Текст лекции

План

План

Глава 1.	Введение в документоведение.
Глава 2.	Роль документационного обеспечения в управлении.
Глава 3.	Современное законодательное и нормативно-методическое обеспечение в сфере ДОУ и архивного дела.
Глава 4.	Теоретические основы документоведения.

Цель изучения раздела – освоение студентами теоретических основ документационного обеспечения управления.

Задачи раздела:

1) выяснение соотношения понятий «документоведение», «документационное обеспечение управления», «делопроизводство»;

2) изучение правового регулирования в сфере ДОУ;

3) рассмотрение роли службы ДОУ в системе управления организацией;

4) изучение теории документа: понятия «документ», функций, свойств документа.

Рекомендации по самостоятельному изучению раздела:

При рассмотрении тем этого раздела необходимо понять, какую роль в процессе управления организацией играет хорошо отлаженная система делопроизводства. Эффективность, своевременность принятых руководством решений зависит от того, насколько правильно организована работа службы документационного обеспечения управления в конкретном учреждении.

Следует обратить внимание на то, что в основе организации деятельности службы ДОУ как структурного подразделения учреждения или органа государственной власти лежат функции информационного и документационного обслуживания управления, обеспечения методическими материалами по делопроизводству. Часть этих вопросов регламентирована в нормативных актах.

Важно ориентироваться в правилах и методиках расчета численного и должностного состава службы ДОУ. Особое внимание уделяется наименованиям должностей, занятых в службе ДОУ, категориям данного персонала.

В разделе также рассматриваются направления развития законодательного регулирования документирования управленческой деятельности и работы с документами. Важно отметить отсутствие специального закона «О документационном обеспечении», что влияет на нормативную базу делопроизводства. Необходимо иметь представление об уровнях государственной регламентации по разным аспектам ведения делопроизводства. Следует дать классификацию законодательных, нормативных актов, нормативно-методических документов по отдельным направлениям документационного обеспечения. Изучая современные правовые акты, следует обратить внимание на регулирование государством правил:

1) создания и оформления документов;

2) технологий обработки и систематизации документов;

3) хранения документов;

4) автоматизации делопроизводственных процессов;

5) управления документацией и других аспектов делопроизводства.

Исследуются нормативно-методические документы межотраслевого действия, государственные стандарты по отдельным направлениям регулирования документирования и документационного обеспечения. Выясняется роль правовых актов субъектов Российской Федерации в структуре нормативно-методической базы современного делопроизводства.

Одной из самых дискуссионных проблем документоведения является терминологическая. В разделе рассматривается соотношение понятий «информация» и «документ», «документированная информация». Данные определения содержатся в:

1) Федеральном законе Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

2) ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения»;

3) терминологических словарях (Краткий словарь видов и разновидностей документов и др.);

4) энциклопедиях.

Необходимо выяснить, насколько различны трактовки понятий в перечисленных источниках, как закрепляется понятие «документированная информация» в законодательстве.

При рассмотрении данной темы можно проследить эволюцию понятия «документ», начиная с дореволюционного периода России. Следует подчеркнуть, что термин постоянно развивается и не может быть статичным, т. к. меняется представление человека об окружающей действительности, появляются новые носители документированной информации, способы документирования. Необходимо дать классификацию носителей, пояснить влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа.

В управленческой сфере документы создаются различными способами: текстовым, графическим, фотодокументированием и др. Современные средства записи информации связаны с использованием новых технологий. Информация фиксируется на магнитных носителях, создаются оптические и голографические документы. Широко используются цифровые средства для документирования.

Далее характеризуются свойства документа, основное из которых – юридическая сила. Она придается служебному документу проставлением соответствующих реквизитов: подпись, дата, гриф утверждения, оттиск печати и др. Составляющими юридическую силу являются компетенция издавшего его органа, подписывающего должностного лица и соблюдение правил оформления.

Каждое свойство документа характеризуется определенными признаками. Например, чтобы выяснить является ли документ подлинным или подложным, необходимо проанализировать как внешние его признаки, так и содержание. Возможна фальсификация в документе:

· состава удостоверения;

· бланка;

· текста.

Необходимо охарактеризовать такое свойство документа как «копийность», определить виды копий, дать понятие «дубликат», рассмотреть порядок придания юридической силы копии.

Материал лекции структурирован так, чтобы довольно подробно осветить некоторые теоретические положения документоведения. В частности, рассмотрены теоретические вопросы:

– функции документов;

– классификация документов по признакам.

Важным является определение функционально-целевых характеристик, назначения документа, определение признаков его выделения из совокупности информации.

Центральный вопрос документоведения – изучение закономерностей документирования. Решение управленческой задачи напрямую связано с функциями документа (слово «функция» происходит от латинского functio – исполнение, обязательность, назначение, роль).

Документ может быть направлен на решение нескольких целей, использоваться для реализации многих задач. Рассматривая функции документа, важно подчеркнуть, что у специалистов нет единой точки зрения на их классификацию. Следует охарактеризовать разные подходы к проблеме. Прежде всего необходимо отметить информационную и социальную сущность документа, связанного с жизнью и отношениями людей в обществе. Документ закрепляет социальные связи, процессы, происходящие в обществе, создается в определенной среде, которую он отражает. Возникновение документа обусловлено необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи большинству видов документов.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных ее подсистем. Важную роль выполняет коммуникативная функция, предназначенная не только для трансляции информации в социальном пространстве, но и для упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

Рядом исследователей выделяется в качестве самостоятельной культурная функция документа, выполнение которой обеспечивает преемственность традиций общества, языковой культуры. Благодаря реализации этой функции в документах идет накопление и передача культурного наследия.

Все перечисленные функции закладываются в документ в момент его создания. Но решая конкретные задачи, человек фиксирует более частные функции: управленческую, правовую, исторического источника, учетную.

Классификация дает возможность рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач. Так, при разработке номенклатуры выясняется целевое назначение всех включаемых в нее документов, производится группировка по вопросам деятельности и срокам хранения. Выбор основания классификации бесконечен, зависит от поставленной цели. Следует подчеркнуть, что классификация важна для упорядочения, рационального функционирования документов, их систематизации.

Таким образом, документ – явление сложное. Изучение тем, содержащихся в данном разделе, позволяет лучше понять его природу, назначение, эволюцию, полифункциональность.

Глава 1. Введение в документоведение

1. Понятия «документоведение», «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Объект, предмет изучения в документоведении.

2. Структура законодательной, нормативной базы в сфере ДОУ. Рекомендуемая литература.

3. Задачи курса.

Задачи изучения темы:

1) дать представление об объекте изучения делопроизводства, ДОУ; о предметной области документоведения;

2) показать структуру документоведения, делопроизводства;

3) подчеркнуть специфику понятия «документационное обеспечение управления»;

4) определить значение документации в жизни общества, роль документов в сфере права и управления;

5) объяснить структуру законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела. Подчеркнуть, что законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты являются источниками для изучения дисциплины;

6) сформировать представление о содержании документационной деятельности.

1. Документоведение – это наука о документе и документационно-коммуникационной деятельности, которая изучает:

1) закономерности создания и функционирования документов;

2) принципы построения документационно-коммуникационных систем;

3) способы создания документов;

4) закономерности образования систем документации;

5) особенности оформления документов в соответствии с правилами, характерными для отдельных систем документации;

6) технологии работы с документами и др.

Документационная наука имеет краткую историю развития. Документоведение выделилось из архивоведения. Объектом документоведения являются:

- комплексное изучение документа, созданного для хранения и распространения информации;

- процессы создания, обработки и хранения и использования документов;

- развитие систем документации.

Предметом в документоведении являются документы во всем их многообразии (все виды, жанры). Документоведение изучает документацию на разных уровнях:

· теоретическом;

· историческом;

· методическом.

Для развития теоретического документоведения большое значение имеет практика документирования и организации работы с документами, рассматриваемая в историческом развитии. Теорию документа называют документологией, так как изучается общетеоретическая проблематика.

В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория ДОУ, но все другие системы документации не должны упускаться из виду. Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих в совершенствовании документационных процессов, а с другой стороны, в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документационной информацией (через архивоведение).

Изучение закономерности развития документации важно для повышения культуры оформления документов и сокращения документооборота. В документоведении рассматриваются также технологии работы с документами, носители и способы создания документов в историческом развитии.

2. Делопроизводство – это практическая часть документоведения, отрасль, которая обеспечивает весь процесс документообразования и функционирования документов до их уничтожения или передачи для хранения в архив.

С внедрением компьютерных технологий появился термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Для ДОУ характерно наличие каких-то элементов управления документацией, использование автоматизированных систем документации и управления.

В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» определены в государственном стандарте на терминологию как синонимы, но у ДОУ есть отличительные характеристики:

- внедрение системы управления документацией в организации;

- автоматизация управленческих и документационных процессов;

- наличие службы документационного обеспечения управления, ответственной за разработку нормативно-методических актов;

- контроль за документацией;

- обучение, переобучение работников, профессиональной деятельностью которых является работа с документами.

Делопроизводство обеспечивает выполнение технических операций по созданию, оформлению документов и работе с ними. ДОУ в отличие от делопроизводства предполагает наличие в организации информационного менеджмента. Специалисты часто вместо понятия «документационное обеспечение» используют выражение «информационно-документационное обеспечение». Эти оба понятия применяются в управленческой сфере и связаны с внедрением автоматизированных информационных технологий.

В оформлении документов правила меняются нечасто. Проходят десятилетия и даже столетия в развитии документа, затем происходят какие-то существенные изменения. Они связаны с развитием технологий создания документов, с эволюцией материальных носителей и другими причинами.

Во всех сферах человеческой деятельности создается большое количество документов, многие из которых оформляются по правилам. Чтобы понять, как нужно зафиксировать информацию на каком-либо носителе, следует разобраться, к какой системе документации документ относится и какие правила оформления существуют.

У документа есть свой жизненный цикл. Сначала он создается, оформляется, какое-то время существует в оперативной среде, выполняя свои основные функции, затем постепенно утрачивает оперативные качества и переходит в ретроспективную среду. Документы оседают в архивах, обретая историческую ценность, часть из них уничтожается.

Практическая деятельность с документами стимулирует теоретическое осмысление документационных процессов, происходящих в обществе. Большую роль играют документы в:

- сфере управления и права;

- социальных процессах;

- экономике;

- сфере управления производственными процессами;

- науке и других отраслях деятельности человека.

Документы в сфере права и управления имеют большое значение, а именно:

- государственные органы на основе и с помощью документов управляют государством;

- документы являются руководящими актами для нижестоящих органов;

- с помощью документов контролируется соблюдение законности, так как именно документированная информация служит доказательством каких-то фактов в суде;

- документы, являясь носителями информации, обеспечивают взаимодействие структурных подразделений органов государственной власти и организаций, служат подтверждением исполнения управленческих решений;

- документы являются источником для анализа материалов, справочно-поисковой работы;

Документируются все хозяйственные процессы:

· снабжение;

· выпуск продукции;

· сбыт продукции.

Большое значение имеет договорная, финансовая документация для функционирования любого учреждения, каждой организации. Велика роль документации, отражающей трудовую деятельность работников. В обществе создается много документов, влияющих на его социальную жизнь. Научно-техническая документация необходима:

· в строительстве;

· для эксплуатации различного оборудования;

· в патентной сфере и т. д.

2. Для изучения делопроизводства важное значение имеют:

· Гражданский кодекс;

· Трудовой кодекс;

· действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации ДОУ и документирования деятельности юридических и физических лиц.

Требования к оформлению документов и работе с ними закрепляются в нормативно-методических документах:

· государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

· государственные стандарты;

· Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

· Основные правила работы архивов организаций;

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений с указанием сроков хранения;

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· Типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти и другие источники.

Для изучения дисциплины рекомендуется различная литература: работы таких авторов как Т. В. Кузнецова, В. Ф. Янковая, Н. С. Ларьков, М. Ю. Рогожин, Т. А. Быкова, Л. В. Санкина, Л. М. Вялова, М. В. Ларин и др. Достаточно многообразны периодические издания. Например, интерес представляют журналы «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь-референт», «Кадры предприятия» и др.

3. Задачи курса:

1) изучение теории документа и терминологии, используемой в сфере ДОУ;

2) рассмотрение вопросов законодательного и нормативно-методического обеспечения ДОУ;

3) изучение правил составления и оформления документов;

4) анализ особенностей ведения конфиденциального делопроизводства;

5) рассмотрение порядка работы с документами в системе государственной и муниципальной службы;

6) выяснение технологий работы с документами, в том числе и с письменными обращениями граждан и конфиденциальной информацией.

Выводы по теме:

1) Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Особенно велика роль документации в сфере управления.

2) Документоведение – научная дисциплина, изучающая в историческом развитии:

- закономерности образования документов;

- способы их создания;

- становление и развитие систем документации.

3) Делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая:

- документирование (составление, оформление документов);

- организацию работы с документами.

4) Термин «документационное обеспечение управления» появился в 1990-е годы, в настоящее время он является синонимом термина «делопроизводство», хотя ДОУ может иметь отличительные характеристики. Появление этого понятия связывают с внедрением компьютерных технологий.

5) Объектом документоведения являются документы на разных уровнях:

- отдельный документ;

- система документации;

- совокупность систем документации, создающейся в обществе.

6) Зарождение документоведения в России связывают с появлением палеографии и дипломатики в XVI–XVII вв., т. е. с «практическим» документированием.

7) Делопроизводство ассоциируется с практической деятельностью. Его называют «административным», т. к. имеются в виду служебные (управленческие) документы. Делопроизводство – практическая часть документоведения.

8) Документы создаются посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.

9) Документоведение связано с различными отраслями знания и науки: история, право, информатика, социология и др.

10) Для изучения делопроизводства важное значение имеют законодательные акты, нормативные материалы, которые регламентируют общие принципы организации ДОУ и документирования деятельности юридических, физических лиц.

Глава 2. Роль документационного обеспечения в управлении

Дата добавления: 2014-12-27