Ход работы. Использование базы данных для практических задач

Использование базы данных для практических задач.

Ввод данных в таблицы.

Создание схемы базы данных.

Проектирование структуры базы данных.

Этапы работы

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будет три таблицы: Список, Группы и Личные данные.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных. Воспользуемся еще одним способом изготовления таблиц. Новую таблицу Личные данные создадим с помощью Мастера таблиц. Структуру таблиц Список и Группы скопируем из базы прошлого занятия.

В данном случае таблицы Группы и Список объединены связью «один-ко-многим», таблицы Список и Личные данные − связью «один-к-одному». Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Порядок работы:

· Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

· Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Задание 2. Откорректируйте данные в таблице Группы.

Порядок работы:

В предыдущей работе вы удаляли записи из таблицы Группы. Их следует восстановить.

· Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке Открыть.

· Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таблица должна выглядеть так, как представлено в табл. 9.

· Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Таблица 9

Учебная группа	Преподаватель
	Верзаков С.А.
	Белоусов А.И.
	Масалова В.А.
	Новикова Е.В.
	Зачесова Т.П.

Задание 3. Удалите все записи таблицы Список, оставив ее структуру.

Порядок работы:

· Откройте таблицу Список.

· Выделите все записи.

· Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Правка - Удалить запись или щелкнуть по кнопке - Удалить запись ).

· Закройте таблицу, сохранив ее.

· Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сервис - Служебные программы – Сжать и восстановить базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 4. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.

Порядок работы:

· Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

·

Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе соследующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 15.

Рис. 15. Диалоговое окно Создание таблиц

· В этом окне следует выбрать: в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей - поля КодСтудента, Адрес, НомерТелефона, щелкая после каждого выбора по кнопке . Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щелкните по кнопке Далее.

· В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.

· Щелкните по кнопке Далее.

· После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме Таблицы, но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

· Добавьте в таблицу Личные данные еще три поля Word, Excel и Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. Выберите Конструктор.

· Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных - Числовой.

· Щелкните по кнопке - Сохранить.

· Перейдите в режим Таблицы, щелкнув по кнопке .

· Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 5. Исправьте схему данных.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке - Схема данных. Появится диалоговое окно Схема данных.

· Щелкните по кнопке - Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Закрытьокна Добавление таблицы.

· Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.

· Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

· Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных представлена на рис. 16.

Рис. 16. Окно Схема данных

· Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона - в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, неудобно видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Задание 6. Создайте форму для ввода данных.

Порядок работы:

· В окне базы данных выберите вкладку Формы.

· Щелкните по кнопке Создать.

· Вдиалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм, представленное на рис. 17.

Рис. 17. Окно Создание форм

· Выберите все поля из таблицы Список и все поля - изтаблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы и запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке , которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы и запросы и вновь щелкните по кнопке .

· Щелкните по кнопке Далее.

· Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).

· Щелкните по кнопке Далее.

· Выберите требуемый стиль (например, Стандартный). Щелкните по кнопке Далее.

· Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений − в одну таблицу, часть − в другую).

Задание 7. Заполните таблицы данными.

Данные таблицы Список приведены в табл. 10, а таблицы Личные данные - в табл. 11.

Таблица 10

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Ш к о л а	К л а с с	Учебная группа
	Иванова	Анна	Ивановна
	Баранова	Ирина	Алексеевна
	Корнилова	Ольга	Владимировна
	Воробьев	Алексей	Петрович
	Воробьев	Алексей	Иванович
	Воробьев	Олег	Григорьевич
	Скоркин	Александр	Евгеньевич
	Володина	Анна	Алексеевна
	Новоселов	Алексей	Антонович
	Александрова	Елена	Алексеевна

Таблица 11

Код Студента	Адрес	Номер Телефона	Word	Excel	Access
	Центральная 11-5	23-15-14
	Солнечная 25-8	36-56-89
	Ленина 41-18	35-27-96
	Центральная 56-29	23-87-36
	Ленина 121-56	35-67-12
	Солнечная 2-12	36-22-22
	Школьная 5-34	36-23-22
	Центральная 30-7	23-24-14
	Ленина 7-16	35-45-56
	Солнечная 6-34	36-26-89

· Закройте форму, предварительно сохранив ее.

· Перейдите на закладку Таблицы.

· Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

· Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

Задание 8. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список.

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

· Откройте таблицу Список, если она закрыта.

· Перейдите в режим Конструктора.

· Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных - Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.

· Щелкните по кнопке - Сохранить.

· Перейдите в режим Таблицы, щелкнув по кнопке .

· Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет.

· Выполните команду Вставка - Объект - Точечный рисунок или Рисунок Paintbrush - OK.

· Нарисуйте портрет.

· Щелкните по кнопке в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.

Самостоятельное задание

Нарисуйте портреты всех учеников из таблицы Список.

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: *, +, -, /, ^;

сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like — для использования логики замены в выражениях;

In — для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between...And- для выбора значений из определенного интервала.

Задание 9. Научитесь использовать фильтр.

Порядок работы:

·

Щелкните по кнопке - Изменить фильтр. Появится окно выбора, представленное на рис. 18.

Рис. 18. Окно Список: фильтр

· Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.

· Выберите Год рождения 1990 и щелкните по кнопке - Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

· Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

· Щелкните по кнопке - Изменить фильтр.

· Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete].

· Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только ученики школы № 5, 10-го класса (одновременный запрос в двух полях - Школа и Класс).

· Щелкните по кнопке - Применить фильтр.

· Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите >1988. Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1988.

· Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like «В*» (В - в данном случае русская буква).

· Запрос Not «В*» будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву «В»). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке Применить фильтр.

Самостоятельное задание

1. Выберите учеников всех школ, кроме школы № 3.

2. Выберите всех учеников школы № 1, фамилии которых начинаются на букву «А».

3. Выберите учеников, год рождения которых 1988 или 1989 (запрос: 1988 OR 1989).

4. Отмените все запросы.

Кнопка - Фильтр по выделенному позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент.

Предъявите преподавателю: таблицы Список, Группы, Личные данные на экране.

Задание 10. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

· Выберите пункт меню Файл - Выход.

· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.

Дата добавления: 2014-12-27