Учет движения материалов

Для правильной организации учёта материалов по плановым ценам на каждом предприятии разрабатывается номенклатура. Номенклатура — систематизированный перечень наименований материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура должна содержать:

· технически правильное наименование;

· полную характеристику (марка, сорт, размер);

· номенклатурный номер — условное обозначение материала, которое будет сопровождать его.

В дальнейшем при выписке каждого документа под движение материала в нём указывается номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок в складском и бухгалтерском учете материалов.

Для учета движения материалов применяются унифицированные формы первичной учетной документации. Количество экземпляров выписываемых документов и документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятия, особенности производства, материально-технического снабжения и организации системы учета.

Поступление материалов на предприятие контролируется, как правило, отделом маркетинга (материально-технического снабжения), который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы.

Материальные ценности поступают от поставщиков, от подотчётных лиц, в результате списания в негодность основных средств и инвентаря, от собственного производства.

Поступившие на предприятие материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчётные и сопроводительные документы:

· счёт-фактуру (счет);

· накладную, (товарно-транспортную накладную);

· квитанцию к железнодорожным накладным.

Расчетные и другие документы попадают в отдел снабжения, где проверяется соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов условиям поставки. Для осуществления контроля за поступлением грузов составляется журнал учета поступающих грузов. Проверенные счет-фактуры из отдела снабжения передаются в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает материальные ценности, и в случае обнаружения недостач, порчи материалов составляется акт о приемке материалов (ф. № М-7), который является основанием для предъявления претензии. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. При получении материалов со склада поставщиков экспедитору выдается доверенность (ф. № М-2).

При сдаче материалов на склад предприятия выписывается приходный ордер (ф. № М-4), который подписывается заведующим складом и экспедитором.

Основанием для отражения в бухгалтерии поступивших материальных ценностей являются следующие документы: товарно-транспортная накладная, накладная (фактура), акт о приемке материалов.

Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов подотчетными лицами, является кассовый и товарный чек или закупочный акт, составляемый при покупке у физического лица с обязательным указанием паспортных данных.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляется одно- или многострочными требованиями-накладными в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий, сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей (ф. № М-35).

Расход материалов осуществляется со склада предприятия на производственные и хозяйственные нужды, при реализации на сторону.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляется лимитно-заборными картами (ф. № М-8), которые применяются для отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в 2-х экземплярах на один или несколько видов материалов. Один экземпляр выдается структурному подразделению, второй — складу. Кладовщик записывает количество отпущенных материалов в обоих экземплярах, а представитель цеха расписывается в карте, находящейся на складе. Применение лимитно-заборных карт сокращает количество разовых документов.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляется одно- или многострочными требованиями-накладными (ф. № М-11). При отпуске материалов сторонним организациям оформляется накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15).

При учете материалов на складах для обеспечения сохранности материальных ценностей создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запчастей и т.д. Каждому складу присваивается постоянный номер, который затем указывается во всех документах. Учет материалов на складе осуществляется кладовщиком, являющимся материально ответственным лицом. Обязанности кладовщика, в случае необходимости, могут быть возложены на любого работника предприятия.

Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках учета материалов (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер открывается карточка в бухгалтерии, после чего она передается на склад, в ней кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточку делается на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных). После каждой записи выводится остаток материалов. Если остаток материалов ниже установленной нормы, то заведующий складом сообщает об этом в отдел снабжения.

Вместо карточек учета материалов допускается ведение книги учета материалов, содержащей те же реквизиты. На складах ведется только количественно-сортовой учет движения материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передаются в бухгалтерию, туда же передаются лимитно-заборные карты. Сдача документов оформляется реестром, в котором указываются наименования и номера сдаваемых документов. В конце отчетного периода заведующий складом заполняет ведомость остатков материалов, в которой в количественном выражении указывается движение материалов.

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии.

Количественно-суммовой — в бухгалтерии открываются на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записываются операции по поступлению и расходу материалов. Учет ведется в натурально-денежном выражении. По окончании периода составляются количественно-суммовые ведомости аналитического учета, которые сверяются с данными карточек складского учета.

Количественно-суммовой вариант без ведения карточек аналитического учета — все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и в конце периода составляются оборотные ведомости, в которых отражается поступление и расход каждого вида материалов.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) учет — на складах ведется количественно-суммовой учет движения материалов. В качестве регистров аналитического учета используются карточки учета материалов. Бухгалтерия предприятия осуществляет только суммовой учет движения товарно-материальных ценностей.

Дата добавления: 2014-12-29