Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

РОЗДІЛ 8 3 страница




Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об’ємний об’єкт описування. Природно, що це позначається на типові довідника. Схематично це виглядає так:

Одиниця описування Тип довідника Ступінь згортання первинної інформації Назва описової статті
документ   каталог   найнижчий   запис на ката­ложній картці  
справа   опис   значний   заголовок справи  
група справ   анотований реєстр описів   значніший   описова стаття  
фонд   путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву   високий вищий   анотація фонду  
фонди державного архіву   довідник по архівах   найвищий   анотація фондів одного архіву  

 

Особливості описової статті залежать від того, що є обєктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У звязку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, ведеться подокументне описування; одиницею групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд, – це групове поодиничне описування, тому що об’єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночасно поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. В архівній практиці створення довідкового апарату більше поширено не подокументне, а групове описування (за справами, колекціями, тематичними групами, фондів).

Структурування архівної інформації за рівнями під час описування отримало назву багаторівневого описування. Воно передбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп’ютерного варіанту описань для довідкового апарату.

Зарубіжна практика організації, обліку та описування масивів архівних документів за рівнем узагальнення інформації має деякі відмінності. У США виділяють, наприклад, такі рівні: документ, серія, колекція (архівний фонд особового походження), документальний архівний фонд (установи, організації), діловодні архіви державних установ. В принципових моментах описуваних українських архівів має більше подібності з архівною практикою Західної та Східної Європи, країн СНД. Внутрішня структура НАФ України історично і логічно пов’язана з диференціацією архівних документів на документи, справи, фонди, комплекси фондів, тому інформацію про об’єкти описування представляють на таких рівнях: окремий документ – окрема справа – група справ/документів у складі фонду – окремий архівний фонд (колекція, об’єднаний архівний фонд) – групи архівних фондів – архів – група архівів.

Головним правилом багаторівневого описування є запобігання дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформації, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання представляються в ієрархії “частина-ціле” як процес руху від загального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих його частин).

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування. Місцеві або загальнонаціональні, у вигляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які формалізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандарти, якими користуються архівісти або однієї країни (національні) або багатьох (міжнародні).

Щоб полегшити пошук і обмін архівною інформацією на міжнародному рівні між країнами світу, а також щоб поєднати описи з різних сховищ у загальну інформаційну систему, МРА організувала розроблення важливих документів – “Правила архівного описування” (1990) та “Загального міжнародного стандарту архівного описання” (1994 – 2000), Міжнародного стандарту архівних гасел, “взірцевим для інституцій, осіб та родин” (1995).

“Принципи архівного описування” мали забезпечити теоретичний фундамент для створення стандартів описання. Метою архівного описування однозначно проголошено “Ідентифікацію і роз’яснення контексту і змісту архівного матеріалу для полегшення його доступності”. Одиницею описування визначено будь-який окремо описуваний архівний матеріал, а найбільшою одиницею описування – архівний фонд, іншими – складові частини фонду: підфонд, група документів, справа, окремий документ, представлені в ієрархії рівнів фонду – об’єктів описування. Незалежно від рівнів, кожне описання складається з упорядкованого набору елементів, визначеного стандартом. З 1988 по 1993 рік кращі фахівці з архівного описування різних країн, об’єднані у спеціальну комісію МРА, розробляли міжнародний стандарт описання, схвалений Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р. як Загальний міжнародний стандарт архівного описування ISAD(G). Структурно він складається з трьох частин: передмови, вступу і термінологічного словника; правил багаторівневого описування та основного розділу, що подає правила описування архівних документів, структуруючи відомості за 26 елементами описання. Стандарт поширюється на будь-які архівні документи, незалежно від їх природи, форми або обсягу одиниці описування.

Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприяє розвитку комп’ютеризації архівної справи на національному рівні, а також комп’ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні, створює перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства – реалізації права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статті таких характеристик документа, які б сприяли користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької роботи, архівне описування допомагає ідентифікації документної інформації серед інших та визначенню місцезнаходження документів і використанню відомостей, що містяться в них.

 

 

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

 

1. З’ясуйте внесок вітчизняних архівістів у розвиток теорії та методики архівного описування.

2. Назвіть основні принципи архівного описування.

3. Які методи застосовуються при архівному описуванні?

4. Як описування допомагає організувати архівні документи?

5. Що таке інформаційна документальна модель?

6. Яка роль інформаційної документальної моделі в створенні доступу до ретроспективної інформації?

7. Як вирішується проблема уніфікації архівного описування в зарубіжних країнах?

 

 

РОЗДІЛ 10

 

ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

 

Облік архівних документів належить до основних функцій архівної установи й передбачає визначення кількості, складу і стану документів у одиницях обліку та відображення їх в облікових документах. Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано відповідними архівними установами та власниками приватних архівів у межах повноважень, визначених чинним законодавством; на рівні архіву (архівного відділу, підрозділу), приватного архівного зібрання; певної адміністративно-територіальної одиниці; архівної системи.

 

 

§1. Поняття про облік архівних документів

 

Під обліком архівних документів розуміють комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архівних документів та принципів систематизації облікових даних у системі спеціально створених облікових форм; у реєстрації в облікових документах фактів стану та руху документів/груп документів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відображенні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву.

До обліку архівних документів висуваються такі вимоги:

По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру – архівних фондах і одиницях зберігання – фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.

По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого – справи, і далі узагальнюватися в фонді, а потім – у архіві. Дані архівів надходять до Держкомархіву, де зосереджуються в Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів.

По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування а також самі облікові документи.

Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

Принцип централізації реалізується через взаємодію співробітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку ведення і строків подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Централізований державний облік НАФ на рівні усієї архівної системи контролює та здійснює Держкомархів через ведення Центрального фондового каталогу на підставі відомостей про зміни в складі та обсязі фондів і карток фондів, що складаються архівними установами та власниками приватних архівних зібрань.

Керівництво і контроль за станом державного обліку документів НАФ в межах певної адміністративно-територіальної одиниці за місцем державної реєстрації документів здійснююгь відповідні державні архіви.

У державному архіві облік архівних документів, що зберігаться в ньому, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється централізовано окремим структурним підрозділом чи співробітником. Крім централізованого обліку по архіву в цілому облік документів ведеться також в кожному архівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.

Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві і архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах – через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційну одиницю – архівний фонд, до якої прирівняно архівну колекцію та об’єднаний архівний фонд. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є “аркуш”, “документ”, але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

Принцип динамічності забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

Принцип достеменності та повноти обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактичої кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архівній установі. Точність обліку забезпечується надійністю вихідних початкових даних, які переносять у форми обліку з первинних документів, а також чітким і розбірливим оформленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.

При фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є архівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій) системах організації архівних документів документи зі спеціальними носіями обліковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічні документи – за групами і комплексами.

У зарубіжній практиці в облікових документах забезпечується первинний облік об’єднаних за походженням великих комплексів документів, які зберігаються в державних архівах. У Франції одиницями обліку є серії, у Великобританії – архівні групи, у США – документальні групи. Хоча за назвами вони відрізняються, але за змістом становлять комплекси документів, прирівняні до архівного фонду, і є класифікаційними та обліковими одиницями. Поряд з ними одиницями обліку є і “метро полиця” (довжина стелажних полиць), фізичний обсяг документів. Таким чином, за одиницю обліку архівних документів прийнято одиницю виміру кількості документів (аркуш, документ, справу, архівний фонд, проект, комплект кінофільму чи фонодокумента, погонний метр тощо).

Безпосередній державний облік документів НАФ здійснюють державні архіви, а також власники документів НАФ – юридичні чи фізичні особи – в основних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву.

 

 

§2. Облікові документи архіву

 

Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер: до архівів постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні фонди, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Рух архівних документів, тобто, зміни, що відбуваються з ними, фіксується в облікових документах архіву.

У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їх дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці і представляють, як правило, в “актах”. На основі актів обробляють облікову інформацію на другому етапі а відображають у системі облікових документів.

В документах установленої форми – облікових документах архіву – фіксують обсяг, склад і рух архівних документів у одиницях обліку. Вони призначені для контролю за збереженістю архівних документів та закріплення їх організації за певними групами (фондами, справами). Облікові документи визначають місце знаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку й допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, НАФ. Статистичні дані про обсяг і склад архівних документів використовуються як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ, зберігання архівних документів і користування ними. Отже, облік архівних документів виконує функції: контрольну, зорієнтовану на організацію зберігання документів та контролю їх наявності і стану, та регуляторну, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівних фондів та його вдосконалення.

Облік документів у державному архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів. Перелік основних облікових документів визначають “Основні правила роботи державних архівів”. Необхідність ведення допоміжних облікових документів вирішується кожним архівом самостійно з врахуванням особливостей складу і змісту архівних документів, що зберігаються в ньому.

Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони обліковуються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа відбулися надходження, назва, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду вони долучені). Записи у книзі дозволять встановити, які надходження відбулися до архіву, а також сумарну кількість документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, які складаються окремо на документи кожного фонду.

До системи облікових документів належить список фондів архіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Списком фондів є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фонд записується тільки раз при першому надходженні його до архіву. Йому присвоюється номер згідно зі списком фондів у порядку надходження до архіву. Номер, присвоєний фонду за списком фондів є його обліковим номером, зберігається за ним в усіх облікових документах і є складовою частиною архівного шифру одиниць зберігання даного фонду. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду.

Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи складають перелік фондів, що містять особливо цінні документи. В облікових документах і архівних шифрах фонди, описи, справи, що містять особливо цінні та унікальні документи, а також безпосередньо самі архівні документи, визнані особливо цінними та унікальними, позначають відповідно індексами “ОЦД” та “УД”. На виявлені унікальні документи складається Державний реєстр національного культурного надбання унікальних документів Національного архівного фонду.

Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, який відображає рух документів та зміни кількісних та якісних характеристик. Аркуш фонду складається на кожний фонд і містить його назву та номер, категорію, вказує місце знаходження (архів), склад документів фонду, їх кількість та хронологічні межі, довідковий апарат до фонду.

Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду динаміку їх змін по кожному опису і фонду в цілому, обліку й нумерації аудіовізуальних документів певного виду фіксують аркуші обліку аудіовізуальних документів.

Система облікових документів включає і архівний опис – архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції. Він призначений для поодиничного та сумарного обліку справ (комплексів, одиниць зберігання, одиниць обліку, внесених до опису); закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їхньому складі та обсязі. Як правило, окремі види документів включаються до різних описів (управлінська документація, документи з особового складу, різні групи науково-технічної документації, кінофотофонодокументи, відеодокументи, електронні документи). Виключення складають описи документів особового походження, до складу яких включаються різновидові документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації. Описам присвоюються номери: в межах фонду – за аркушем фонду, а при нефондовій організації – в межах створюваної за формальними ознаками сукупності документів за аркушем обліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладачем робиться підсумковий запис, який фіксує кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), внесених до опису.

Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних документів складають опис страхового фонду.

Облік описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опису, кількості внесених до нього справ та їхніх крайніх дат, кількості аркушів у опису, а також номера фонду, номера опису, номеру тому опису та інвентарного номера.

Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування та книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користувань унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання, застосовують для реєстрації кожного відповідного надходження. Справи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, обліковуються у відповідній книзі, призначеній для поодиничного та сумарного обліку кількості, стану і складу таких справ.

На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду, якій присвоюється номер фонду, на який її заведено. Документи справи фонду мають постійний строк зберігання. До справи фонду включають історичну довідку, листування з фондоутворювачем (власником архіву); акти й інші документи, що фіксують зміни у назві, складі й обсязі фонду; копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); робочі інструкції та методичні вказівки з удосконалення й перероблення описів фонду, опрацювання документів фонду; схеми систематизації його документів; відомості про користування документами фонду; матеріали перевірок наявності документів, про віднесення документів до категорії особливо цінних і унікальних; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до баз даних.

Документи справи фонду нумерують і складають аркуш-засвідчувач, відповідно оформлюють. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів зберігаються у порядку номерів фонду.

Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи:

· паспорт архіву – обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про кількість, стан та умови зберігання архівних документів та їх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву;

· Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи НАФ;

· відомості про зміни у складі та обсязі фондів;

· картка архівного фонду;

· картка обліку унікальних документів НАФ, включених до державного реєстру національного культурного надбання:

· картка централізованого державного обліку архівної україніки.

Картка архівного фонду складається на кожний фонд, що уперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів НАФ і містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання. Картка фонду заповнюється на підставі аркуша фонду на 1 січня кожного року. Реєстрація змін у назві, складі та обсязі фондів ведеться в архівах протягом року. Раз на рік (до 1 березня поточного року) ця інформація подається архівному органу (до відома та для внесення змін у фондовий каталог) пофондово у “ Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року” та по архіву – у паспорті архіву.

Загалом облік здійснюється на основі надання архівним документам облікових номерів. Вони надаються архівним фондам, архівним описам, що розглядаються як сукупності документів, до складу яких можуть входити цілісні архівні фонди, нефондові документальні комплекси або їх частини; справам (одининям зберігання, одиницям обліку) в межах архівних описів; окремим документам у межах справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) за внутрішніми описами.

Таким чином, в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах – індивідуальний і сумарний (див. таблицю).

Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

Рівень комплексу документів Одиниці виміру Форми облікової документації
індивідуального обліку   сумарного обліку  
Справа   кількість документів; кількість аркушів   внутрішній опис документів справи   підсумковий запис справи  
Архівний фонд   кількість одиниць зберігання   архівний опис; інвентарна книга обліку справ, що ма ють в оформленні матеріальні цінності   засвідчувальний напис опису; картка фонду; аркуш фонду  
Архів, група архівів, НАФ   кількість архівних фондів   список фондів; ЦФК   паспорт архіву; паспорт архівів з перемінним складом  
           

В облікових документах фіксуються також всі вибуття документів з архіву та зменшення їх кількості в результаті проведення окремих видів внутріархівних робіт (експертизи цінності, об’єднання справ в результаті перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку загублених, невиправно пошкоджених справ тощо). Документи можуть бути зняті з обліку на підставі актів про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; про виявлення справ, що не належать до даного фонду, архіву; приймання-передавання документів до іншого архіву; описування документів, перероблення архівних описів; про технічні помилки в облікових документах; про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; про невиправні пошкодження справ.

До допоміжних облікових документів належать: книги о6ліку приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їхнього стану в даному сховищі на 1 січня поточного року; книга обліку видавання одиниць зберігання з архівосховища; книга обліку видавання документів у тимчасове користування; книга і картотека обліку вибуття документів; покажчик до аркушів фондів; книга обліку справ з особового складу книга та картотека руху фондів, описів, справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) та ін.

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік. За обліковими документами перевіряють наявність справ згідно з їхніми описовими статтями і підсумковими записами в описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.

Загалом система облікових документів дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить до довідкового апарату державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ одиницями обліку. Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхній адресний пошук, створюючи фундамент довідкового апарату архівної установи.

 

 

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

 

1. Дайте визначення поняттю “облік архівних документів”.

2. Які вимоги висуваються до обліку архівних документів?

3. Охарактеризуйте визначальні принципи обліку?

4. Назвіть основні функції облікових документів архіву?

5. Які основні облікові документи ведуть державні архіви?

6. Які допоміжні облікові документи ведуть державні архіви?

7. З допомогою яких документів здійснюється централізований державний облік документів НАФ?

 

 

РОЗДІЛ 11

 




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-11-20; Просмотров: 810; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.078 сек.