Электронные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ

Рассмотрим процесс учета поступления и выбытия электронных архивных документов.

Учет поступления электронных архивных документов в архив осуществляется на основании:

- акта приема–передачи электронных документов на хранение;

- акта приема на хранение электронных документов личного происхождения.

Все принятые в архив электронные документы, вносятся в книгу учета поступлений документов.

Учет выбытия электронных архивных документов из архива осуществляется в соответствии с Правилами и на основании:

- акта о выделении к уничтожению единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов;

- акта приема–передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив);

- акта о не обнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата электронных документов собственнику.

При выбытии отдельных единиц учета электронных документов в соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета.

В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.

Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:

- книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);

- книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);

При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступления электронных носителей (инвентарной книге) указывается наименование обособленных материальных носителей, статус экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), объем информации (в байтах), общее количество единиц хранения электронных документов (по описям), количество включенных в них электронных документов (по внутренним описям). На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год носителей электронных документов.

Книга учета единиц хранения электронных документов предназначена для регистрации, учета поступления в архив и выбытия единиц хранения электронных документов (электронных дел) и присвоения единицам хранения учетных номеров. Учетный номер единицы хранения электронных может содержать указание статуса экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), номер основного экземпляра носителя или номер рабочего экземпляра носителя, а также номера описей электронных документов. На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год единиц хранения и общее количество единиц хранения, находящихся на хранении.

При первом поступлении электронных документов в архив организации составляется лист учета электронных документов фонда.

Опись электронных дел является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив.

В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (электронных дел) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.

Вот как выглядит процедура в программе «Архивный фонд»:

Пересчёт реквизитов единиц хранения/учёта

При нажатии кнопки

открывается окно выбора пересчитываемых реквизитов, сгруппированных по вкладкам (Рисунок 2)

Выберите пересчитываемые реквизиты и нажмите кнопку Пересчитать. Если пересчёт занимает заметное время, то появится индикатор процесса. Расчёт реквизитов единиц хранения/учёта осуществляется по значениям в полях документов, содержащихся в данных единицах хранения/учёта. Чтобы вывести результаты расчёта на экран, необходимо загрузить данные в карточку, нажав F5. Рассчитанные значения потом можно изменить вручную. Результаты расчёта сохраняются в базе данных и не могут быть отменены.

Чтобы выбрать реквизиты для пересчёта списка единиц хранения/учёта, необходимо нажать кнопку

в списке единиц хранения/учёта.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц учета, т.е. электронных дел (цифрами и в круглых скобках – прописью), объем единиц учета электронных документов в байтах, общее количество единиц хранения (основных и рабочих), форматы файлов и иные количественные характеристики электронных дел. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют сдаточные описи электронных дел, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи единиц хранения электронных документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Сдаточные описи структурных подразделений подлежат хранению в деле фонда до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение.

Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей.

Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда. В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел; в состав дела фонда могут быть включены рабочие инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на государственное или муниципальное хранение; акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния документов на электронных носителях, проверки физического и технического состояния электронных документов); акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях электронных документов; о технических ошибках в учетных документах; о создании рабочего экземпляра электронных документов; о копировании электронных документов; проведении конвертирования или миграции электронных документов; акт описания документов, переработки описей единиц хранения электронных документов); акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описи электронных дел составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

При составлении сдаточной описи электронных дел в структурном подразделении соблюдаются следующие требования:

- заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если электронное дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме электронных дел, особенностях их физического состояния, передаче другим структурным подразделением со ссылкой на акт, наличии копий и т.п.

Порядок присвоения номеров сдаточным описям структурных подразделений устанавливается архивом организации.

Объектом описания в сдаточной описи являются единицы хранения электронных документов. Описательная статья единицы хранения (электронного дела) включает в себя следующие элементы:

- индекс единицы хранения электронных документов по описи;

- тип носителя (основного экземпляра, рабочего экземпляра);

На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и в круглых скобках – прописью); первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера.

К сдаточной описи может составляться предисловие с указанием программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.

Передача электронных дел в архив организации производится в упорядоченном состоянии на основании сдаточных описей.

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации.

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

- программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);

- программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;

- возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;

- специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

При приеме единиц хранения электронных документов в архив:

- проверяется соответствие единиц хранения сдаточным описям;

- проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

- проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – основного и рабочего).

Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.

После приема электронных дел в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве.

На фронтальном вкладыше, оформляемом в архиве, указывается:

- статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

- при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

На обособленный материальный носитель электронных документов несмываемым водостойким маркером наносится учетный номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

Документы при передаче в архив конвертируются на носители архива - магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Действующая система предполагает раздельное хранение самих документов (помещенных в хранилище) и справочной информации о них, которая находится в базе данных на основе системы управления базами данных (СУБД) MS SQL-Server. Система предусматривает автоматизацию всех функций архива, начиная от учета организаций - источников комплектования и кончая учетом выдачи документов пользователям. Единственным исключением является поиск и доставка из хранилища дисков (автоматизация этой функции на первом этапе, при малом объеме хранимых документов, признана нецелесообразной). Диск с документом, затребованным пользователем, будет вручную доставляться из хранилища. Затем он поступит на автоматизированное рабочее место (АРМ) воспроизведения, который должен преобразовать информацию в человеко-читаемый вид.

Вместе с документами в архив поступает сопроводительная информация, включающая удостоверяющий документ (на бумаге), ведомости машинных носителей и фиксированный набор обязательных реквизитов (информационно-поисковую характеристику, ИПХ) на каждый документ. Перечень реквизитов ИПХ определяется "Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение", утвержденными приказом председателя Госкомархива 3.04.1997 г., а также СТБ 1221 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения". Обязательными реквизитами являются:

- даты создания, утверждения и последнего изменения;

- сведения о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки подписи или контрольной характеристики данного документа;

- сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения документа;

Дальнейшая обработка документов, принятых на хранение, осуществляется на АРМ учета. Документу присваивается архивный шифр, в базу данных заносятся сведения об архивном носителе, на который он записывается, об условиях доступа к нему и т.п. Условия доступа к содержанию документов определяются в соответствии с законодательством и с учетом интересов фондообразователей. При необходимости АРМ учета позволяет актуализировать учетные сведения (например, если документ перезаписан на новый носитель или истек срок ограничений на доступ к нему).

Доступ пользователей к описаниям документов в базе данных возможен как в локальной вычислительной сети архива, так и удаленно - через Интернет. И в том, и в другом случае для этого служит АРМ читального зала, разработанный в форме интернет-браузера. С его помощью пользователь может найти нужный документ и, при наличии у него требуемых прав доступа, заказать его копию. Программы сопровождения процессов могут обеспечивать доступ к информации различными способами - путем предоставления электронных копий документов в читальном зале архива, выдачи их твердых копий на бумажных носителях, передачи по каналам телекоммуникаций и в виде публикаций на компакт-дисках.

Единицы учета и единицы хранения электронных документов выбывают из архива на основании:

– акта о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;

– акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов;

– акта о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов;

– акта приема–передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив);

– акта о необнаружении документов на электронных носителях, пути розыска которых исчерпаны;

– акта возврата электронных документов собственнику.

Документы могут быть сняты с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

При выбытии отдельных единиц учета описанных электронных документов в удостоверяющем листе соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета. При выделении к уничтожению всех электронных документов фонда лист фонда помещаются в дело фонда. Выбытие электронных документов из архивохранилища фиксируется в книге учета движения фондов, единиц хранения и единиц учета электронных документов.

На 1 января каждого года в книге подводится итог выбывших за год информационных ресурсов, единиц учета и единиц хранения электронных документов.

В рамках развития архивного дела в РФ и сохранения преемственности системы учета документов все архивы страны пользуются программой «Архивный фонд».

Рассмотрим основные возможности программы в плане учета документов:

В списке карточек единиц хранения/учёта по-умолчанию отображаются карточки обоих типов. Чтобы отобразить в списке только один тип карточек, выберите в поле со списком Тип нужный тип карточек (Рисунок).

Тип карточки (единица хранения или единица учёта) выбирается при её создании в поле со списком «Тип», расположенном на строке уровней (Ошибка! Источник ссылки не найден.). В сохранённой карточке поле редактированию не подлежит.

В таблице 1. представлены поля с необходимыми значениями в соответствии с особенностями документа, данные позиции заполняет работник ответственный за ведение учета документов.

Название реквизита	Особенности заполнения
Номер	Номер описи состоит из 2х частей: - цифровая часть (8 символов) - буквенная часть (2 символа).
Том	Поле активно для ввода, если тип документации – «Управленческая», «Документы по личному составу», «Документы личного происхождения» или НТД (где тип носителя – традиционный) Комбинация номера (двух частей) и тома должна быть уникальна в рамках описи.
Листов	Количество листов. Может вводиться вручную и рассчитываться автоматически. Поле активно для ввода только для единиц хранения следующих типов: «Управленческая документация», «Документы личного происхождения», «Документы по личному составу» и НТД (если тип носителя – традиционный). Автоматический расчет реализован посредством функции «Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения».
Заголовок	Заголовок единицы хранения. Вводится вручную
Тип документов	По умолчанию значение реквизита соответствует значению реквизита Тип описи, которой принадлежит данная единица учета/хранения. Реквизит может принимать одно из значений типов документации описи, которой принадлежит данная единица учета/хранения.
Входит в	Для указания единицы учета, в которую входит текущая единица хранения. Доступно для типов документации «Видеодокументы» (тип носителя – традиционный), «Кинодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный) «НТД» (тип носителя – электронный), «Фонодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный).
Тип носителя	Может принимать одно из двух значений: - «традиционный» - «электронный» Поле доступно для изменения для следующих типов документации: кино, фото, фоно, НТД. По умолчанию значение реквизита соответствует 1) значению одноименного реквизита описи, в которую входит единица хранения/учета, или 2) значению одноименного реквизита единицы учета/хранения, где создается данная единица хранения/учета
Носитель	Выбирается из справочника Носители документов. Значение поля Носитель автоматически дублируется на закладки кино-единицы хранения, фото-единицы хранения, фоно-единицы хранения, видео-единицы хранения, НТД-единицы хранения, МЧД.
Доступ	Выбирается из раскрывающегося списка, содержащего следующие значения: -откр (по умолчанию), -огр.
Хар-ка секретности	Характеристика секретности описи – выбирается из секретности раскрывающегося списка, содержащего следующие значения: -откр; -чс; -с. По умолчанию значение реквизита соответствует значению одноименного реквизита описи, в которую входит единица хранения.
Причина ограничения доступа	Причина ограничения доступа к описи выбирается из справочника «Причины ограничения доступа».

Производственный номер
Делопроизводственный индекс
Топографический указатель	Выбирается из справочника Топографический указатель Поле активно только для единиц хранения.
Категория	Категория единицы хранения. Может принимать одно из трех значений: - «уникальная» - «ценная» - «ОЦД»
Раздел описи	Заполняется автоматически, когда единица учета/хранения создается в рубрике структуры описи. Если структура описи содержит только корневую вершину «Структура описи», то реквизит остается пустым
Язык	Заполняется множественным выбором из справочника Языки.
Точные даты	Вводятся с клавиатуры в текстовом формате.
Начальная дата	Начальный год документов. Может вводиться вручную или рассчитываться автоматически. Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения". Рассчитывается как год самой ранней начальной даты документов данной единицы хранения или самый ранний год единиц учета/хранения, входящих в состав данной единицы хранения/учета.
Неточная	Установленный флажок – признак неточной начальной даты. Может вводиться вручную и рассчитываться автоматически Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения".
Конечная дата	Конечный год документов. Может вводиться вручную или рассчитываться автоматически. Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения". Рассчитывается как год самой поздней конечной даты документов данной единицы хранения или самый поздний год единиц учета/хранения, входящих в состав данной единицы хранения/учета.
Неточная	Установленный флажок –признак неточной конечной даты Может устанавливаться вручную или автоматически Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения".
Особенности	Заполняется множественным выбором из справочника Особенности
В розыске	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения находится в розыске. Если единица учета находится в розыске, то в розыске находятся все единицы хранения, входящие в единицу учета. Если единица хранения находится в розыске, то в розыске находятся все единицы учета, входящие в единицу хранения.
Неточная	Установленный флажок – признак неточной конечной даты. Может вводиться вручную и рассчитываться автоматически посредством функции «Пересчет реквизитов описи».
Выбыла	Установленный флажок – признак того, что единица учета/ хранения выбыла. Если в описи, в которую входит единица хранения, реквизит Движение имеет значение «Выбыл», то в единице хранения признак «Выбыла» устанавливается автоматически и корректировке не подлежит. Если на единице учета устанавливается признак «Выбыла», то на все единицы хранения, входящие в единицу учета, автоматически устанавливается признак «Выбыла». Если на единице хранения устанавливается признак «Выбыла», то на все единицы учета, входящие в единицу хранения, автоматически устанавливается признак «Выбыла».
Имеет СФ	Установленный флажок – признак того, что единица учета/ хранения имеет страховой фонд. Если единица учета имеет СФ, то все единицы хранения, входящие в единицу учета, имеют СФ. Значение реквизита Кол-во страховых копий устанавливается равным количеству единиц хранения, входящих в единицу учета. Если единица хранения имеет страховой фонд, считается, что все единицы учета, входящие в единицу хранения, имеют страховой фонд.
Имеет ФП	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения имеет фонд пользования. Если единица учета имеет ФП, то все единицы хранения, входящие в единицу учета, имеют ФП. Если единица хранения имеет ФП, все единицы учета, входящие в единицу хранения, имеют ФП.
Наличие дефектов	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения имеет дефекты.
Закаталогизирована	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения закаталогизирована.
Закартонирована	Установленный флажок – признак того, что единица на учета/хранения закартонирована. Поле активно для ввода только для следующих типов документации: управленческая документация, документы личного происхождения, документы по личному составу и НТД (если тип носителя – традиционный).
Имеет в оформлении драг. камни	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения имеет в оформлении драгоценные камни. Поле активно для ввода только для следующих типов документации: управленческая документация, документы личного происхождения, документы по личному составу и НТД (если тип носителя – тип традиционный).
Является музейным предметом	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения является музейным предметом. Поле активно для ввода только для следующих типов документации: управленческая документация, документы личного происхождения, документы по личному составу и НТД (если тип носителя – традиционный).
Примечание

А так выглядит окно для внесения данных по фотодокументам. Закладка присутствует в карточке описания, если тип документации - «фотодокументы», а тип носителя – «традиционный» (для единицы хранения) или «электронный» (для единицы учета). Поле со списком «Цветность» может принимать одно из двух значений: - «ч/б» - «цветной» (по умолчанию). Поле со списком «Видовой состав» выбирает значения из справочника «Видовой состав». Поле внешние особенности вводится вручную. Указывается размер, емкость носителя. Поле «Размер» вводится вручную.

Вкладка Электронные документы доступна, если тип носителя – электронный, а тип документации – фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, НТД.

Поле «Количество ед. учета» может заполняться вручную или рассчитываться автоматически. Автоматический расчет осуществляется посредством функции «Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения».

Несомненно, что нормативная база будет меняться и дальше, что потребует дальнейших доработок системы учета электронных документов. Рано или поздно встанет вопрос совместимости программных средств архива с будущими поколениями операционных систем.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточенно - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении. Более того, централизованное архивохранилище сегодня представляется единственным местом, где такая сохранность может быть гарантирована, ибо только для архивистов забота о документах, вышедших из активного обращения, всегда была и будет важнейшей задачей.