Документирование. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте.

Записи о совершенных хозяйственных операциях производят­ся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяй­ственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно пос­ле ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы: организационно-распорядительные; оправ­дательные; документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам отно­сятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содер­жащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, тре­бования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт совершения операции, и соответственно инфор­мация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры. Су­ществует целый ряд документов, сочетающих в себе разреши­тельный и оправдательный характер, например, расходный кас­совый ордер, платежная ведомость и др.

Первичные документы бухгалтерского оформления запол­няются бухгалтером: различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они офор­мляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатываемых формах, если необходимые доку­менты отсутствуют в альбомах унифицированных форм первич­ной учетной документации.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; наименование организации, от имени которой составлен доку­мент; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Документы должны составляться такими средствами, ко­торые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней над­писывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.

Документы, выполненные на машинных носителях, оформ­ляются в соответствии с ГОСТ 6.10.4–84 "Придание юридичес­кой силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".

Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке. В организациях с ино­странными инвестициями они могут составляться и на иност­ранном языке (по требованию иностранного инвестора), но дол­жны иметь построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подле­жат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки информация с первичного документа перено­сится в учетные регистры, а на самом документе делается отмет­ка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.

Все первичные документы, на основании которых произво­дится прием или выдача денег, подлежат обязательному гаше­нию штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплаче­но" с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются соглас­но правилам, установленным Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологи­ческом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчет­ных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим за­конодательством. Изыматься могут все документы, за исключе­нием документов, содержащих сведения, составляющие государ­ственную тайну. Изъятие документов производится на основа­нии письменного мотивированного постановления должностно­го лица организации, которая производит изъятие. Изъятие документов происходит в присутствии должностных лиц орга­низации. Должностным лицом изымающего органа при изъятии составляется специальная опись изъятых документов и фиксиру­ется их содержание. Изъятие оформляется протоколом, копия ко­торого вручается под расписку соответствующему должностно­му лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, про­изводящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить под­писью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руково­дителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости при­глашаются представители следственных органов, охраны, пожар­ного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.

Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами следующий.

На выполнение хозяйственной операции должно быть полу­чено разрешение соответствующей, имеющей на это право уп­равляющей инстанции, т.е. составлен разрешительный документ. Например, для совершения операций по отгрузке продукции покупателям необходимо иметь договор на поставку, подписан­ный руководителями продавца и покупателя; для выдачи денег из кассы организации — разрешение ее руководителя и главного бухгалтера; для расчета отпускных — приказ руководителя орга­низации об отпуске работника; при отпуске материала со скла­да — разрешение начальника отдела снабжения и др.

При совершении разрешенной хозяйственной операции со­ставляется оправдательный первичный документ. Форма оправ­дательного первичного документа зависит от вида хозяйствен­ной операции. При оформлении первичного документа необхо­димо пользоваться унифицированными формами первичной учет­ной документации (табл. 1).

При отсутствии унифицированных форм по некоторым видам операций организация может разработать необходимые первичные документы при соблюдении требований к их оформлению.

Первичные документы составляются непосредственно в мес­тах совершения хозяйственных операций: на складах, в цехах и т.п.

Хозяйственные операции, для оценки которых необходимо произвести специальные расчеты, оформляются первичными документами бухгалтерского оформления, которые составляют­ся непосредственно в бухгалтерии. К таким документам, напри­мер, относятся расчеты по начислению заработной платы, износа основных средств, начислению налогов и т.п.

Дата добавления: 2014-11-29