ВОПРОС 1. Значение нотариального делопроизводства

Ключевые слова: нотариальное делопроизводство, входящие документы, исходящие документы, наряд, архив, реестр, удостоверение, удостоверительная надпись, нотариальные свидетельства, единая нотариальная информационная система, номенклатура дел, печать, электронная подпись, дело, архив, штамп, бланк

Тема 5. Нотариальное делопроизводство

Цель: Познакомиться с делопроизводством нотариуса

План лекции:

1. Понятие и значение нотариального делопроизводства
2. Прием, регистрация и отправление документов
3. Составление номенклатуры дел
4. Формирование и оформление дел.
5. Ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий
6. Печать, штампы и бланки нотариуса

Делопроизводство в современном значении – это документационное обеспечение управления. Оно обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация работы нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

В соответствии со ст.4 Закона РК «О нотариате» нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с Правилами по нотариальному делопроизводству, утверждаемыми МЮ РК по согласованию с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией РК. Данные Правила утверждены Приказом МЮ РК 31 января 2012 № 32 «Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан». Контроль за соблюдением требований Правил осуществляют территориальные органы юстиции и нотариальные палаты.

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее – электронный реестр ЕНИС):

· нотариусом, занимающимся частной практикой;

· государственными нотариусами государственной нотариальной конторы.

Документы оформляются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства РК от 21 декабря 2011 года № 1570. Условия для обеспечения сохранности документов осуществляются в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства РК от 22 декабря 2011 года № 1583.

Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом РК о языках и ст. 4 Закона О нотариате. В соответствии со ст. 4 Закона о языках нотариальное делопроизводство ведется на государственном и русском языках. Статья 4 Закона о языках предусматривает, что государственным языком РК является казахский язык, он является языком государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений на всей территории государства. Далее ст. 5 Закона о языках определяет, что в государственных организациях и органах местного управления наравне с казахским официально употребляется русский язык.

Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

· частный нотариус;

· государственный нотариус.

При увольнении или переводе государственного нотариуса ведение делопроизводства возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу в порядке, предусмотренном Правилами.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов в частный нотариальный архив.

При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.

Делопроизводство нотариуса включает в себя:

1. прием, регистрацию и отправление документов;
2. составления номенклатуры дел;
3. ведение архива нотариальной конторы (формирования дел; оформления дел, составления описи дел; хранения документов; передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов; уничтожения дел, формирования и оформления наследственных дел, учета завещаний;
4. ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий (ведения реестра регистрации нотариальных действий, регистрации нотариальных действий; оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей использования печати, штампов и бланков нотариуса).

Дата добавления: 2014-12-07