КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Оформлення організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів
Основним видом ділового мовлення є документ. Документ – це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі. В управлінській діяльності використовують в основному письмові (текстові) документи, в яких інформація зафіксована будь-яким способом письма – рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені згідно з визначеними правилами, називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією. Ці документи – основа всього інформаційного господарства установи чи підприємства. Отже, у звичайному розумінні документами називають відповідноскладені, підписані і засвідчені службові папери, якими оформляють різні господарсько-фінансові операції, правові відносини і дії юридичних осіб та окремих громадян. Усякий документ – насамперед носій інформації, і це чи не найважливіша його властивість, яку використовують у процесі управління. Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації: 1. Документ повинен видавати повноважний орган або особа відповідно до їх компетенції; 2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству; 3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах, містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки; 4. Документ повинен бути складенимза встановленою формою; 5. Документ має бути бездоганно відредагованим. 6. Документ повинен бути придатним для тривалого зберігання. Усі документи можна згрупувати за кількома ознаками: Завидами діяльності фінансово-розрахункові організаційно-розпорядчі постачально-збутові
За змістом прості складні ♦ прості відображають одне питання, складні – декілька. За терміном виконання термінові звичайні безстрокові (нетермінові) ♦ звичайні безстрокові документи виконують у порядку загальної черги; ♦ термінові мають встановлений строк виконання. До останніх також належать документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). За місцем складання внутрішні (місцем виникнення) зовнішні ♦ внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; ♦ зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами; За походженням службові (офіційні) особисті ♦ службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють; ♦ особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності За ступенем гласності для загального користування для службового користування таємні і цілком таємні
За формою трафаретні типові індивідуальні ♦ типові (стандартні) документи складені за зразком, мають стандартну форму, їх заповнюють у певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами; ♦ трафаретні документивиготовляють друкарським способом: незмінна частина тексту існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця; ♦ індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій За стадіями створення оригінали копії Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчують штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково роблять помітку вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг і дублікат.
Відпуск – це повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні. За терміном зберігання тимчасового зберігання (до 10 років) тривалого зберігання (понад 10 років) постійного зберігання На сьогодні затверджено національний стандарт, що регламентує систему оформлення організаційно-розпорядчої документації (ОРД): ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Основним завданням цього стандарту є уніфікація, тобто встановлення однакового складу і форм документів у сфері управління, вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Проте стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів. Застосування стандартних форм документів сприяє підвищенню якості і культури апарату управління, чіткішому й оперативнішому його функціонуванню, підвищенню продуктивності праці службовців. Документи, які входять до системи ОРД, умовно поділяють на три групи: організаційні (положення, статути, інструкції, правила тощо); розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази, рішення); довідково-інформаційні (листи, протоколи, акти, довідки, звіти, доповідні записки таін.). Щоб правильно оформити документи, необхідно дотримуватися низки вимог, щостосуються їх підготовки, обробки і виконання, які надаютьдокументові юридичної сили.
Дата добавления: 2014-11-29; Просмотров: 761; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |