Справочно-информационные документы

Документы по личному составу предприятия

Классификация и характеристика языка и стиля документов

1. Документы по личному составу предприятия – это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов, Доверенность и др.

2. Справочно-информационные документы – это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, а также их заменители – телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки; отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер. Реквизиты докладной записки: 1. адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2. наименование жанра документа; 3. текст (информация; предложение и его аргументация); 4. список документальных приложений (если они требуются); 5. наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок. Ключевое слово докладной записки – Прошу … Широко используются клишированные конструкции: В связи с … В соответствии с … Возникла необходимость (чего) … Согласовать вопрос (с кем?).

Объяснительная записка – это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины события (факта, поступка), невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины, или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и случаев поведения отдельных сотрудников. Текст этих записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Деловые письма – это обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение (оферта (коммерческое предложение)) и др.; ко второй – информационное письмо, рекламное письмо, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и др.

По аспектам содержания деловых писем выделяют:

· Факт напоминания – письмо-напоминание;

· Выражение гарантии – гарантийное письмо;

· Указание на достигнутую степень согласия – письмо-подтверждение;

· Информирование об уже проведённых или намечаемых мероприятиях – информационное письмо;

· Указание на факт отправления прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

· Предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на деловую и коммерческую корреспонденцию.

Деловая корреспонденция – это переписка, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций.

Коммерческая корреспонденция – это переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жёсткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жёстки, чем к письмам второй группы.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, на адреса подчинённых инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимальный: (1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат – наименование организации, её адреса, служебного лица; (3) необязательный заголовок к тексту письма – при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несёт основную информацию и мотивы её сообщения; (5) подпись должностного лица.

Письмо-подтверждение – письмо, которое подтверждает получение документов или материальных ценностей.

Письмо-просьба – это письмо, в котором излагается просьба, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражается благодарность за усилия по ее выполнению.

Письмо-напоминание – это письмо, в котором содержится напоминание о выполнении взятых обязательств, но не говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письмо-извещение – это письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается (разновидностью писем-извещений является информационное письмо, которое своевременно информирует заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте).

Письмо-запрос – письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Письмо-оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок.

Письмо-рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предъявляется в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Сопроводительное письмо – письмо, которое информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. В сопроводительных письмах используются языковые формулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам… (заявку, проект, план, протоколы испытаний…)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки…

Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, отдельной почтовой посылкой…

В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договорённостью, телефонным разговором…

Письмо-приглашение – это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предварительных переговорах и т.п.).

В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции:

Многоуважаемый…, глубокоуважаемый…, уважаемый…

Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на …, принять участие в…, посетить…

Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в … посетить…

Гарантийное письмо – это письмо, которое направляется с целью подтверждения данных ранее обещаний и оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказов, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений; предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований). Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение информации должно быть предельно четким и ясным.

Дата добавления: 2014-12-29