На базе MS Word

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

ПРЕДИСЛОВИЕ К РАЗДЕЛУ

Практически каждый экономист встречается с необходимостью
подготовки тех или иных текстовых документов (справок, служебных записок, отчетов, статей, писем, рекламных материалов и т.п.). Текстовые документы можно подготовить и без компьютера, например, на пишущей машинке. Однако с появлением компьютеров готовить документы стало значительно проще и удобнее. Принципиальное отличие создания и редактирования текста на компьютере от традиционных технологий состоит в том, что технически не представляет труда устранить ошибку в тексте немедленно, а также и в последствии. Это создает большое психологическое преимущество пользователю, избавляя его от опасений допустить ошибки, исправление которых при старых технологиях требует определенных усилий и времени. Когда необходимо получить так называемую «твердую копию» (распечатку), то файл может быть выведен на принтер как сразу, таки в любой момент впоследствии.

Автоматизированные информационные технологии (АИТ) обработки текстовой информации – одна из базовых информационных технологий в экономике. От правильности составления документов и их оформления во многом зависит деятельность любой современной организации. Внешний облик и оформление наряду с содержанием документов могут многое рассказать об организации. Они являются своего рода показателем информационной культуры компании, составляющими ее имиджа. Поэтому чрезвычайно важно в полной мере владеть технологией обработки текстовой информации. Умение правильно оформить документ в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями является одним из критериев оценки специалиста в области информационных технологий.

В настоящем разделе будут рассмотрены понятия, методы и основные технологические приемы, относящиеся к созданию текстовых документов на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word 2000.

Настоящий раздел представляет собой курс практических занятий, предназначенный для студентов и специалистов экономических специальностей, изучающих вопросы использования современных информационных технологий обработки текстовой информации в практической профессиональной деятельности.

Назначение курса - закрепление знаний в области информационных технологий обработки текстовой информации и развитие практических навыков использования компьютера для решения задач, связанных с обработкой текстовой информации.

Материал настоящего раздела представлен по принципу " от простого–к сложному ".

Если в изложении материала взыскательный читатель заметит повторы, то, просим обратить на это внимание, это сделано намерено с целью подчеркнуть особую значимость определенной части материала для освоения конкретной технологии.

Методические пособия по всем приведенным работам имеют в своем составе контрольные вопросы для самоконтроля обучаемых своих знаний в решении рассматриваемых вопросов, охватывающие все разделы приведенного теоретического материала. В конце раздела приведены тестовые задания. На каждый вопрос теста предлагается несколько вариантов ответов. Правильным из них может быть один. Правильные ответы к теоретическим вопросам тестов помещены в конце настоящего раздела.

Завершает раздел список литературы, рекомендованный для самостоятельного дополнительного изучения.

В конце раздела приводится список литературы. В отдельных работах имеются ссылки на дополнительные литературные источники для более глубокой проработки затронутых вопросов.

Занятие №1

Базовые средства для обработки текстовой информации

Цель работы

Закрепить и развить основные навыки использования технологии обработки текстов.

&	Теоретический материал

Перед рассмотрением имеющихся технологий обработки текстовой информации необходимо разобрать что собственно из себя представляет текстовая информация.

В наиболее общем смысле текстовая информация – это некоторый набор символов. Единицей текстовой информации является символ. В различных текстах могут встречаться самые различные символы, которые можно подразделить на следующие группы:

1. Символы букв алфавита различных языков (русский, английский, немецкий и т.п.).

2. Разделители символов (пробел, табуляция).

3. Знаки пунктуации (запятая, точка, двоеточие, точка с запятой и т.п.).

4. Цифры (от 0 до 9).

5. Знаки математических операций («+», «-», «*», «/»).

6. Специальные символы – различного рода значки, используемые в специальных текстах (например, математические символы).

7. Служебные символы – символы, которые используются для разделения различных блоков текстовой информации.

Текстовая информация в основном состоит из символов языка, знаков пунктуации и цифр.

Строго определенные последовательности символов образуют слова. Слова поставленные в определенном порядке, разделенные пробелами и знаками пунктуации, в свою очередь образуют предложения языка – законченные смысловые конструкции.

Предложения, разделенные знаками пунктуации («.», «!», «?») образуют абзацы – совокупность предложений языка, излагающих определенную мысль, идею, положение.

Совокупность абзацев составляет основной текст документа – тело документа.

Структура текстовой информации приведена на рисунке

Рис. Структура текстовой информации

(пунктирной линией обозначены необязательные элементы).

Из приведенного рисунка видно, что в качестве разделителя между словами всегда используется пробел, разделителями между группами слов являются знаки препинания. Каждое предложение заканчивается знаком препинания («.», «!», «?»), за которым в обязательном порядке следует пробел.

Можно также представить следующую структуру текстовой информации по уровням вложенности

Рис. Альтернативное представление текстовой информации

Таким образом, процесс создания текста – это в некотором роде процесс создания подобной структуры.

Для обработки текстовой информации мы будем использовать текстовый редактор Microsoft Word. Рассмотрим основные элементы его интерфейса.

Рис. Основное окно программы Microsoft Word 2000.

Меню – интерфейсный элемент, предназначенный для организации доступа к функциям, возможностям и технологиям программы. В меню программы все функции системы имеют определенные имена. Каждая функция располагается в строго определенном месте.

Панель инструментов «Стандартная» -размещает в себе наиболее часто используемые общие функции системы, оформленные в виде инструментов (мелких квадратных кнопок, в которых размещено изображение-пиктограмма). Каждая функция имеет строго определенную пиктограмму. Наличие панелей инструментов существенно упрощает работу с программой, т.к. кнопки панели инструментов позволяют получить быстрый доступ к часто используемым функциям системы. Однако, следует отметить, что доступ к функциям системы через горячие клавиши и сочетания клавиш является часто гораздо более быстрым способом.

Панель инструментов «Форматирование» размещает в себе инструменты для форматирования (оформления внешнего вида) текстовой информации.

Масштабные линейки предназначены для визуального сопоставления текстовой информации на экране с ее фактическими размерами на листе бумаги после вывода документа на печать. Масштабные линейки используются для форматирования абзацев (задания отступа, выступа, левой и правой границы), а также точек табуляции (табулстопов) для возможности размещения текста в строго определенных местах от левого и правого краев бумаги.

Курсор ввода (или клавиатурный курсор) предназначен для индикации текущей точки вставки текста, т.е. места документа, куда в данный момент при нажатии клавиш будет вводится текст. Существуют методы перемещения курсора, о которых будет сказано позднее.

Текстовый курсор мыши предназначен для быстрого перемещения курсора ввода по документу (для перемещения курсора ввода текста необходимо переместить курсор мыши двигая манипулятор мышь к нужной точке и нажать левую кнопку мыши). Текстовый курсор мыши также используется для выделения блоков текстовой информации, их перемещения и копирования.

Графический курсор мыши (или указатель). Текстовый курсор мыши при попадании в область панелей инструментов или меню принимает вид белой наклонной стрелки (см. рис.). Это означает, что при нажатии левой кнопки мыши будет выполнено какое-либо действие.

Рабочая область – область окна, предназначенная для ввода информации. Рабочая область текстового редактора представляет собой своего рода виртуальный лист бумаги, на котором пользователь может размещать информацию, редактировать ее, сохранить в виде отдельного файла, отправить документ на печать (распечатать) и многое другое.

Статусная строка предназначена для отображения информации о документе, такой как текущая страница, текущий раздел, текущая раскладка клавиатуры (русский или английский), индикация режима ввода текста (вставка или замена) и т.п.

Полосы прокрутки предназначены для прокрутки документа (перемещение по документу вперед и назад).

Кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть предназначены соответственно для свертывания (скрытия), развертывания во весь экран и закрытия окна программы Microsoft Word.

Вся информация, введенная в рабочую область составляет документ. Введенную информацию можно сохранить в виде отдельного файла на диске, загрузить (открыть), если данная информация ранее уже была введена и существует в отдельном файле, и распечатать (вывести информацию на принтер).

Документ Word – файл с расширением.doc, в котором хранится информация, введенная в редакторе Word.

Дата добавления: 2014-11-16