Київ – 2012 р

КАДРОВА ПОЛІТИКА В СУДІ

практичний досвід сьогодення

Цей посібник був підготовлений на основі матеріалів навчального курсу Кадрова політика в суді. Робота з персоналом суду, розробленого у співпраці з експертами міжнародного проекту (USAID) «Україна: верховенство права». У посібнику наведені приклади сучасного управління відповідно до впровадження нового закону «Про судоустрій та статус суддів». Ми висловлюємо подяку керівникам та працівникам судів, які надавали практичні приклади і цінні поради щодо висвітлення стану справ в українських судах, зокрема: Надії Степанівні Стефанів, Голові апеляційного суду Івано-Франківської області та Оксані Максимчук, керівнику апарату апеляційного суду Івано-Франківської області, Василю Миколайовичу Ряднині, Голові Машівського районного суду Полтавської області та Наталії Миколаївні Бражник, керівнику апарату Машівського районного суду Полтавської області, Наталії Іванівні Охріменко, Голові Чорнобаївського районного суду Черкаської області та Сергію Володимировичу Міняйло, заступнику керівника апарату Чорнобаївського районного суду Черкаської області, Сергію Олександровичу Клименко, Голові Первомайського міськрайонного суду Харківської області та Тетяні Олексіївні Яреско, керівнику апарату Первомайського міськрайонного суду Харківської області. Особливу подяку висловлюємо Голові Української асоціації сприяння розвитку судового адміністрування – Ользі Вікторівні Какауліній та усім активним учасникам цієї організації, які відгукнулись на наші запити.

Добір інформації, упорядкування та редагування: Валерія Сергієнко, експерт з навчання.

ЗМІСТ

1. Вступ 5

2. Управлінські функції 6

3. Відбір та призначення на посаду 9

3.1. Посадова інструкція 9

3.2. Аналіз посад у суді 11

3.3. Конкурсний відбір 13

3.3.1. Публікація оголошення про проведення конкурсу 14

3.3.2. Прийом документів 18

3.3.3. Проведення іспиту (тестування) 19

3.3.4. Проведення співбесіди 21

4. Співбесіда як основний вид відбору працівника 22

4.1. Співбесіда: етапи і структура 22

4.2. Підготовка до співбесіди. Профіль посади 23

4.3 Типи питань на співбесіді 26

4.3.1. Питання по резюме 26

4.3.2. Проективні питання 29

4.3.3. Ситуаційно-поведінкова співбесіда 31

4.3.4. Методика кейс-співбесіди 33

5. Орієнтація та адаптація новопризначених працівників 35

5.1. Процес орієнтації новопризначених працівників 35

5.2. Роль керівника в адаптації новопризначених працівників 38

6. Навчання та професійний розвиток 41

6.1. Створення системи навчання у суді 41

6.2. Форми навчання працівників суду 42

6.3. Дистанційне навчання як один з методів професійного розвитку 47

7. Етичні норми в суді 53

7.1. Загальний огляд 53

7.2. Практичні приклади реалізації професійної етики в судах 54

8. Побудова ефективної команди 63

8.1. Лідерство та розподіл повноважень між Головою та
керівником апарату суду 63

8.1.1. Ситуаційне лідерство 63

8.1.2. Розподіл повноважень між Головою суду та керівником
апарату суду 67

8.2. Етапи утворення команди та правила командної співпраці 70

8.3. Делегування повноважень та організація роботи 76

8.3.1. Методи делегування та постановка завдання 76

8.3.2. Проведення ефективних нарад 80

8.4. Прозора та ефективна комунікація 83

8.5. Конструктивні конфлікти 90

8.5.1 Об’єктивні та суб’єктивні причини конфліктів у діяльності суду 90

8.5.2. Профілактика конфліктів у спілкуванні з громадянами 94

8.5.3. Поняття про конфліктогени та вислови – пом’якшувачі негативних емоцій 98

8.6. Мотивація 106

8.6.1. Мотиви та мотиватори 106

8.6.2. «Вигоряння» працівників 113

9. Оцінка якості роботи 117

9.1. Щорічна оцінка в суді 118

9.2. Оцінка якості роботи як спосіб мотивації працівника 119

10. Дисциплінарні стягнення та звільнення 122

11. Післямова 127

Додаток 1 – Типова посадова інструкція керівника апарату суду 128

Додаток 2 – Посадові інструкції працівників апарату
Апеляційного суду Івано-Франківської області 132

Додаток 3 – Посадова інструкція адміністратора справ 168

Додаток 4 – Перелік питань на іспит Машівського районного суду
Полтавської області 171

Додаток 5 – Психологічне тестування в Апеляційному суді
Івано-Франківської області 181

Додаток 6 – Програми орієнтації та адаптації 184

Додаток 7 – План навчальної роботи у Машівському районному суді
Полтавської області 207

Додаток 8 – Конспект тренінгу на тему: Мотивація 210

Додаток 9 – Проведення щорічної оцінки у
Машівському районному суді Полтавської області 226

12. Список джерел 233

13. Словник 234

1. Вступ

Кадри є важливим фактором успішного функціонування будь-якої організації, а судова система особливо зацікавлена у професійному зростанні її працівників.

Важливу роль в кадровій політиці суду відіграє роль керівника – лідера колективу, оскільки з впровадженням європейських стандартів в кадровій політиці від керівника нової генерації вимагається вміння вести за собою трудовий колектив в складних умовах, створювати творчу атмосферу в колективі, яка б сприяла широкому розвитку ініціативи підлеглих, активно знаходити найбільш цілеспрямовані шляхи підвищення ефективності організації роботи суду, що в свою чергу сприятиме швидкому та ефективному вирішенню поставлених завдань.

З прийняттям Закону України «Про судоустрій і статус суддів», який передбачає розмежування повноважень голови суду та керівника апарату, відбулось посилення статусу керівника апарату щодо вирішення кадрових питань: надано право своїми наказами призначати, звільняти та заохочувати працівників апарату. Раніше ці повноваження належали голові суду.

Щодо адміністративних повноважень голови суду, то він, як і раніше, представляє суд, як орган державної влади, у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами. Ця норма закону, вказує на те, що в суді голова суду був і залишається головним адміністратором, хоч обсяг його суто адміністративних повноважень за нині чинним законом суттєво зменшений.

Але від взаємодії голови суду та керівника апарату і їх конструктивної роботи залежить результат формування дієвої судової команди.

Тому нагальним на даний час постало питання видання посібника, який би в сучасних реаліях дав можливість судам проводити ефективну кадрову політику з визначенням в ній ролі голови суду та керівника апарату.

Для виконання завдань суду, які полягають в організаційному забезпеченні здійснення правосуддя в кримінальних, цивільних, адміністративних та інших судових справах, а також розгляд і вирішення звернень громадян на умовах і в порядку, передбаченому законодавством України, необхідним є формування колективу професіоналів-однодумців, які були б об’єднані однією ціллю та метою.

Даний посібник покликаний ознайомити голів судів та керівників апаратів з основними положеннями та принципами побудови ефективної кадрової політики в суді, розглянути сучасну практику управління персоналом суду на прикладах міжнародного досвіду, досвіду деяких модельних судів України та пропозицій робочої групи по вдосконаленню кадрової політики та адмініструванню суду, запровадити передові підходи управління людськими ресурсами суду.

Я вважаю, що даний посібник є практичним інструментом, за допомогою якого можна покращити кадрову політику суду.

Наталія Іванівна Охріменко

Голова Чорнобаївського районного суду Черкаської області

2. Управлінські функції

Управління можна розглядати як досягнення результату шляхом систематичної організації роботи підлеглих. Управління, можна розглядати й в іншій площині, як налаштування людей на працю. Який із цих поглядів ближчий вам? Який більше відповідає вашим уявленням? Що є управління в площині керування апаратом суду, керування судом як організацією?

Насправді, у кожного керівника своє бачення управління, проте варто пам’ятати, що це процес. В управлінні ми працюємо над досягненням цілей за допомогою інших людей, і це – не одноразова дія, а серія кроків, які пов’язані між собою. Кожна з цих дій сама по собі є процес, і від неї залежить кінцевий успіх організації. Це і є управлінські функції:

· Планування

· Організація

· Мотивація

· Контроль

Процес управління – це сума всіх цих функцій.

Почнімо з планування. Цю функцію пов’язано з визначенням цілей організації, апарату й того, що мають робити її члени для досягнення їх. Згідно з Месконом, Альбертом і Медоурі, авторами «Основ менеджменту», треба дати відповідь на три фундаментальні питання. Питання перше: де ми знаходимося зараз? Це аналіз сильних і слабких сторін ситуації, а також наявних фізичних, матеріальних і людських ресурсів. Питання друге: в якому напрямі ми хочемо рухатися? На цьому етапі ми ставимо цілі за технологією SMART,[1] про яку працівникам судів розповідали під час тренінгів «Кадрова політика в суді». Питання третє: як ми збираємося це робити? Ми розбиваємо SMART (технологію постановки цілей) на окремі частини відповідно до того, що конкретно має робити кожен член організації, щоб досягти поставлених цілей. До планування, так само як і до управління в цілому, треба підходити як до процесу. Адже майбутнє завжди невизначене. Змінюються внутрішні та зовнішні фактори, тому постійно виникає потреба в нових планах і цілях.

Перейдемо до організації. Організувати означає створити певну структуру. Для того щоб досягти цілей, треба перетворити на систему велику кількість елементів. Наприклад, роботу – на конкретні завдання для організації та завдання для підлеглих. Лише замисліться: промислова революція почалася саме з усвідомлення того, що організація роботи певним чином дає групі робітників змогу досягати набагато вищих результатів, аніж результати, яких вони досягнуть без неї! Найефективніші стратегії зазнавали краху там, де бракувало організації.

На черзі – мотивація. Для того, щоб стратегії та плани знаходили своє втілення, треба не тільки організовувати, але ще й мотивувати людей на їх досягнення. Найкращі стратегії та плани не діятимуть, якщо хтось не «ворушитиметься». Хтось має виконати роботу. Американці вигадали такий термін, як «скидати бакс». Це те саме, що «переводити стрілки». А на додачу ще один – «Бакс зупиняється тут». Аналогів цим висловам в українській та російській мові наразі не існує. А означає та фраза таке: “Я беру відповідальність на себе. Тобто далі бакс не скидатиму – на мені він зупиняється». Ми як нація ще вчимося бути відповідальними. Але разом із відповідальністю людина потребує й мотивації. Не так давно вважалося, що людина добре працюватиме, якщо матиме змогу більше заробляти. Ця теорія виявилася помилковою. За мотивацією стоять потреби людини, й треба уміти їх знаходити.

Остання функція колеса управління, яке ви вже могли бачити вище – контроль. Зі словом «контроль» у нас часто виникають прикрі асоціації, й навіть фізично, на рівні тіла, ми відчуваємо певний дискомфорт. Мабуть, ми всі мали неприємний або навіть гіркий досвід контролю – можливо, тому, що його було застосовано неефективно.

У цьому посібнику ми розглянемо усі функції колеса управління, стосовно питань, які є найбільш актуальними для роботи суду. Для ілюстрації управлінських теорій, які діють у будь-якій організації, ми зібрали найкращий досвід українських судів. І ви матимете можливість не тільки ознайомитись з наведеними практиками судів, а й успішно використати їх у власному суді.

Іще раз погляньте на колесо управління. Наскільки ефективно, на ваш погляд, ви користуєтесь інструментами, зазначеними на цьому колесі? Якби вам треба було оцінити себе за десятибальною шкалою (де 10 – найвищий бал), скільки балів ви собі поставили б?

Чи добре колесо ви маєте на малюнку? Чи комфортно вам їхати із його допомогою? Уявіть собі, як котиться управлінське колесо. Що ви бачите?

Якщо, проаналізувавши функції колеса управління, вам вдалося визначити вади, рекомендуємо ознайомитись з відповідними розділами цього посібника і спробувати запровадити вже випробувані інструменти для покращення колеса управління.

3. Відбір та призначення на посаду

Стратегічне планування та сформоване бачення майбутнього суду є важливою передумовою формування політики управління людськими ресурсами та всіх без виключення її складових. Бачення стратегічних пріоритетів та планування розвитку суду, передбачення динаміки розвитку суспільства та пов’язаних з цим процесів та потреб в змінах, передбачення ризиків, визначення шляхів вирішення завдань дають суду розуміння та можливість побудови стратегії залучення відповідних кадрів, які б відповідали швидкоплинним змінам та потребам суду. Такі приклади, як автоматизація судів, поступове вдосконалення організаційних процесів та структурної будови суду впливають на функціональні завдання працівників та вимагають опанування ними нових систем, набуття певних навичок та здатність швидко навчатись та бути гнучкими в запровадженні удосконалених процесів та процедур для дотримання високих стандартів якості надання судових послуг громаді у відповідності до реалій та потреб сучасного суспільства.

Кого з кандидатів шукати? Де шукати, як привабити? Як переконатись у наявності відповідних навичок та особистісних характеристик? На що спрямувати в майбутньому?

Як забезпечити швидке опанування посади та влиття в корпоративну культуру судової установи? Як забезпечити перспективний професійний розвиток та чому навчати?

Аналіз посад, профілів та складу працівників, чітко визначені стратегічні цілі та завдання суду та ретельне планування є інструментами для визначення кадрових потреб та тенденцій, а також дороговказом для пошуку відповідей на питання перспективного розвитку установи.

Відповідно до закону «Про судоустрій та статус суддів» від 07 липня 2010 року, Стаття 149 «Апарат суду» - керівник апарату суду призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення.

Відповідно, адміністративні функції Голови суду було зменшено на вищеозначений перелік обов’язків. Разом з тим, Голова суду залишається головним керівником суду, здійснюючи загальну координацію адміністративною роботою суду.

Правовий статус працівників апарату суду визначається Законом України «Про державну службу». Умови оплати праці, матеріально-побутового, медичного, санаторно-курортного і транспортного забезпечення працівників апарату суду визначаються на засадах, що встановлені для відповідної категорії працівників апарату.

Добір працівників апарату суду здійснюється на конкурсній основі. Отже, пропонуємо ретельно розглянути процес відбору та призначення працівників суду.

3.1. Посадова інструкція

Апарат суду зазвичай включає керівника апарату суду та його заступника, помічників голови суду, помічників суддів, консультантів, секретарів суду, секретарів судових засідань та судових розпорядників, які є державними службовцями. В суді також працюють інші робітники, наприклад, прибиральниці, які забезпечують підтримання приміщень і технічних служб суду в належному стані.

Державні службовці – працівники суду – мають певні функціональні обов’язки, які зафіксовані у посадових інструкціях. Посадова інструкція визначає зміст роботи, мету посади, обов’язки та сфери відповідальності, та містить опис завдань до виконання, причин їх виконання, місця виконання та короткий опис способів виконання.

Посадові інструкції повинні бути розроблені та затверджені перед прийомом працівників на роботу до суду.

Типові посадові інструкції працівників українських судів надані на офіційному веб-порталі судової влади України (www.court.gov.ua). Одна з них наведена у Додатку 1 до цього посібника.

Слід зауважити, що правильний розподіл повноважень серед працівників суду сприятиме підвищенню ефективності роботи як кожного окремого працівника, так і суду як організації та судової системи в цілому. При цьому, створені в суді структурні підрозділи, затверджена їх організаційна структура, внесе більшу ясність у визначення обов’язків кожного співробітника суду та надасть можливість керівникам вибудувати ефективну систему делегування. Голова суду матиме можливість делегувати частину своїх повноважень заступникам, керівник апарату – начальникам структурних підрозділів, що у свою чергу дасть можливість рівномірно розподілити навантаження між працівниками.

У Додатку 2 наведений перелік детальний опис функціональних обов’язків посад Апеляційного суду Івано-Франківської області, який має великий досвід у впровадженні міжнародних моделей відбору персоналу, адаптованих до українських реалій. Це дозволило суду підвищити якість послуг та вибудувати більш ефективну систему співпраці в суді.

Для порівняння, визначення повноважень у деяких країнах Європи, в Україні та у Сполучених Штатах Америки є дійсно різним, іноді навіть полярним.

В деяких європейських країнах перелік функціональних обов’язків адміністратора суду[2], наприклад, обмежується кількома рядками у законі, які визначають відповідальність за персонал суду та засоби суду, та контрактом, який визначає загальні межі відповідальності.

Посадова інструкція федеральних судів Сполучених Штатів Америки дає більш детальний опис обов’язків адміністратора справ та має наступні складові:

· Ідентифікатор (назва посади, професійна група)

· Загальний огляд

· Основні функції та обов’язки

· Кваліфікаційні вимоги (необхідні компетенції, знання-навички-вміння, основний фокус та опис роботи, складність та процедура прийняття рішень, взаємодія з судовими органами та зовнішні контакти, робоче середовище та фізичні вимоги)

· Погоджувальний підпис.

У додатку 3 ви можете ознайомитись з посадовою інструкцією адміністратора справ більш детально.

В посадовій інструкції федеральних судів Сполучених Штатів Америки окремо і більш чітко, ніж в українських зразках посадових інструкцій, прописані знання, навички та вміння, які є ключовими при проведенні аналізу посад.

3.2. Аналіз посад у суді

Аналіз посади – це систематичний збір та аналіз інформації про обов’язки, умови роботи та вимоги до певної посади.

Практика показує, що проведення всебічного аналізу посад не є частим й звичайним явищем в українських судах. Беручи до уваги українські реалії та середовище, що постійно змінюється, перегляд посадових інструкцій потрібно здійснювати регулярно.

Аналіз посади є основою проведення класифікації персоналу, що створює організований, структурований та раціональний підхід до багатьох аспектів управління людськими ресурсами, Він має враховувати динамічні зміни суспільства, робочого середовища, технологічний прогрес, зростаючі вимоги до знань, навичок, здібностей та особистісних якостей працівників суду.

Юридичний захист процедури пошуку та відбору працівника, проведення програм орієнтації та адаптації нових працівників, система оцінювання ефективності та якості роботи, система дисциплінарних заходів, навчання та підвищення кваліфікації, трудові відносини, вдосконалення технічного та програмного забезпечення, а також практики оплати праці та кадрового планування мають певною мірою базуватися на аналізі посад. Саме за результатами аналізу посад складаються та постійно оновлюються посадові інструкції. Крім того, аналіз посад пов’язаний також з іншими сферами діяльності:

· пошуком та відбором кадрів (знання-навички-вміння, тестування та проведення співбесід);

· навчанням, підвищенням кваліфікації та професійним розвитком (постійні тренінги та коучинг[3], вдосконалення знань-навичок-вмінь);

· управлінням досягненнями (оцінка роботи, мотивація, дисциплінарні заходи);

· плануванням та організацією роботи (обладнання, програмне забезпечення, плинність кадрів);

· рівнем фінансової винагороди;

· трудовими відносинами.

Існує 4 методи аналізу посад:

· Анкетування

· Співбесіди

· Спостереження (фотографія робочого дня)

· Журнали/Щоденники.

Джерелами отримання даних можуть бути працівники, безпосередні керівники, начальники підрозділів.

Виконавцями проведення аналізу можуть виступати консультанти з кадрової роботи або кадрові служби, які відповідають за відповідність посадових інструкцій сучасним реаліям роботи. Також у цій якості можуть виступати незалежні консультанти, які аналізують ефективність роботи суду.

Доцільно зауважити, що за практикою деяких судів найкращим методом проведення аналізу посад є спостереження, з наступним проведенням уточнюючих співбесід зі співробітниками та начальниками структурних підрозділів.

Під час спостереження та співбесід необхідно звернути увагу на наступні питання:

Дата добавления: 2014-11-29