Двоспрямована структуризація та кодування проекту

Односпрямована структуризація — створення робочої структури проекту.

«Односпрямована» система структуризації, управління, планування і контролю проектів дає змогу структурувати тільки обсяги робіт. Це завдання вирішується за допомогою WBS — робочої структури проекту.

WBS — це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт з виконання проекту і подана у графічному вигляді. Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові. Елементом найнижчого рівня є група робіт, або так званий робочий пакет (work package).

Для одного й того самого проекту можна створити декілька WBS з різною кількістю рівнів та елементів на кожному рівні.

Декомпозиція проекту – це його розбивка на окремі взаємопов’язані послідовні роботи.

Основні етапи розробки WBS:

– визначення ступеня деталізації проектних робіт (так, щоб вони піддавались оцінці);

– визначення кількості рівнів (як правило три-чотири);

– розробка структури кожного рівня (формуються горизонтальні рівні);

– підготовка опису елементів WBS (стисла назва кожної складової WBS);

– формування системи кодування (кодуються всі блоки);

– проведення зворотних обчислень (затрати знизу догори за принципом: відділ локалізації — субпідрядник).

Принципи формування рівнів WBS:

1. Продуктовий, коли проект розбивається за елементами продукту проекту (продуктова WBS).

2. Функціональний, коли проект розбивається за функціями менеджменту проекту (функціональна WBS).

3. За проектним циклом, коли проект розбивається за етапами життєвого циклу (WBS проектного циклу).

На нижчому рівні робочої структури проекту знаходиться робочий пакет(work package, табл. 5.1):

Таблиця 5.1

Структура робочого пакету

Робочий пакет: «	»
Відповідальний за робочий пакет:
Поставлене завдання:
Необхідні результати:
Бюджет:
Основні умови:
Терміни:
Замовник:	Відповідальний за робочий пакет:

Дедалі частіше у проектах використовується двоспрямована структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури і передбачає:

– робочу структуру проекту (WBS);

– організаційну структуру проекту (OBS);

– облік затрат;

– описання робочих пакетів (діяльності);

– систему кодування;

– словник використання WBS (каталог CTR «Витрати — час — ресурси»).

Організаційна структура проекту (ОBS) стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з батьківськими організаціями.

Будується ОBS аналогічно робочій структурі, а саме:

– на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент;

– на другому і нижчих рівнях триває поділ структури на основні організаційні елементи.

Цей процес повторюється до найнижчого рівня — базових робочих груп, а при реалізації малих проектів — до окремих виконавців.

Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу і порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів по своїх сферах відповідальності.

Розподіл WBS здійснюється до робочого пакету, який виконується окремою групою. OBS, у свою чергу, розбивається до рівня груп, які виконують найнижчий рівень робіт у WBS. Таким чином, роботи найнижчого рівня WBS притаманні як WBS, так і OBS, тобто це — фундаментальні блоки обох структур.

Якщо зобразити WBS по горизонтальній осі, а OBS — по вертикальній, то на перетині отримаємо елементи двоспрямованої структури, тобто певні роботи, які виконуються відповідними підрозділами проектної команди. Кожний з них має свої ресурси і свій бюджет, що створює систему обліку затрат. За це відповідає менеджер-обліковець.

WBS, OBS і облік затрат встановлюють каркас системи управління проектом. Тут поєднуються обсяг робіт, організаційна структура і персональна відповідальність на кожному рівні із субсистемами планування, контролю змін, ресурсів, витрат, якості, матеріалів, інформації, аналізу і звітування.

Облік затрат — це природний і логічний управлінський центр, у якому інтегруються ці чинники. Облік витрат кожної роботи полягає у її визначенні, плануванні ресурсів і бюджету; ці набори планів є фундаментальними блоками, або найнижчим рівнем у ієрархічній системі двоспрямованої системи планування і контролю.

Облік затрат будується на таких принципах:

1. Одна особа відповідає за них.

2. Провадиться ретельне визначення робіт, які виконуються й оцінюються.

3. По кожному робочому пакету існують плани, як-то: календарний графік; ресурси; бюджет витрат.

4. Виконується аналіз і складаються звіти.

Обсяг робіт, ресурси і витрати, необхідні для виконання усього проекту або його складових, визначаються знизу догори — додаванням величини показників по вертикальній осі, тобто від найнижчого — до вищого рівня WBS. Аналогічно по функціональних групах організаційної структури це визначається по горизонталі: для кожного вищого рівня витрати визначаються додаванням по нижчих рівнях.

Ключем до інтеграції окремих елементів проекту є систематизована система кодування, яка допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS i OBS і встановити їхні взаємовідносини. Система кодуваннявикористовується, щоб відокремити і водночас поєднати: роботи, їх планування і контроль, ресурси і кошти, облік, оцінку тощо.

Кодування — це життєво необхідний компонент інформаційної системи управління проектами. У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр і літер, кожна з яких має свій зміст, своє значення.

Кожний кодовий номер відповідає певним витратам, WBS або ОBS рівню та елементу, а також вказує на взаємостосунки у структурах WBS і ОBS. Кожний рівень структури представлено частиною коду. Одна частина презентує структуру WBS, друга — ОBS. Пов’язуючи їх, ми отримуємо витрати, притаманні цим структурам та їхнім окремим елементам.

У зв’язку зі створенням WBS/ОBS-структур та кодуванням їх потрібно створити WBS-словник або CTR-каталог. Словник визначає елементи й облік затрат (табл. 5.2). Це гарантує розуміння кожним залученим до проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або ОBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу «Витрати –– час — ресурси» (Cost — Time –– Resources, або CTR).

Таблиця 5.2

CTR-словник

Номер	Код роботи	Зміст роботи	Затрати, грн	Тривалість, дні	Необхідні ресурси
1.	813-42	Навчання системних аналітиків			Тренери — 2 особи Аудиторія — 5 днів

Роботу зі систематизації і поєднання робіт треба обов’язково виконати на певній стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і затрати, щоб у подальшому формувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума затрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати затратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.

Дата добавления: 2014-12-07