Лекция 17. Обработка входящей и исходящей документации

Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях

Документы постоянного и временного (свыше 10) лет срока хранения находятся в структурных подразделениях в период формирования их в дела и в течение двух лет после завершения формирования. Например, дела завершенные в 1992 году должны передаваться из подразделения в архив предприятия в 1995 году.

Документы временного (до 10) лет срока хранения остаются в подразделениях до истечения срока хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.

До сдачи дел в архив их учет ведется по номенклатуре дел.

При смене руководителя наличие дел должно отражаться в актах приема - передачи дел.

Дела следует хранить в запирающихся шкафах с учетом техники пожарной безопасности.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в порядке их номеров по номенклатуре дел. На корешках обложек дел указывается индекс по номенклатуре. К обратной дверце шкафа прикрепляется копия номенклатуры дел структурного подразделения.

Магнитные ленты с фонограммами хранятся у секретаря руководителя, который их проводил. На ленте и коробке делается отметка о дате совещания и времени записи и другие сведения, позволяющие полностью идентифицировать этот документ.

Компьютерную информацию рекомендуется хранить на жестком диске не более одного года после ввода в ПК, если информация не будет обновляться. При необходимости более длительного хранения данные переносятся на две дискеты или магнитные ленты две (регулярно проверяемые). Документы со сроком хранения более 5 лет должны переноситься на бумажные носители.

Выдача дел в другие подразделения и сторонние организации.

Сторонним организациям дела выдаются по актам, утвержденным руководителем. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Изъятие из дел постоянного срока хранения производится с письменного согласия руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи документа. В структурные подразделения предприятия дела выдаются во временное пользование без составления акта, но с обязательным оформлением карты - заместителя установленного образца. Личные дела и документы с грифом ограниченного пользования выдаются только сотрудникам, указанным в специальном списке, утвержденных руководителем.

Лекция 16. Технология обработки внутренней документации. Часть 4: Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение

1. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора на государственное хранение и определения сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится:

• в структурных подразделениях предприятия: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению;
• в архиве Предприятия - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входит не менее 3 человек:

• лицо, ответственное за архив;
• один из руководящих работников организации;
• выборочно.

ЭК является совещательным органом, ее функции, права и обязанности определяются положением о ней. ЭК проводит заседания не реже двух раз в год в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем. Протоколы ЭК утверждаются руководителем. Протоколы об одобрении номенклатуры дел и описей дел на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении сроков хранения дел, о других важных решениях утверждаются руководителем после их согласования с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива).

В структурных подразделениях: экспертиза ценности проводится ежегодно ответственными за делопроизводство под методическим руководством работников архива предприятия. При этом осуществляется:

• отбор документов постоянного и временного срока хранения более 10 лет для передачи их в архив предприятия;
• отбор документов временного до 10 лет срока хранения с истекшими сроками хранения;
• изъятие их дел постоянного хранения документов временного хранения и не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов;
• полистный просмотр дел.

Результаты экспертизы оформляются описями дел и актами о выделении документов к уничтожению

Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990 году, включаются в акт, который будет составлен не ранее 1января 1996 года.

В акт на уничтожение не следует включать документы, сроки хранения которых не указаны в действующих перечнях, а у ЭК нет единого мнения об их ценности. В таком случае следует обратиться за методической помощью в государственный архив.

ЭК рассматривает акты на уничтожение вместе с описями дел за этот период.

Одобренные акты и описи дел структурных подразделений и общие по Институту, направляются на заключение ЭПК государственного архива.

После согласования описей с ЭПК, акты о выделении документов к уничтожению утверждается руководителем, а дела, включенные в акт, уничтожаются в установленном порядке.

2. Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные дела, рационализаторские предложения и т. п.), приложение 13.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел предприятия.

Требования к составлению описей дел:

• заголовки дел вносятся в опись на основании номенклатуры дел,
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером.
• порядок нумерации дел в описях - валовый за несколько лет
• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом предприятия.
• графы описей дел точно соответствуют тем сведениям, которые вынесены на обложку лел;
• при вненсении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же”. При этом все другие сведения вносятся в опись полностью
• для дел, содержащих документы за несколько лет, делаются ссылки на номера дел после каждого года;
• графа описи “примечания “ ипользуется для отметок о приеме дел, о физическом состоянии, о передаче дел в подразделения, организации со ссылкой на акты, о наличии копий.
• описи дел составляются по установленной, в трех экземплярах.

3. Передача дел на архивное хранение

Все предприятия делятся на два типа:

Предприятия, документы которых входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. Отношения между предприятием и архивным учреждением формируются на договорной основе.

Предприятия, документы которых не входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. За сохранность документов в таких фирмах несет персональную ответственность руководитель предприятия. В архивный фонд документы поступают в случае ликвидации предприятия в установленном законом порядке.

Передача дел из структурных подразделений в архив предприятия производится сотрудниками структурных подразделений по графику, составляемому архивариусом, согласованным с руководителями структурных подразделений.

Прием каждого дела производится архивариусом по описям дел в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела. В особо ценных делах, проверяется количество листов в них.

Дела со сроком хранения до 10 лет, которые принимаются в архив в исключительных случаях по разрешению руководителя передаются по номенклатуре дел.

В период подготовки дел к передаче в архив работник архива предварительно проверяет правильность оформления и формирования дел, соответствие количества дел по описи количеству дел по номенклатуре. В случае выявления недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить.

1. Обработка входящей документации

Поступившие на предприятие документы проходят следующие этапы обработки:

• первичную обработку,
• предварительное рассмотрение,
• регистрацию,
• печатание, размножение (при необходимости),
• рассмотрение руководством,
• направление на исполнение, доставка
• исполнение,
• контроль исполнения,
• систематизацию и определение сроков хранения по номенклатуре дел
• формирование в дела, оформление дел,
• оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив Предприятия
• экспертизу ценности,
• составление описей дел,
• хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив;
• уничтожение докумнтов с истекшим сроком хранения.

Дата добавления: 2014-12-10