так и на уровень выпускаемых товаров.

Современные тенденции связаны с ускорением темпов создания, внедрения и широкого распространения новинок, сокращением времени от момента появления идеи до внедрения в практику и достижения на ее основе максимально возможного уровня производства, а также появлением безграничных возможностей, способных коренным образом изменить товары и производственные процессы. Кроме того, повышается внимание к внедрению небольших усовершенствований в существующие товары. Большинство фирм не желая рисковать, предлагая крупные новшества, занимаются незначительным совершенствованием существующих товаров. Большая часть исследовательских работ фирм носит скорее оборонительный характер, то есть осуществляется копирование товаров конкурентов с внедрением незначительных усовершенствований в их свойствах и оформлении.

6. Природная среда. Загрязнение окружающей среды привело к возникновению общественных групп и новых законов по охране окружающей среды, требования которых фирма должна учитывать в своей деятельности. Деятельность фирм, использующих дефицитные полезные ископаемые, может осложниться и потребовать более высоких затрат на их приобретение и доставку.

Руководство организации должен учитывать взаимодействие внутренней и внешней среды окружения. Уровень воздействия внешних факторов в каждой организации и в каждой подсистеме одной и той же организации различен. Необходимо анализировать сложность и динамичность изменения внешней среды, для чего необходимо получать всестороннюю оперативную и достоверную информацию о ней.

Контрольные вопросы

1. Основные признаки систем.

2. Основные свойства систем.

3. Классификация систем.

4. Основные разновидности систем.

5. Основные факторы внутренней среды организации.

6. Факторы внешней среды прямого воздействия.

7. Факторы внешней среды косвенного воздействия.

Дата добавления: 2014-01-14