Организация документооборота в государственных

Правила оформления документированных решений в государственных организациях и учреждениях

При оформлении документов должны соблюдаться требования унификации и стандартизации. Это позволяет при централизованном изготовлении документов сократить затраты труда на их оформление и снизить стоимость машинописных работ. Вместе с тем стандартизация формы документа облегчает визуальный и механизированный поиск необходимой информации, расширяет возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке документации.

Формуляр-образец документа установлен в ГОСТе 6.39-72. Исходя из требований этого ГОСТа, каждый документ состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами, состав которых зависит от назначения, содержания и способа обработки. Формуляр-образец документа построен с учетом числа реквизитов и предусматривает фик­сированные места их расположения. Формуляр допускает использование табулирующего устройства пишущих машин.

При оформлении бланков организационно-распорядительных документов соблюдается ряд требований.

Адресатами документов могут быть предприятия, организации (учреждения), их руководители и руководители структурных подраз­делений, частные лица. При адресовании в организацию или ее структурное подразделение их наименование дается в именительном падеже, а при адресовании руководителю организации используется дательный падеж, при этом в составе должности указывается наиме­нование организации. Если же документ адресован руководителю структурного подразделения или конкретному должностному лицу, то сначала указывается наименование организации в именительном падеже, а затем, в дательном падеже, - фамилия и инициалы адресата и занимаемая должность. Ниже печатается адрес организации с указание почтового индекса.

При адресовании документа частному лицу сначала указывается адрес, а затем - почетное звание, ученая степень и ученое звание, при их отсутствии в начале фразы следует печатать «тов.» или «господ.».

На всех документах, кроме писем, ставится название (акт, протокол, приказ и т.п.). Заголовки писем начинаются с предлогов «о» или «об» и должны отвечать на вопрос, о чем письмо. Как правило, заголовок печатается строчными буквами через один интервал.

В организационно-распорядительных документах текст должен состоять из констатирующей и излагающей частей. В констатирующую часть входят введение и доказательство (обоснование).

Во введении определяются цель, задачи и причины составления документа. Доказательство включает обоснование целесообразности или необходимости свершения какого-либо действия, при этом, если имеется официальный или нормативный документ, на него делается ссылка.

Излагающая часть содержит суть вопроса и представляет собой заключение или предписание (предложение), в том числе выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения. В некоторых докумен­тах (приказах, распоряжениях) преамбула может отсутствовать. Текст письма можно начинать с просьбы без пояснения.

Тексты большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются, что обязательно для кодирования информации. Приложения располагаются после основного текста.

Унификация языка текста обеспечивает единообразие составления документов, упрощает и ускоряет их оформление и оборот, позволяет осуществить машинную обработку. Под унификацией языка следует понимать применение правил построения предложений по определенным моделям в определенных ситуациях. В общем случае язык организационно-распорядительных документов - это набор клише, штампов, стандартов. При написании текста документа следует использовать стандартные текстовые формулы - устойчивые обороты, словосочетания, модели предложений, предусмотренные государствен­ным стандартом термины, принятые сокращения (аббревиатуры), условные обозначения единиц измерения и т. д. Излагать текст целесо­образно от третьего лица. Вместе с тем унификация не должна сковывать творческую инициативу исполнителя документа. Применяются следующие приемы унификации текстов: трафарет, таблица, анкета, текст-аналог, типовой текст.

Трафарет представляет собой бланк текста с пробелами, предна­значенными для заполнения их переменной информацией, определяемой конкретной ситуацией. Трафареты создаются для групп однородных документов с постоянными частями текста или реквизитов, при этом постоянная часть всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

В таблице в роли подлежащего выступают (по горизонтали) показатели документов, а в роли сказуемого (в графах) - их числовые или текстовые соответствия. В виде таблиц, как правило, составляются плановые, учетные и статистические документы.

В анкете постоянная информация дается в виде перечня вопросов, на которые должны быть ответы из определенного набора. В виде анкет унифицируется текст в сводках, отчетах, различных заказах, личных карточках работников.

Текст-аналог используется в документах идентичного содержания и языкового оформления. Чаще всего он применяется в письмах организаций, адресованных структурным подразделениям. Типовой текст является стереотипом для построения текстов новых документов. Он представляет собой устойчивые обороты из отдельных фраз и абзацев. Из типовых текстов

обычно составляются каталоги.

Даты, проставляемые на документах, являются их поисковым признаком и, кроме того, используются при составлении последующих и ответных документов для ссылки. На всех документах обязательно указывают дату их подписания, она ставится лицом, подписывающим или утверждающим документ. Вместе с тем, на документах ставятся даты их утверждения, опубликования и вхождения в силу, написания резолюций, ознакомления с документом, контроля исполнения и др.

Удостоверение юридической силы документа заключается в подписании документа, его утверждении вышестоящим органом и приложении печати. Все организационно-распорядительные документы подписываются руководителями организации или (учреждения) или заместителями в пределах их компетенции. Ряд документов требует утверждения руководителем организации или вышестоящим органом (планы, протоколы, правила, положения и т. п.). В состав подписи входят наименование должности, личная подпись и расшифровка (печатание) фамилии и инициалов подписавшегося. Если документ утверждается постановлением, приказом, то гриф утверждения содержит слово «утверждено». Оно ставится в правом верхнем углу, а под ним -наименование документа, которым произведено утверждение, и дата. Гербовая печать прилагается, как правило, к подписи документов, связанных с получением денег или материальных ценностей, а также удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию, на доверен­ностях и т. п. Печать также ставится на договорах, при утверждении протоколов, актов и т. д. Для удостоверения внутренних документов, справок, пропусков, а также копий распорядительных документов ставится простая печать. Она не имеет герба, но включает название организации и принадлежность подразделению, например, «отдел кадров», «канцелярия», «для пакетов» и др.

В процессе согласования устанавливаются: соответствие содер­жания документа законодательству, правильность приведенных в нем данных, а также соблюдение интересов структурных подразделений и совместно работающих организаций. Согласование может быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование оформляется подписью (визой) согла­совывающего лица с указанием даты. В необходимых случаях могут выть указаны должность, инициалы и фамилия лица, согласовавшего документ. Внешнее согласование фиксируется грифом «Согласовано», который ставится на последнем листе документа ниже подписи, удостоверяющей документ.

Под грифом «Согласовано» указывается должность, печатаются инициалы, фамилия. При подписи согласования ставится дата. Согласование может производиться с коллективом, в этом случае оно фиксируется протоколом обсуждения документа. При наличии замечаний или дополнений они прилагаются к документу на отдельном листе.

Организационно-распорядительные документы визируются на первом экземпляре, а письма - на копиях.

Рассылкой документов занимается канцелярия, а имеющих гриф секретности – режимно–секретный орган. При направлении документа в несколько вышестоящих и внешних организаций подписывают все их экземпляры.

Подчиненным структурным подразделениям направляются копии документов, заверенных лицами, их составляющими. Рассылка доку­ментов фиксируется в журнале исходящих документов. Отметка об исполнителях (фамилия, номер служебного телефона) ставится на последнем листе в нижнем левом углу. Ниже ставятся инициалы маши­нистки, дата печатания, количество экземпляров с указанием адресатов.

Поступление документа удостоверяется штампом в правом нижнем углу первого листа. В штампе ставятся дата получения документа и входящий номер, в соответствии с которым поступление документа фиксируется в журнале входящих документов.

Резолюция лица, которому адресован документ, пишется в правом верхнем углу, между адресом и текстом. Пометками «срочно», «весьма срочно» или записью даты исполнения устанавливается очередность обработки и исполнения указаний руководителя организации или ее структурного подразделения.

На левом поле первой страницы документа делается отметка о взятии на контроль. Отметка об исполнении и направлении в дело указывается в нижнем поле левой стороны листа.

организациях и учреждениях

Документооборотом называется процесс движения документов организации с момента их получения или создания до исполнения отправки.

Рациональность организации документооборота характеризуется минимальным количеством инстанций при прохождении, быстротой обработки информации документа на любом этапе прохождения, минимальными затратами времени на доставку и передачу документа. Организация документооборота зависит от его объема, структуры аппарата управления организации. Упорядочение документооборота осуществляется посредством разработки схем движения и обработки документов. Для этого вся документация разделяется на документопотоки, после чего выясняются возможности прямоточности их движе­ния путем построения наглядных схем этого движения. При разнесении документов по потокам учитываются истоки их поступления (от вышестоящих, сторонних и ведомственных организаций), направленность (предложения, заявления, отчеты и т.п.) и степень концентрации обработки (централизованная, децентрализованная и смешанная).

При централизованной обработке предусматривается сосредо­точение делопроизводства у секретаря руководителя или в специальном отделе (канцелярии). При этой схеме возможны специализация работ­ников на группах операций и применение средств автоматизации. При децентрализованной системе операции с документами выполняются секретарями (делопроизводителями) подразделений аппарата управления. Эта система характерна для крупных организаций, в которых ежедневное поступление доходит до 400-500 документов в день.

При обработке входящих и исходящих документов выполняются такие операции, как прием, направление на исполнение, исполнение, контроль исполнения, отправление.

Прием входящих документов заключается в изъятии вложений из конверта, постановке штемпеля с указанием входящего номера и даты поступления. Поступающие документы регистрируются в журналах или регистрационных карточках с проставлением делопроизводственного индекса. В случае применения регистрационных карточек один ее экземпляр направляется с документом, другой остается у делопроизводителя для контроля.

Руководителю организации отправляются документы, поступающие от вышестоящих организаций, а также требующие его решения, остальные - в структурные подразделения. После рассмотрения содер­жания документов руководитель выносит свое решение в виде резолюции, указывая, кому, в какой срок и что надо сделать.

Контроль за сроками исполнения документов ведут секретари и делопроиз­водители на персональных ЭВМ. Качество исполнения проверяют сами руководители. Отметка об неисполнениидокумента делается лицом, поставившим его на контроль. Неисполненные документы хранятся у работников, получивших указание об исполнении, в отдельных папках.

Отправка документов осуществляется после подписания, индексации и регистрации в журнале с указанием исходящего номера.

Хранение документов, осуще­ствляется в структурных подразделениях или специальных отделах. По истечении годичного срока они направляются в архив организации на основании номенклатуры дел.

Срок хранения и уничтожения устанавливается экспертной комиссией.

Дата добавления: 2014-12-29