Контроль исполнения конфиденциальных документов

Размножение конфиденциальных документов

А.Л. Казакову

Е.М. Лаврову

Учет конфиденциальных документов

Организация делопроизводства, которая обеспечивает сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

· назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;

· порядок подготовки и размножения документов;

· отдельную регистрацию документов;

· формирование дел;

· организацию выдачи и хранения документов;

· проверку наличия документов;

· архивное хранение и порядок уничтожения.

Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении.

Например: ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата».

На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Экз. № 1

или

Коммерческая тайна Экз. № 1

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом.

Например:

Разрешаю:

Подпись руководителя _____________Дата________________

Размножение конфиденциальных документов производится:

· с разрешения руководства предприятия;

· с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);

· в специально выделенном помещении;

· в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

· с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов» (рис. 8).

Листы журналов регистрации:

· нумеруются;

· прошиваются;

· опечатываются;

· указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

ЖУРНАЛ регистрации документов с грифом «Конфиденциально»
№ п/п	Дата регистрации документа	Дата и номер документа (для входящих)	Откуда поступил или куда направлен	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экземпляров	Исполнитель	Примечание

Рис. 8. Журнал регистрации конфиденциальных документов

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов, количество экземпляров, наличие приложений к документу.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

3.4. Формирование и хранение дел, содержащих
конфиденциальные документы

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела). Дело должно иметь:

· гриф ограничения доступа;

· список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

· нумерацию листов;

· внутреннюю опись документов;

· заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники или в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Дата добавления: 2014-12-16