FINE POINT. Оборудование и инвентарь

FINE POINT

Оборудование и инвентарь

При осмотре и бронировании помещений необходимо получить ответы на следующие «главные» вопросы:

• удобно ли и «прозрачно» расположение зала для участников (система навигации);

• удобно ли расположен зал с точки зрения выставочной дирекции (близость служб, уровень шума в зале и др.);

• каким оборудованием и инвентарем располагает зал;

• какие вспомогательные службы/услуги могут быть обеспечены.

Проверить себя можно, составив детальный перечень вопросов (см. ниже «Контрольный лист»).

Контрольный лист: организация конференции

• Число участников мероприятия.

• Помещение: расположение, степень удобства.

• Необходимые помещения (основные, вспомогательные): количество и тип.

• Возможности по расположению посадочных мест, столы, стулья, свободная площадь и общее расположение, подход к столам и стульям.

• Помещения для организации приемов: количество, тип и уровень обслуживания.

• План помещения.

• Проверка состояния помещений: чистота, мебель, вентиляция, освещение и акустика.

• Приборы, блокноты для записей, ручки, пепельницы, зажигалки, стаканы для воды и вода для выступающих.

• Столы для выступающих: место расположения, трибуна, число посадочных мест, приборы, именные карточки, информационные материалы.

• Система работы с аудиторией: микрофоны и система контроля за звуком.

• Освещение: обычное, дополнительное; соответствие требованиям.

• Грифельные доски, чарты, салфетки, др.

• Проекционное оборудование: оверхед, экран, оператор, расположение прибора и экрана, пленки и слайды. Возможность использования прибора в конкретном помещении. Размещение розеток. Стол, стенд, электрические удлинительные провода и осветительная система.

• Оператор за проектором, график получения и сдачи материалов. Источники материалов и оборудования.

• Информационные материалы для выступающих и для аудитории.

• Разное: расположение телефонных аппаратов, гардеробной и мест парковки.

• Фотографирование: необходимые инструкции, определение времени съемок.

• Отчеты: публикация выступлений. Требования относительно составления отчета, числа копий и времени, когда будет необходим подготовленный отчет.

• Кофе, чай, ланч, обед.

• Оформление: цветы, растения, флаги и знамена.

• Пресса: пресс‑релизы и мероприятия для прессы.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Контрольный лист: организация брейков, фуршетов, приемов

• Вид мероприятия.

• Необходимые помещения: вид и размер, план, возможности посадочных мест, оформление, освещение, акустика, вентиляция, аудиовизуальная аппаратура, вспомогательные помещения.

• Оплата: помещения, питания, напитков, услуг, развлекательных мероприятий, оформления, чаевые.

• Правила, лицензии.

• Обслуживание за столом или буфет: количество посетителей, размеры столов, форма столов, посадочные места, стулья и проходы между столами.

• Сбор высокопоставленных гостей: комната для сбора гостей, бар, время проведения сбора, хозяин или хозяйка мероприятия, посадочные места и услуги швейцаров.

• Стол для высокопоставленных гостей: расположение, посадочные места, стулья, количество, именные карточки, оформление, специальные напитки, сигары и сигареты, счета на количество накрытых мест и специальные услуги.

• Меню: расценки на все виды блюд.

• Информационные раздаточные материалы: идентификационные таблички для столов, информация на столах, именные карточки, меню, программы и повестка дня.

• Организация пропускной системы на мероприятие, инструкции в связи с возможным возникновением вопросов, связанных с доступом на мероприятие.

• Специальные виды услуг: гардеробные, транспорт, места парковки и телефоны.

• Пресса, репортеры, фотографы и проекционное оборудование.

• Реклама.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Данные по результатам осмотра конференц‑залов (либо при проработке вопроса их конструирования на выставочной площадке) можно внести в анкету, которую предлагают специалисты:

Особое внимание нужно уделить обеспечению мероприятия аудиовизуальными средствами. При подготовке мероприятия важно определить, какие из средств поддержки будут необходимы докладчикам: видеопроекторы, оверхеды, эпископы и т. п.

Дата добавления: 2014-11-25