КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Особенности организации работы с внутренними документами
Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает: а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа; б) редактирование и корректирование предварительного варианта в) согласование уточненного варианта текста документа; г) оформление окончательного варианта текста документа; д)утверждение(подписание) документа; е) регистрацию документа; ж) тиражирование документа; з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения и) помещение контрольного экземпляра документа в дело; к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение). Рассмотрим особенности работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение: а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, б) в инициативном порядке; в) во исполнение ранее полученного документа. При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и исходя из этого распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются: а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;
б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа; в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет 3,5 (А) и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью: а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания; б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фразеологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата. Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой: а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста; б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях; в) из текста изымаются повторы и длинноты; г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его
д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа е) достигается стилистическое единообразие текста документа. После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если: а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста); б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). Согласование производится: а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи). После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью: а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела Y Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявляемых указанной инструкцией к конкретным видам документов. При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.
Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства. Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров. После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности. Такова общая технология обращения документов в условиях документооборота современного предприятия. Из описания указанной технологии следует, что обращению служебных документов во всех случаях предшествует процедура их подготовки. Последняя, в свою очередь, предполагает не только разработку текстов, но и оформление служебных документов, а также работу по унификации их текстов.
Глава 5. Оформление организационно-правовых документов. В документообороте предприятия циркулируют документы, входящие в состав унифицированной системы ОРД (организационно-распорядительной документации). К ним относятся: организационно-правовые документы, организационно-распорядительные документы и информационно0-мправочные документы. К организационно-правовым документам относятся документы имеющие правовой статус учредительных документов. Учредительные документы — это обязательные, установленные законом документы, необходимые при создании (учреждении) и в период функционирования юридического лица. В законодательных актах, регулирующих деятельность коммерческих организаций (предприятий), установлены два основных учредительных документа, которые необходимо иметь в зависимости от организационно-правовой формы собственности: устав и учредительный договор.
Дата добавления: 2014-12-27; Просмотров: 599; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |