Текущая обстановка

ФАЗА ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ОЦЕНКИ.

Основной целью фазы предварительной оценки был анализ существующих действий, играющих важную роль в осуществлении проекта и создание плана работы с учетом всех деталей. Финальной частью этой фазы должен был быть утвержденный Устав проекта с выделенными фондами.

Эта фаза состояла из 3 подфаз:

1. Анализ текущей обстановки

2. Предварительная оценка конечной цели

3. Комплексный план действий

Во время фазы (1) основной задачей членов команды было определить возможности Bank of America и US Trust, а также проанализировать разницу в выявленных возможностях. Это был фактический анализ, без учета сравнительного анализа или рассмотрения окончательной модели.

Во время фазы (2) были выявлены процессы, которые будут использованы для решения текущих проблем.

Во время фазы (3) были созданы несколько вариантов Устава проекта, которые будут использованы для получения фондов и запуска выбранной группы проектов в стадию выполнения проектов.

Во время фазы предварительной оценки обе компании все еще оставались независимыми юридическими лицами. До официального завершения сделки никаких изменений, касающихся слияния компаний, не должно было быть сделано, компании могли лишь заниматься планированием.

Первым шагом в подфазе ТЕКУЩАЯ ОБСТАНОВКА было выявление участников проекта, которые будут получать регулярные отчеты и участвовать в анализе полученной информации. После этого, команда должна определить что будет включать в себя предварительная оценка, какая работа должна быть выполнена, что является основными рисками, и какие существуют допущения и зависимости для завершения предварительной оценки. Команда должна была учитывать следующие факторы: сегмент обслуживаемых компанией U.S. Trust клиентов, фактор потери ключевого персонала, а так же временные сроки переходного периода связанные с легальной стороной сделки. Далее, результаты были внесены в таблицы Exel, которые суммировали структуру и параметры проекта, определенные командой по предварительной оценке.

Для осуществления оценки существующей в компании обстановки была создана система, которая отражала текущую роль бизнеса, существующего продукта и обязанностей. Управляющие проектами обратились за помощью к менеджерам, которые возглавляли соответствующие отделы в обеих компаниях. Во время этого процесса были определены главные показатели, по которым измерялись качество работы и процессов. Основным преимуществом этой сделки было не только расширение рынка, но и повышение производительности труда в то же время, путем использования и адаптации новых моделей, уменьшение затрат, связанных с ключевыми процессами бизнеса. В результате, вся информация была введена в таблицу под названием “Определение Обстановки на Данный Момент” (Определение Текущей Обстановки). Результаты проведенной в этой фазе оценки и анализа были предоставлены одновременно всему руководсвующему звену TLT. Детально рассмотрев предоставленную информацию, эта группа участвовала в создании документа, суммирующего главные пункты оценки Текущей обстановки.

Конечная цель

Закончив анализ стадии «текущая обстановка», команда приступила к субфазе «конечная цель»

Этот процесс должен был быть меритократическим, основанным на показаниях успеха и финансовой оценки, но иногда он становился политическим. Обычно или Bank of America, или платформа компании-поглотителя, или действующая модель выбирались в зависимости от состояния определенного бизнеса. Из-за возможного риска и высокой стоимости смешанный подход рассматривался редко. Вместе с выбором платформы команда затем определяла, какая система показателей успеха будет использована, чтобы лучше обосновать финансирование проекта во время переходного периода. Поскольку переходный период старался максимально сократить стоимость и увеличить возможности для принесения дохода в будущем, финансирование инициатив, которые не считались «критическими для слияния двух компаний», часто откладывались и внедрялись уже самим бизнесом после окончания переходного периода.

Управляющие по внесению изменений привели команду к созданию двух документов. Первый, «Пробелы в Oбстановке и Рекомендуемые Проекты», определял пробелы между системами или процессами, которые не были выбраны, и целевую систему (или процесс), а также проекты, призванные восполнить эти пробелы.

Второй документ, «Определение Конечной Цели», определял организаторов и требуемый уровень поддержки, риски, связанные с выбором «конечной цели», а также ключевые решения, которые должны быть приняты относительно структуры «конечной цели». Как часть субфазы «конечной цели», команда предоставляла периодические отчеты Командe переходного периода (TLT), что позволяло выработатьобщее стратегическое направление и, при необходимости, вмешиваться.

Третий шаг формально определял проекты, которые были необходимы для того, чтобы направить систему или процесс к конечной цели. Это являлось ключевым тактическим шагом, так как помогало определить необходимый бюджет для всех требуемых проектов, оценить масштаб проекта для распределения ресурсов в следующей субфазе, и давало возможность сортировать статусы проектов на «обязательные» и «хорошо бы это иметь» для установки приоритетов ограниченного финансирования. В заключительном шаге проекта, в субфазе «Конечная цель» команда суммировала свои результаты в еще одной презентации PowerPoint, сопровождаемой пояснительной запиской для руководства. Ключевой частью каждого документа было выявление возможного финансирования без участия инвестора непосредственно в осуществлении проекта. Затем эта презентация была сделана на «фестивале воплощения» - мероприятии с участием менеджеров проекта и Команды переходного периода, и предоставила Команде переходного периода первый взгляд на новый план «Конечной Цели» всей сделки. Мероприятие стало детальной построчной разборкой каждого проекта. Иронически названное TPO «фестивалем» мероприятие было чем угодно, но только не весельем для авторов презентации. Отклики и замечания с этого мероприятия вошли в докладную записку для руководства, которая была одобрена и утверждена позднее. Окончательная версия документа стала отправной точкой для продолжения проекта.

Дата добавления: 2015-01-03