Возможности анализа данных в списках Microsoft Excel

Создание и ведение списков.

Список – это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Правила организации списка

1. Используйте только один список на листе.

Некоторые возможности управления списком, например фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2. Помещайте подобные объекты в один столбец.

3. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

Данное условие позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

4. Располагайте важные данные сверху или снизу от списка.

Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

5. Используйте форматирование подписей столбцов.

6. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.

Новую информацию в список удобно вносить с помощью формы,котораявыводит одну строку из списка (см. рис. 1.1). Для создания формы нужно поставить указатель ячейки на любое место списка, затем выбрать команду Форма из меню Данные.

Рис. 1.1. Форма, созданная для ввода данных в список

В верхней части формы Excel выводит имя листа, содержащего список, для которого предназначена форма. Ниже имени листа находятся все заголовки столбцов списка. Если в список уже введены строки, то справа от заголовков столбцов будут отражаться значения первой строки списка. В правом верхнем углу формы выводится информация об общем количестве строк в списке и номер строки, отображаемой в форме в данный момент. В правой части формы расположены кнопки, предназначенные для работы со списком.

Если не использовать форму для заполнения списка, удобно при работе со списком закрепить на экране заголовки столбцов и один-два крайних левых столбца так, чтобы они все время оставались на экране при прокрутке списка. Для этого необходимо выделить ячейку, на пересечении которой находятся закрепляемые столбцы и строки, затем использовать меню – Окно, команду – Закрепить области (см. рис. 1.2). Чтобы снять закрепление областей, выберите команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Типичными задачами, выполняемыми при анализе данных в списках, являются сортировка списка и фильтрация списка.

При сортировке данных в списке изменяется порядок расположения строк в списке, в то время как порядок расположения столбцов остается прежним.

Рис. 1.2. Закрепление на экране заголовка и двух левых столбцов списка

Для сортировки списка сначала необходимо выделить в нем любую ячейку, а затем выбрать в меню Данные команду Сортировка, после чего Excel выведет на экран диалоговое окно Сортировка диапазона (см. рис. 1.3).

В представленном диалоговом окне пользователю необходимо указать заголовки столбцов списка, по которым осуществляется сортировка (возможна сортировка одновременно по трем столбцам). При этом переключатель в группе Идентифицировать поля по в нижней части окна Сортировка диапазона должен быть установлен Подписям (первая строка диапазона). При такой установке заголовки столбцов не будут включаться в сортировку, и после ее выполнения, по-прежнему, останутся верхней строкой списка.

Excel использует стандартный порядок сортировки. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел)! " # $ % & () *,. /:;? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я.

Рис. 1.3. Диалоговое окно Сортировка диапазона

Нестандартный порядок сортировки называется пользовательским. Например, в Excel дни недели и месяцы года уже определены в качестве пользовательских порядков сортировки. Для создания нового пользовательского порядка сортировки необходимо выполнить следующие действия.

1. Создать пользовательский список, согласно которому будет осуществляться сортировка (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Списки).

2. Активизировать любую ячейку табличной части документа, записи которого необходимо отсортировать.

3. С помощью меню Данные, команды Сортировка вызвать диалоговое окно Сортировка диапазона (см. рис. 1.3), в котором указать поле сортировки и нажать клавишу Параметры.

4. В открывшемся окне Параметры сортировки, в свернутом списке Сортировка по первому ключу выбрать вид списка, на основе которого будет выполняться сортировка.

Дата добавления: 2014-11-29