Вихідні документи

Вихідні документи. Форми виводу результативної інформації в ІС визначаються експлуатаційними можливостями використовуваних технічних засобів, загальною технологією обробки даних, призначенням і методами їх використання.

У залежності від того як будуть використовуватися результати обробки, розрізняють форми висновку, призначені для візуального використання та форм виведення, призначені для машинного використання. До першої групи належать паперові документи, до другої-— всі машинні носії.

Візуальна форма виводу зазвичай містить три зони: заголовок, тіло вихідний форми, підсумкові рядки.

Вихідні документи для машинного використання можуть видаватися в двох режимах - регламентному і запитному.

При регламентному режимі вихідні дані видаються відповідно до раніше встановлених термінів, у запитному режимі видаються за запитом, коли це необхідно.

Створення уніфікованих форм документів здійснюється з дотриманням таких принципів:

· скорочення кількості форм первинних документів для раціоналізації документообігу;

· застосування єдиних форм документів на різних рівнях управ­ління;

· використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати за машинної обробки, і даних, які є в системі;

· одноразового введення даних до ЕОМ і багаторазового їх використання;

· єдиної термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує користувачеві простоту і зручність у роботі з документами.

Для конкретних ІС можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які відповідають певним специфічним умовам користувачів. Порядок їх формування передбачає виконання таких дій:

· визначення складу реквізитів документа;

· розміщення на бланку, який розбивається на окремі зони з урахуванням їх групування, логічної залежності та форми введення в ЕОМ;

· виокремлення та виділення реквізитів, що мають бути введені в ЕОМ;

· відбір довідково-групувальних ознак, сталих для даного документа, і розміщення їх у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа;

· за необхідності введення стовпчиків і рядків для запису конт­рольних чисел;

· передбачення у проекті форми документа підписів відповідальних осіб;

· проектування за ескізом документа форми введення даних в ЕОМ або перенесення на машинний носій та уточнення форми документа;

· визначення формату бланка уточненої форми документа згід­но з вимогами стандартів.

Проектування візуальних форм виведення інформації виконується у такій послідовності:

- визначається перелік результатних даних;

- результатні показники поділяються за паперовими докумен­тами та відеокадрами, визначається перелік вихідних форм;

- кожній формі присвоюється назва і код;

- установлюються періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

- визначаються місце використання вихідного документа та необхідна кількість примірників;

- розробляється ескіз вихідної форми;

- визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

- установлюються послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес; формуються контрольні приклади вихідних форм, які далі обговорюються та уточнюються;

- затверджуються уточнені форми виведення.

Розроблення ескізу форми виведення передбачає визначення змісту її зон: заголовка, що містить назву документа, дату складання, код форми, назви стовпців та їхню нумерацію; основної предметної (інформаційної) частини, що становить тіло вихід­ної форми; до останньої зони вносять рядки двох видів — доклад­ні та підсумкові. У докладних рядках спочатку розміщують довідкові та довідково-групувальні ознаки, потім реквізити-осно­ви — вхідні та результатні. Підсумкові рядки містять кількісні та вартісні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконання розрахунків.

Згідно зі стандартами документ має три частини – заголовкову, змістовну та оформлюючу.

Кожна із них поділена на зони, а в зонах розташовуються реквізити (рис.1). Зони 1-4 складають заголовкову частину документа, 5 – змістовну, 6 – оформлюючи. Зона 1 містить реквізити підприємства, зона 2 – код форми документа і дані про її затвердження, зона 3 – назви і значення постійних реквізитів документів, зона 4 – номер та дата виписки документа, зона 5 – змінні реквізити, зона 6 – інформація про відповідальних осіб, печаток і дати відпуску матеріальних цінностей.

Зона 1	Зона 2
Зона 3
Зона 4
Зона 5
Зона 6

Рис. 1. Схема розташування зон документа

Дата добавления: 2014-12-16