Этапы обработки экономической информации

Главная цель обработки источников информации – установить факторы и измерить их влияние на тот или иной показатель деятельности хозяйства, а также раскрыть причинные связи между различными факторами и хозяйственными процессами.

Процесс обработки источников информации включает:

- проверку достоверности;

- приведение показателей в сопоставимый вид;

- упрощение цифровых данных;

- проведение аналитических расчетов;

- составление аналитических таблиц, формирование выводов;

- изучение обработанных материалов.

Проверка достоверности информации осуществляется в два этапа.

Первый – формально-логический контроль, где проверяется полнота отчетности, правильность и своевременность ее состав­ления, полнота представляет собой охват всех подразделений объекта, наличие всех форм отчетности, заполнение всех раз­делов форм, всех аналитических таблиц по программе. Правиль­ность представляет собой проверку соответствия строк и граф, названия кодов по единому классификатору, наличие подписей, дат и недопустимости неоговоренных исправлений.

Второй этап – счетная проверка, которая осуществляется в несколько этапов. Прежде всего, проверяют преемственность по­казателей. Суть такой проверки заключается в проверке соот­ветствия сумм, приведенных, например, в отчете за предшест­вующий квартал в графе на конец периода, и данным, которые отражены в отчете за отчетный период в графе на начало пе­риода. Затем проверяют правильность арифметических расчетов. Если в итоге по графе «Оборотные средства» указана определен­ная сумма, то она должна представлять собой сумму производ­ственных запасов, денежных средств и незаконных расчетов.

После заполнения форм отчетности знающий бухгалтер кон­тролирует себя на основе таблицы взаимоувязок, когда прове­ряют совпадение сумм, отраженных в разных формах отчетности. Так, например, если в форме № I «Баланс» по строке «Уставной капитал» приведена определенная сумма, то она должна быть и в форме № 5 «Приложение к балансу». Такие увязки, когда про­веряют одну и ту же цифру, приведенную в разных формах от­четности, называют простыми. Бывают еще и сложные увязки, когда для проверки используют данные, приведенные в несколь­ких формах отчетности. Так, составляют баланс товарной про­дукции, где используют данные формы №2, главной книги, ак­тов инвентаризации и т.д.

Для составления баланса товарной продукции используют следующую формулу:

PП= ОН +ВП - ОК+И - Н,

где РП – реализация продукции,

ВП – выпуск продукции,

ОК – остатки нереализованной продукции на конец периода,

ОН – остатки нереализованной продукции на начало периода.

И и Н – излишки и недостатки продукции, выявленные при инвентаризации.

На практике используется несколько способов проверки эко­номический информации. К их числу относятся:

А.«Встречная» проверка. При этой проверке конкретизируется идентичность сумм, отраженных в формах отчетности анализируемого объекта, и сумм, реально поступивших на счета парт­неров по деятельности. Например, в документах фирмы отраже­но, что она перечислила в фонд занятости в марте 8 млн. руб., следовательно, эта же сумма должна быть отражена и в доку­ментах фонда занятости за март или апрель, в зависимости от даты перечисления.

Б. Проверяется правильность исчисления отдельных показа­телей. Так, например, реализация товарно-материальных цен­ностей работникам предприятия в счет заработной платы долж­на быть предварительно отражена на счетах реализации продук­ции, работ и услуг, или прочей реализации. Иными словами, эти суммы должны увеличить оборот по реализации, а, следовательно, и облагаемую базу для исчисления налогов.

В. При определении «затратных» показателей проверяется правильность отнесения на себестоимость по каждой статье рас­ходов. Тщательной проверке должны быть подвергнуты все сум­мы, включенные в Д 20 счета по главной книге, но особо прис­тально контролируются расчетные счета 60, 62, 71, 76.

Г. При определении сумм, отраженных как материальные зат­раты, контролируется:

- правильность отнесения отклонений от плановой себестоимости заготовления материалов на себестоимость;

- правомерность списания на издержки производства недос­тач сверх норм естественной убыли и потерь.

При практическом осуществлении такого рода проверок руко­водствуются действующими инструкциями и другими нормативны­ми актами.

Процесс приведения показателей в сопоставимый вид вызван тем, что показатели рассчитываются в различной оценке, часто отличаются структурой, методикой построения, основываются не на одинаковых базисах, велико влияние инфляции и т.д. Приводят показатели в сопоставимый вид несколькими приемами. Во-первых, можно пересчитать базисные и фактические объемы в одной цене. Во-вторых, можно фактические данные скоррек­тировать на публикуемый органами статистики официально за­регистрированный индекс инфляции. В-третьих, условно рассчи­тывают базисные значения, пересчитанные на фактический объем и ассортимент. Такой прием используют для факторного анали­за затрат на рубль продукции, прибыли от реализации продук­ции, работ и услуг.

Упрощение цифровых данных представляет собой округление, суммирование и т.д. в целях сокращения технической работы и, в особенности, вычислительных действий, а также, чтобы придать показателям лучшую обозримость и ясность.

Однако такая процедура не должна приводить к «ущербу» ка­чества аналитических расчетов. Например, анализ фонда оплаты труда в целом по предприятию целесообразно проводить в млн. руб., а анализ уровня средней заработной платы одного работника в тыс. руб. и т.д.

Этап проведения аналитических расчетов осуществляется с использованием всех элементов общей методики анализа и сред­ств вычислительной и компьютерной техники. К числу элементов общей методики анализа следует отнести систему аналитических показателей, взаимосвязаннее изучение хозяйственных процес­сов, сражение, детализацию, группировки, элиминирование, обобщение. Общая методика анализа ориентирована на общую оцен­ку динамики изучаемой характеристики с учетом влияния поло­жительных и отрицательных факторов, определением сумм выяв­ленных резервов и разработкой практических рекомендаций, нап­равленных на улучшение итогов работы.

Для оформления результатов анализа, иллюстрации выводов составляются аналитические таблицы. Количество граф в табли­цах должно быть оптимальным с использованием, возможно, нес­кольких баз для сравнения (прошлый период, данные другого предприятия и т.д.). Таблице должны быть аккуратно оформле­ны в соответствии с нормоконтролем. В правом верхнем углу должно быть указание "Таблица № ". Номер может простав­ляться как в целом по работе, так и по подразделам» Например, Таблица 3.1. – первая таблица в третьем подразделе.

Через один интервал, пропустив 15-17 мм, с красной строки указывают название таблицы. Шапка таблицы подводится чертой и нумеруется, при этом графы для цифр нумеруются цифрами, а показатели, единицы измерения и другие пояснения буквами.

Завершающим этапом обработки экономической информации является этап изучения отработанных материалов. На этом эта­пе необходимо раскрыть все взаимосвязи и взаимообусловлен­ности между отдельными показателями и факторами, причем оп­ределяют влияние, прежде всего количественных, а затем уже и качественных факторов.

Дата добавления: 2014-11-20