Облік та контроль грошових коштів в касі

Підприємства (в першу чергу торговельні) розробляють системи внутрішнього контролю надходжень і витрачань готівки, які передбачають різні організаційні заходи та розподіл обов’язків.

З метою захисту готівки слід дотримуватись таких чотирьох принципів:

1) облік готівки потрібно здійснюватися в момент її надходження;

2) усю готівку, що надійшла, необхідно здавати в банк в той самий день, або не пізніше наступного дня;

3) працівник, який одержує готівку, не повинен займатися її обліком у бухгалтерії;

4) працівник, який відповідає за одержання готівки, не повинен займатися її розподілом.

Конкретні контрольні заходи за виплатою готівки кожне підприємство розробляє самостійно. Вони можуть передбачати наступне:

- санкціонування операцій - для виплати грошей необхідно одержати попередній дозвіл;

- належне документальне оформлення - усі чеки повинні мати серійний номер і обмежений доступ до них;

- розподіл обов’язків – бажано щоб кожен чек підписували дві особи, а працівник, якого уповноважено оплачувати рахунки, не мав права підписувати чеки. В свою чергу, особи, які підписують чеки, не повинні мати доступу до них або займатися вивірянням рахунків;

- визначення відповідальності - під час оплати зобов’язань на первинних документах необхідно проставляти дату, номер чека і штамп “Оплачено”;

- фактичний контроль - інвентаризацію грошових коштів в касі та на банківських рахунках доцільно проводити не рідше одного разу на місяць.

Рух готівки в торговельних підприємствах контролюється двома способами:

1) шляхом використання касових апаратів;

2) через систему м’яких чеків.

Система м’яких чеків полягає в тому, що продавці мають завчасно пронумеровані чеки і в момент продажу заповнюють їх в двох примірниках - один видають покупцеві, другий - залишають собі. В кінці дня суми м’яких чеків підраховуються і звіряються із сумами відображеними у касовому апараті. У випадку виявлення розходжень (нестачі або надлишки) вони відображаються на рахунку “Нестачі або надлишки грошей по касі”: по дебету – на величину нестачі і по кредиту – на величину надлишку.

Наприклад, згідно з показниками касового апарату виторг магазину за день становив $6,323, а фактична сума виторгу, яка здана касиром в касу - $6,315. Нестача складає $8. Оприбуткування готівки з врахуванням нестачі грошей та відображення доходу від реалізації здійснюється такими записами:

	Грошові кошти	6,315
	Нестачі або надлишки грошей по касі	8
	Доходи від реалізації	6,323

Надходження грошових коштів показується по дебету рахунку “Каса” (“Грошові кошти”) і кредиту різних рахунків, зокрема:

	Каса (Грошові кошти)
	Доходи від реалізації
	Рахунки до отримання (Дебітори)
	Рахунки в банках
	Аванси отримані
	Нестачі або надлишки грошей по касі
	та ін.

Вибуття грошових коштів відображається по кредиту рахунку “Каса” (“Грошові кошти”) і дебету різних рахунків, зокрема:

	Рахунки до оплати (Постачальники)
	Розрахунки з персоналом (Зарплата до виплати)
	Рахунки в банках
	Фонд дрібних сум (Мала каса)
	Нестачі або надлишки грошей по касі
	Рахунки витрат за елементами
	та ін.
	Каса (Грошові кошти)

Формою ведення аналітичного обліку грошових коштів, відображених на синтетичному рахунку “Грошові кошти” є використання допоміжного реєстру - касової книги з двома або трьома колонками.

Касова книга з двома колонками (“Каса” і “Банк”) передбачена для контролю за здійсненням операцій за готівку та через банківські установи. Ця книга складається з дебетової і кредитової частин, у яких записується дата і зміст операції, пов’язаної з рухом грошей. В колонці “Фоліо” (“Посилання”) вказується джерело інформації, що є підставою зробленого запису:

п/п – після переносу (відображається залишок, який переноситься з кінцевого сальдо попереднього місяця);

ЖР – журнал реалізації (відображаються суми після завершення подвійного запису операцій з реалізації);

ЖЗ – журнал закупівель (відображаються суми після завершення подвійного запису операцій, пов’язаних із закупівлями);

К – контра-статті, які пов’язані між собою подвійним записом у касовій книзі та не відображаються в інших регістрах.

Для відображення одержаних від кредиторів та наданих дебіторам знижок використовується касова книга з трьома колонками. Приклад такої книги наведено у табл. 3.2. На відміну від двохколончатої книги, тут після колонки “Фоліо” у дебетовій і кредитовій частині введено додаткову колонку “Знижка”, де реєструються надані та отримані знижки за дострокову оплату.

Таблиця 3.2

Юридична фірма “Консул”

Дата добавления: 2014-10-23