Поняття системи документації

Розділ 8. Проектування вихідних і вхідних інформаційних повідомлень

Контрольні запитання

Методика створення класифікаторів

Процес створення класифікаторів економічної інформації можемо розглядати як сукупність організаційних, технічних і економічних заходів. Методика створення складається з чотирьох етапів.

1-й етап – на основі матеріалів обстеження об’єкта і технічного завдання розроблюють перелік необхідних класифікаторів.

2-й етап – на основі переліку необхідних класифікаторів, методичних матеріалів, вимог системи користувача і загальних параметрів створення інформаційної бази будують систему класифікації і кодування. При цьому:

1. Визначають найбільш суттєві ознаки, за якими систематизуються інформаційні сукупності в конкретному класифікаторі.

2. Визначають значність об`єктів, які будуть кодуватися.

3. Обирають метод класифікації і систематизують інформацію в класифікаторі.

4. Обирають метод кодування, розроблюють структуру коду і надають коди кожній позиції номенклатури.

5. Загальний перелік номенклатур оформлюють у вигляді класи-фікаторів, у яких розміщують коротку інструкцію про порядок застосування кодів.

6. Розроблені класифікатори погоджують і затверджують у замовника і призначають підрозділи і осіб, відповідальних за ведення класифікатора.

Закінчують розробкою опису класифікатора і технічного завдання на класифікатор.

3-й етап – на основі опису класифікатора, технічного завдання на його створення, опису програмної системи чи документації на ППП розроблюють чи прив’язують ППП. На виході етапу маємо технологічну докумен тацію на створення і ведення класифікатора, ППП.

4-й етап – на основі технологічної документації, ППП і матеріалів обстеження об’єкта створюють класифікатор у пам’яті ЕОМ, який роздруковується і передається відповідним підрозділам для користування.

Також розроблюється технологія ведення класифікаторів, де потрібно вирішити питання внесення нових записів, корекція старих, при необхідності видалення окремих записів а при необхідності збереження старих записів (ведення бази даних з історією).

1. Які основні поняття класифікації інформації?

2. Які основні методи класифікації інформації?

3. Які основні поняття кодування інформації?

4. Які основні методи кодування інформації?

5. Які основні класифікатори техніко-економічної інформації?

6. Яка методика створення класифікаторів?

В умовах інформаційної технології виникла проблема забезпечення сумісності інформаційних систем на різних рівнях, а тому важливе значення мають розробка і впровадження в різних галузях уніфікованих систем інформаційних повідомлень, які складаються з документів на папері, відеокадрів тощо.

Система документації – комплекс взаємопов’язаних документів, які необхідні для управління економічним об’єктом.

Документ – матеріальний об’єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в установленому порядку.

Під уніфікованою системою інформації розуміємо систему документів, яка є раціонально організованим комплектом взаємопов’язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам й містять інформацію, необхідну для оптимізації управління на основі використання ЕММ і ОТ.

Документацію, яка використовується на всіх рівнях управління народного господарства, уніфіковують створенням:

1) уніфікованих систем документації державного призначення (державні стандарти і міжгалузеві уніфіковані форми документів державного призначення, які відповідають вимогам цих стандартів);

2) уніфікованих форм документів інших рівнів, які розроблюються на базі уніфікованих систем документації державного призначення (галузеві, відомчі й форми документів підприємств і організацій).

Уніфікацію документів потрібно виконувати на етапі проектування, вдосконалення і розвитку ІС з урахуванням усіх задач, які вони розв’язують.

У державі діють понад 16 уніфікованих систем, які містять 6 тис. форм документів державного призначення. Але в ІС застосовується щонайбільше 10 – 15%, оскільки більшість форм не пристосовані для обробки на ЕОМ.

При проектуванні документів в умовах ІС необхідно орієнтуватися на уніфіковані системи документації:

ГОСТ 6.10.1–88. Унифицированные системы документации. Основ-ные положения.

ГОСТ 6.11.1–75. Система плановой документации. Основные поло-жения. ГОСТ 6.11.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.13.1–75. Система первичной учетной документации. ГОСТ 6.13.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.14.1–75. Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учереждений и организаций. ГОСТ 6.14.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.19.1–75. Система расчетно-платежной документации. ГОСТ 6.19.2–75. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.38–72. Система организационно-распорядительной доку-ментации. ГОСТ 6.39–75. Формуляр-образец.

Дата добавления: 2014-12-16