Проверка наличия конфиденциальных документов

Выдача и возврат конфиденциальных документов

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов» (рис. 9).

При выдаче документа:

· сверяется номер документа с номером в журнале;

· сверяется количество листов;

· ставится подпись получателя документа и дата.

Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа: сверяется номер документа с номером в журнале, количество листов, ставится отметка о возврате и подпись получателя документа и дата возврата.

ЖУРНАЛ учета выдачи документов с грифом «Конфиденциально»
Номер документа	Дата выдачи	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экз.	Кому выдан (И.О.Ф.)	Подпись за полученный документ	Отметка о возврате (подпись и дата)	Приме­чание

Рис. 9. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.

Запрещается:

· изъятие конфиденциальных документов из дел;

· перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;

· несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов состоит в сверке зарегистрированных документов в учетных формах, которые хранятся в делопроизводстве.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности и предотвращения утечки конфиденциальной информации.

Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов. Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться и с другой периодичностью (например: по окончании каждого квартала).

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

· ставится в известность руководитель предприятия;

· служба безопасности;

· принимаются меры к розыску документа.

На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов):

· составляется акт;

· вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы:

· для архивного хранения;

· для уничтожения.

При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках.

Дата добавления: 2014-12-16